Verfolgen Sie die Anwesenheit Ihres Teams, indem Sie verschiedene Arten von Auszeit genehmigen, die sie beantragen können, sowie Feiertage, die Sie ebenfalls sichtbar machen können.

Überblick

Verwenden Sie den Abschnitt „Übersicht“, um einen schnellen Überblick über die genehmigten Auszeiten Ihres Teams zu erhalten.

Der Abschnitt "Teilnahme" ist in 3 Bereiche unterteilt:

Seitenleiste: Wählen Sie zwischen einer Übersicht aller genehmigten Auszeiten, den Auszeitanfragen, den Arten von Auszeit-Politiken, Zeitkarten oder Feiertagen.
Hauptfenster: Die Option, die Sie im Seitenbereich auswählen, wird hier angezeigt.
- Anfragen: Erhalten Sie eine Liste aller angefragten (genehmigten oder abgelehnten) Auszeiten des Teams.
- Team-Zeitkarten: Sehen Sie sich Berichte zu Ein- und Ausstempelzeiten Ihres gesamten Teams an, einschließlich der Pausen und der geleisteten Überstunden für den ausgewählten Monat.
- Auszeit-Politiken: Erstellen Sie hier Arten von Auszeiten, die Ihre Mitarbeitenden anfragen können, wie Urlaub, Krankheitsurlaub, Elternzeit usw.
- Feiertage: Importieren Sie öffentliche Feiertage für Ihr Land oder fügen Sie sie manuell hinzu und weisen Sie sie bestimmten Teammitgliedern zu.
Team: Im rechten Seitenbereich finden Sie die Liste der Teammitglieder. Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeitenden, um dessen Auszeiten-Analysen anzuzeigen.

Kalenderübersicht

Verwenden Sie die Kalenderansicht, um alle genehmigten Auszeiten Ihres Teams für den ausgewählten Monat einzusehen.

Fahren Sie mit der Maus über eine Anfrage im Kalender, um weitere Informationen zu erhalten, wie: den Mitarbeitenden, der die Anfrage gestellt hat, die Anzahl der beantragten Tage, den Datumsbereich und die Art der Auszeit-Politik.

💡 Verwenden Sie den Datumswähler, um das gewünschte Anzeigedatum zu ändern.

Auszeiten-Analysen pro Mitarbeitendem

Möchten Sie überprüfen, welchen Auszeit-Politiken ein Mitarbeitender zugewiesen wurde? Wie viele Auszeiten er beantragt hat und wie viele ihm noch zur Verfügung stehen? Verwenden Sie den Abschnitt „Team“, um die Auszeit-Details für einzelne Teammitglieder aufzurufen.

Klicken Sie einfach auf einen Mitarbeitenden, um seine geplanten Abwesenheiten einzusehen und die Zeitpläne effizient zu verwalten!

Verwenden Sie den Abschnitt „Mitarbeitendenübersicht“, um alle beantragten Auszeiten in einer Kalenderansicht zu visualisieren und bei Bedarf eine Auszeit für sie zu beantragen.

Im rechten Seitenbereich sehen Sie Analysen wie zugewiesene Auszeit-Politiken, die Anzahl der beantragten Auszeiten, die verfügbare Auszeit sowie ihre ausstehenden Anfragen.

Ausstehende Anfragen

Hier finden Sie eine praktische Übersicht aller ausstehenden Auszeitanfragen.

💡 Klicken Sie auf eine Anfragezeile, um die vollständige Anfrage anzuzeigen, oder klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü in jeder Zeile, um sie einfach zu genehmigen oder abzulehnen.

Team-Auszeiten

Die Grafik zeigt Ihnen alle genehmigten Auszeitanfragen. Unterschiedliche Farben werden verwendet, um die verschiedenen Arten von beantragten Auszeiten darzustellen.

Anwesenheit

Scrollen Sie zum unteren Ende der Übersichtsseite, um auf einen Blick zu sehen, wie viele Zeitkarten-Genehmigungen noch ausstehen, wie viele eingereicht wurden und wie viele genehmigt wurden.

💡 Sie können die „Gehen Sie zu den Arbeitszeittabellen“ Verknüpfung verwenden, um schnell zur Zeitkarten-Seite zu gelangen und alle Zeitkarten Ihres Teams für den ausgewählten Monat anzuzeigen.

Aktivieren von Auszeit

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

So installieren Sie das Erweiterung:

Gehen Sie im Menü auf der linken Seite zu Verwaltung.
Klicken Sie auf Auszeit.
Schalten Sie das Add-on ein, um es nativ in TrackingTime zu aktivieren, oder synchronisieren Sie es mit BambooHR oder Factorial.

⚠️ Nur Kontoadministratoren können das Teilnahme-Add-on aktivieren.

Auszeit beantragen

Rollen: Alle Rollen | Bezahltes Feature

Reichen Sie Ihre Auszeitanfragen ein, um Ihren Administrator zu benachrichtigen und um Genehmigung zu bitten, wenn erforderlich.

Beantragen Sie eine Auszeit, indem Sie diesen Schritten folgen:

Gehen Sie zum Arbeitsstunden.
Klicken Sie auf + Auszeit hinzufügen.
Wählen Sie eine Auszeit-Art/Politik aus der Liste aus.
Wählen Sie den Zyklus, der auf Ihre Anfrage angewendet werden soll.
Wählen Sie Start- und Endzeiten für Ihre Anfrage.
Optional: Schreiben Sie eine Notiz, die Ihre Auszeit-Anfrage beschreibt.
Optional: Fügen Sie Dateien zu Ihrer Auszeit-Anfrage hinzu.
Drücken Sie „Einreichen“, um Ihre Anfrage zu speichern.

⚠️ Anfragen von Benutzern mit Administratorrolle werden automatisch genehmigt!

💡 Wechseln Sie zur Ansicht „Anfragen anzeigen“, um alle Ihre eigenen Anfragen und deren Daten zu sehen.

Überprüfung eines Auszeit-Antrags

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

Administratoren erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Nutzer mit der Rolle „Mitarbeitender“ oder „Projektmanager“ eine Auszeit anfragt. Administratoren können die Anfragen dann entweder direkt aus der E-Mail-Benachrichtigung heraus oder aus dem Abschnitt „Auszeit-Anfragen“ in der Anwesenheit verwalten und genehmigen oder ablehnen.

Überprüfen Sie eine Auszeit, indem Sie diesen Schritten folgen:

Gehen Sie zu Anwesenheit>Auszeitanfragen.
Verwenden Sie die Filter in der oberen linken Ecke des Bildschirms, um Anfragen nach Mitarbeitenden oder Auszeit-Politik zu filtern.
Filtern Sie Anfragen nach Status mit dem „Status“-Filter in der oberen rechten Ecke.
Klicken Sie auf die Auszeitanfrage, die noch auf Genehmigung wartet.
Drücken Sie „Genehmigen“ oder „Ablehnen“, je nachdem, welche Wahl Sie treffen.

⚠️ Nur Kontoadministratoren können Urlaubsanfragen überprüfen/genehmigen.

💡 Wenn noch ausstehende Anfragen vorhanden sind, sehen Sie eine rote Benachrichtigung in der oberen Ecke des Anwesenheitsbildschirms. Diese dient als Verknüpfung zum Bereich der ausstehenden Anfragen.

Auszeit Typen

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

Erstellen Sie eine Liste von Auszeit-Arten (mit benutzerdefinierten Farben und Icons), aus denen Ihr Team bei der Beantragung von Tagen wählen kann, wie z.B. Krankheitsurlaub, Elternzeit oder Urlaub.

So fügen Sie eine neue Auszeit-Politik hinzu:

Gehen Sie zum Abschnitt Anwesenheit.
Klicken Sie auf Auszeit-Politiken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Politik hinzufügen“.
Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie eine Farbe und ein Icon, um die Politik später leicht zu finden.
Optional: Schreiben Sie eine Notiz, die die Politik beschreibt und erklärt, wann sie verwendet werden soll.
Markieren Sie das Feld „Benötigt Genehmigung“, um diese Anfragen genehmigen oder ablehnen zu können.
Optional: Sie können diese Politik als „Bezahlter Urlaub“ festlegen.
Zulage: Die Standardoption „Unbegrenzt“ bedeutet, dass eine unbegrenzte Anzahl von Tagen zur Verfügung steht.
Zyklus Startdatum: Wählen Sie ein Startdatum für die Gültigkeit der Politik.
Zeiteinheit: Wählen Sie die Zeiteinheit, die zur Messung der Politik verwendet wird. Optionen sind Kalendertage, Arbeitstage und Stunden.
Drücken Sie „Speichern“.

📝 Über Zeiteinheiten:

„Arbeitstage“ beziehen sich auf Ihre Arbeitstage gemäß Ihrem Arbeitszeitplan
„Kalendertage“ beziehen sich auf normale Kalendertage.
„Stunden“ bedeutet, dass nur Stunden angefragt werden können, nicht volle Tage.

Ein Beispiel:

Wenn ich Urlaub von Montag bis Samstag anfrage (und mein Arbeitszeitplan von Montag bis Freitag geht):

Die Einstellung „Arbeitstage“ erstellt eine Auszeit-Anfrage für 5 Tage.
Die Einstellung „Kalendertage“ erstellt eine Auszeit-Anfrage für 6 Tage.

Analysieren Sie die Freizeit Ihres Teams

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

Holen Sie sich detaillierte Informationen zu den Auszeiten Ihrer Mitarbeitenden, indem Sie die Team-Auszeit-Grafiken verwenden. Sie finden diese im Abschnitt „Übersicht“ auf Ihrer Auszeit-Seite.

Die Grafik zeigt Ihnen alle genehmigten Auszeitanfragen. Verschiedene Farben werden verwendet, um die unterschiedlichen Arten von beantragten Auszeiten darzustellen.

Sie können zu „StundenPolitiken“ wechseln, um alle Auszeiten zu sehen, bei denen Stunden angefragt wurden, anstatt ganzer Tage.

💡 Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Linie im Diagramm, um weitere Details anzuzeigen.

Exportieren Sie einen Bericht über die Auszeit Ihrer Mitarbeiter

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

Exportieren Sie eine CSV- oder XLSX-Datei mit allen Auszeitanfragen Ihres Teams. Sie können die Informationen vor dem Export nach Mitarbeitenden und Auszeit-Politik filtern.

So laden Sie einen Auszeitbericht herunter:

Gehen Sie zum Abschnitt Anwesenheit.
Klicken Sie auf Auszeit-Anfragen.
Optional: Filtern Sie nach Mitarbeitenden oder nach Auszeit-Politik.
Klicken Sie auf Freigeben und wählen Sie den Dateityp aus, den Sie herunterladen möchten (CSV oder XLSX).

Feiertage hinzufügen

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

Erstellen Sie eine Liste mit Feiertagen, die auf den Zeitplan Ihres Teams angewendet werden sollen, oder importieren Sie sie automatisch für Ihr Land.

Feiertage importieren

Importieren Sie eine Liste von Feiertagen, indem Sie diesen Schritten folgen:

Gehen Sie zum Abschnitt Anwesenheit.
Klicken Sie auf öffentliche Feiertage.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Wählen Sie ein Land aus.
Wählen Sie ein Jahr aus.
Wählen Sie die Feiertage aus, die Sie hinzufügen möchten, indem Sie deren Kontrollkästchen aktivieren.
Drücken Sie „Importieren“, um die Auswahl zu speichern.

Fügen Sie Feiertage manuell hinzu

Fügen Sie benutzerdefinierte Feiertage hinzu, indem Sie diesen Schritten folgen:

Gehen Sie zum Abschnitt Anwesenheit.
Klicken Sie auf öffentliche Feiertage.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Feiertag hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Geben Sie den Namen des Feiertags ein.
Wählen Sie ein Datum für diesen Feiertag.
Optional: Schreiben Sie eine Notiz, um Ihren benutzerdefinierten Feiertag zu beschreiben.
Drücken Sie „Speichern“.
Nachdem der Feiertag gespeichert wurde, wählen Sie aus, ob der Feiertag allen Nutzern im Arbeitsbereich oder nur ausgewählten Nutzern zugewiesen werden soll.

⚠️ Das Archivieren eines Feiertags wird derzeit nicht unterstützt.

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