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Projekt- und Aufgabenmanagement
Aufgaben
Aufgaben

So erstellen Sie neue Aufgaben und teilen sie mit Ihrem Team.

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Verfasst von Julia Chulman
Vor über einer Woche aktualisiert

Überblick

Der Abschnitt "Aufgaben" enthält:

  1. Hauptbereich: zeigt Ihre zugewiesenen Aufgaben.

  2. Steuerungselemente auf der rechten Seite des Headers:

    Sortieren: Aufgaben nach Priorität, Datum, Projekt, Kunde oder Abschluss sortieren.

    Aufgabe hinzufügen: Eine neue Aufgabe hinzufügen, mehrere Aufgaben hinzufügen, Fälligkeitsdaten von Aufgaben zu Ihrem Kalender hinzufügen.

🎬 Sehen Sie sich das Video-Tutorial zum Aufgabenmanagement an.

Eine Aufgabe hinzufügen

Rollen: Alle Rollen | Kostenloses Feature

Aufgaben sind der Weg, wie Sie Ihre Arbeit in TrackingTime aufschlüsseln und die Arbeitsstunden Ihres Teams verfolgen. Sie können eigenständig sein oder innerhalb eines bestimmten Projekts existieren.

So fügen Sie eine neue Aufgabe hinzu:

  • Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche +Aufgabe hinzufügen oder auf die Schaltfläche "+" in der oberen Ecke des Bildschirms und wählen Sie Aufgabe aus.

Hier sind die grundlegenden Details einer Aufgabe:

  • Zugewiesene Personen: Die Teammitglieder, denen diese Aufgabe zugewiesen sind.

  • Projekt und Aufgabenliste: Das Projekt und die Aufgabenliste, zu der die Aufgabe gehört.

  • Geschätzte Zeit: Die voraussichtlich benötigte Zeit, um diese Aufgabe abzuschließen.

  • Fälligkeitsdatum: Das Datum, an dem die Aufgabe abgeschlossen sein sollte.

  • Als abrechenbar markieren: Geben Sie an, ob die Aufgabe als abrechenbar markiert werden soll oder nicht (erfordert das Kosten & Tarife Add-On).

  • Stundensatz: Wenn die Aufgabe abrechenbar ist, können Sie einen Stundenpreis dafür eingeben (erfordert das Kosten & Tarife Add-On).

💡 Fügen Sie zusätzliche Informationsfelder zu Ihren Aufgaben mit benutzerdefinierten Feldern hinzu.

⚠️ Die Namen der Aufgaben können bis zu 500 Zeichen lang sein und die Namen sind nicht eindeutig.

⚠️ Aufgaben ohne Projektzuordnung werden dem Projekt "Kein Projekt" zugeordnet.

Aufgaben zuweisen

Weisen Sie einem einzelnen Benutzer eine Aufgabe zu

Rollen: Alle Rollen | Kostenloses Feature

Wie man eine Aufgabe einem einzigen Benutzer zuweist:

  1. Klicken Sie auf den Benutzer-Auswähler.

  2. Wählen Sie den Benutzer aus.

Eine Aufgabe mehreren Benutzern zuweisen

Rollen: Alle Rollen | Bezahltes Feature

Wie man einer Aufgabe mehrere Benutzer zuweist:

  1. Öffnen Sie den Benutzer-Auswähler.

  2. Klicken Sie auf das Pluszeichen rechts neben dem Benutzernamen.

  3. Wiederholen Sie dies mit jedem Benutzer, den Sie zuweisen möchten.

💡 Wenn Sie auf den Namen des Benutzers klicken, wird der Beauftragte ersetzt, anstatt hinzugefügt zu werden.

Eine Aufgabe an Jeden zuweisen

Rollen: admins, ProjektManager | Bezahltes Feature

Wie man eine Aufgabe allen zuweist:

  1. Klicken Sie auf den Benutzerauswähler.

  2. Klicken Sie auf "Alle".

⚠️ Wenn das Projekt öffentlich ist, können alle Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs die Aufgabe einsehen. / Wenn Ihr Projekt privat ist, haben alle Benutzer, die Zugang zum Projekt haben, die Möglichkeit, die Aufgabe einzusehen und zu bearbeiten.

Weisen Sie Niemanden Aufgaben zu

Rollen: Alle Rollen | Kostenloses Feature

Sie können Aufgaben unzugeteilt lassen. Geben Sie einfach den Aufgabennamen ein und weisen Sie die Benutzer später zu.

Eine Aufgabe als erledigt markieren

Rollen: Alle Rollen | Kostenloses Feature

Sie können es als erledigt markieren, um es aus dem Weg zu räumen. Wenn Sie eine Aufgabe als erledigt markieren, können Sie keine Zeit mehr gegen sie verfolgen. Sie können jedoch jederzeit Aufgaben bei Bedarf wieder öffnen.

So markieren Sie eine Aufgabe als erledigt:

  • Klicken Sie auf die Aufgabe, die Sie als erledigt markieren möchten. Das Aufgaben-Detailfenster erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms. Klicken Sie auf die Aufgabenmenüschaltfläche (…) und wählen Sie "Als erledigt markieren";

    oder

  • Klicken Sie einfach auf das Symbol links neben dem Namen der Aufgabe.

Eine Aufgabe löschen

Rollen: Alle Rollen | Kostenloses Feature

So löschen Sie eine Aufgabe:

  1. Wählen Sie die Aufgabe aus, die Sie löschen möchten. Das Aufgaben-Detailfenster erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms.

  2. Klicken Sie auf die Aufgabenmenüschaltfläche (…) und wählen Sie "Löschen".

  3. Es erscheint ein Bestätigungsfenster. Klicken Sie auf "Löschen", um diese Aufgabe dauerhaft von Ihrem Konto zu entfernen.

💡 Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe klicken und im Dropdown-Menü "Löschen" auswählen.

⚠️ Wenn Sie eine Aufgabe löschen, werden alle zugehörigen Zeiteinträge ebenfalls gelöscht und die Stunden werden auch vom Projekt abgezogen.

Wiederherstellen einer gelöschten Aufgabe

Rollen: Admins | Kostenloses Feature

Wenn eine Aufgabe versehentlich aus Ihrem Arbeitsbereich gelöscht wurde, können Sie ganz einfach alle ihre Daten wiederherstellen, indem Sie sie aus Ihrem Papierkorb wiederherstellen.

So stellen Sie eine gelöschte Aufgabe wieder her:

  1. Gehen Sie zum Menü in der oberen Ecke und wählen Sie "Einstellungen" aus.

  2. Wählen Sie im linken Menü "Papierkorb".

  3. Wählen Sie "Gelöschte Aufgaben" aus den Optionen.

  4. Klicken Sie auf "Wiederherstellen", und die gesamte Aufgabe einschließlich ihrer Zeitbuchungen wird wiederhergestellt.

📝 Um eine Aufgabe dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol!

Aufgaben im Batch bearbeiten

Rollen: Alle Rollen | Kostenloses Feature

So löschen Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig:

  1. Halten Sie die CTRL- oder CMD-Taste gedrückt und wählen Sie Ihre Aufgaben durch Anklicken aus.

  2. Ein Menü mit Optionen wird am unteren Bildschirmrand angezeigt.

  3. Wählen Sie Löschen, Bearbeiten oder Duplizieren.

Anhänge

Rollen: Alle Rollen | Kostenloses Feature

Fügen Sie Dokumente, Bilder, Videos und Bildschirmaufnahmen hinzu, um mit anderen in Ihrem Team zusammenzuarbeiten oder sich selbst zu organisieren. Sie können sie Ihren Aufgaben, Kommentaren und Stunden anhängen.

Dateien an Aufgaben anhängen

Durch das Hinzufügen von Dateien zu einer Aufgabe können Sie zusätzliche Informationen mit Ihrem Team teilen und zusammenarbeiten. Sie können so viele Dateien hochladen, wie Sie benötigen.

So fügen Sie einer Aufgabe eine Datei an:

  1. Wählen Sie eine Aufgabe im Hauptfenster aus.

  2. Klicken Sie im Aufgaben-Detailfenster auf "Anhänge".

  3. Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus.

So löschen Sie eine Datei:

  1. Fahren Sie mit der Maus über das Miniaturbild.

  2. Klicken Sie auf "Entfernen".

⚠️ Alle Benutzer, die der Aufgabe zugewiesen sind, können die Dateien sehen.

Dateien an Kommentare anhängen

Wenn Sie einen Kommentar zu einer Aufgabe hinzufügen, können Sie eine Datei hochladen, um Ihrem Team bei deren aktuellen Aufgabe zu helfen.

So fügen Sie einer Kommentar eines Tasks eine Datei hinzu:

  1. Wählen Sie eine Aufgabe im Hauptbereich aus

  2. Klicken Sie auf Kommentar

  3. Wählen Sie das Anhang-Symbol aus

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen, um zu speichern.

So löschen Sie eine Datei:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Miniaturansicht

  2. Klicken Sie auf Entfernen.

Dateien an Zeitbuchungen anhängen

Sie können auch Dateien zu Ihren Zeitbuchungen hinzufügen.

So fügen Sie einer Zeitbuchung eine Datei hinzu:

  1. Gehen Sie zu Stunden.

  2. Wählen Sie eine Zeitbuchung aus.

  3. Klicken Sie auf "Datei hinzufügen".

So löschen Sie eine Datei:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Miniaturansicht

  2. Klicken Sie auf Entfernen.

Unteraufgaben

Rollen: Alle Rollen | Kostenloses Feature

Unteraufgaben sind immer einer spezifischen Aufgabe zugeordnet. Sie sind sehr hilfreich, wenn Sie an einer großen Aufgabe arbeiten und diese in kleinere, erreichbare Ziele aufteilen möchten.

So erstellen Sie Unteraufgaben:

  1. Klicken Sie auf eine Aufgabe. Der Detailbereich der Aufgabe erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms.

  2. Klicken Sie auf "+Unteraufgaben anlegen".

So löschen Sie Unteraufgaben:

  1. Klicken Sie auf eine Unteraufgaben und löschen Sie deren Namen.

  2. Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie irgendwo auf Ihrem Bildschirm.

📝 Sie können Unteraufgaben als offen oder geschlossen kennzeichnen, indem Sie sie mit der grünen Schaltfläche neben ihren Namen ankreuzen.

⚠️ Derzeit wird die Zeiterfassung für Unteraufgaben nicht unterstützt, daher gibt es keine Möglichkeit, Zeitbuchungen ihnen zuzuweisen.

Kommentare

Rollen: Alle Rollen | Kostenloses Feature

Aufgabenkommentare ermöglichen es Ihnen, alle Gespräche rund um Ihre Aufgaben an einem Ort und im Kontext zu halten. Jeder Benutzer, der die Berechtigung hat, eine bestimmte Aufgabe anzuzeigen, darf auch einen Kommentar hinterlassen.

So fügen Sie einen Kommentar hinzu:

  1. Wählen Sie zuerst die Aufgabe aus und wählen Sie dann den Informations-Tab aus.

  2. Klicken Sie auf "Kommentar".

  3. Füllen Sie das Textfeld mit Ihrem Kommentar aus.

  4. Wählen Sie die Teammitglieder aus, die ihn erhalten sollen.

  5. Klicken Sie auf "Senden".

💡 Benachrichtigen Sie Personen per E-Mail über Ihren neuen Kommentar. Wählen Sie aus der Liste aus, welche Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten sollen, damit sie nichts verpassen!

⚠️ Die Zeiterfassung in den Kommentaren wird nicht unterstützt!

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