Verfolgen Sie die Anwesenheit Ihres Teams, indem Sie verschiedene Arten von Auszeit genehmigen, die sie beantragen können, sowie Feiertage, die Sie ebenfalls sichtbar machen können.
Überblick
Verwenden Sie den Abschnitt „Übersicht“, um einen schnellen Überblick über die genehmigten Auszeiten Ihres Teams zu erhalten.
Der Abschnitt "Teilnahme" ist in 3 Bereiche unterteilt:
Seitenleiste: Wählen Sie zwischen einer Übersicht aller genehmigten Auszeiten, den Auszeitanfragen, den Arten von Auszeit-Politiken, Zeitkarten oder Feiertagen.
Hauptfenster: Die Option, die Sie im Seitenbereich auswählen, wird hier angezeigt.
Anfragen: Erhalten Sie eine Liste aller angefragten (genehmigten oder abgelehnten) Auszeiten des Teams.
Team-Zeitkarten: Sehen Sie sich Berichte zu Ein- und Ausstempelzeiten Ihres gesamten Teams an, einschließlich der Pausen und der geleisteten Überstunden für den ausgewählten Monat.
Auszeit-Politiken: Erstellen Sie hier Arten von Auszeiten, die Ihre Mitarbeitenden anfragen können, wie Urlaub, Krankheitsurlaub, Elternzeit usw.
Feiertage: Importieren Sie öffentliche Feiertage für Ihr Land oder fügen Sie sie manuell hinzu und weisen Sie sie bestimmten Teammitgliedern zu.
Team: Im rechten Seitenbereich finden Sie die Liste der Teammitglieder. Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeitenden, um dessen Auszeiten-Analysen anzuzeigen.
Kalenderübersicht
Verwenden Sie die Kalenderansicht, um alle genehmigten Auszeiten Ihres Teams für den ausgewählten Monat einzusehen.
Fahren Sie mit der Maus über eine Anfrage im Kalender, um weitere Informationen zu erhalten, wie: den Mitarbeitenden, der die Anfrage gestellt hat, die Anzahl der beantragten Tage, den Datumsbereich und die Art der Auszeit-Politik.
💡 Verwenden Sie den Datumswähler, um das gewünschte Anzeigedatum zu ändern.
Auszeiten-Analysen pro Mitarbeitendem
Möchten Sie überprüfen, welchen Auszeit-Politiken ein Mitarbeitender zugewiesen wurde? Wie viele Auszeiten er beantragt hat und wie viele ihm noch zur Verfügung stehen? Verwenden Sie den Abschnitt „Team“, um die Auszeit-Details für einzelne Teammitglieder aufzurufen.
Klicken Sie einfach auf einen Mitarbeitenden, um seine geplanten Abwesenheiten einzusehen und die Zeitpläne effizient zu verwalten!
Verwenden Sie den Abschnitt „Mitarbeitendenübersicht“, um alle beantragten Auszeiten in einer Kalenderansicht zu visualisieren und bei Bedarf eine Auszeit für sie zu beantragen.
Im rechten Seitenbereich sehen Sie Analysen wie zugewiesene Auszeit-Politiken, die Anzahl der beantragten Auszeiten, die verfügbare Auszeit sowie ihre ausstehenden Anfragen.
Ausstehende Anfragen
Hier finden Sie eine praktische Übersicht aller ausstehenden Auszeitanfragen.
💡 Klicken Sie auf eine Anfragezeile, um die vollständige Anfrage anzuzeigen, oder klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü in jeder Zeile, um sie einfach zu genehmigen oder abzulehnen.
Team-Auszeiten
Die Grafik zeigt Ihnen alle genehmigten Auszeitanfragen. Unterschiedliche Farben werden verwendet, um die verschiedenen Arten von beantragten Auszeiten darzustellen.
Verfügbares Zeitguthaben
Dieses Diagramm zeigt den verbleibenden Urlaubsanspruch jedes Nutzers, nach Richtlinie aufgeschlüsselt, innerhalb des aktuellen Zyklus.
Farben: Jede Urlaubsrichtlinie wird in den Balken durch eine eigene Farbe dargestellt. Die Legende auf der rechten Seite ordnet jedem Richtliniennamen die entsprechende Farbe zu.
Ansicht pro Nutzer: Jeder Balken entspricht einem Nutzer und zeigt den noch verfügbaren, ungenutzten Anspruch.
Tages- oder Stundenrichtlinien: Verwenden Sie den Schalter in der oberen rechten Ecke, um zwischen in Tagen oder Stunden gemessenen Richtlinien zu wechseln.
Details per Mauszeiger: Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Balkensegment, um den genauen verbleibenden Anspruch für diese Richtlinie und diesen Nutzer anzuzeigen.
📝 Wenn das Diagramm die Meldung „Keine begrenzten Guthaben für diesen Zeitraum“ anzeigt, bedeutet dies, dass es für die ausgewählten Daten keine aktiven Richtlinien mit begrenzten Zuteilungen gibt.
Abgelehnte Anträge
Dieses Diagramm zeigt die Anzahl der abgelehnten Urlaubsanträge für jede Urlaubsrichtlinie.
Farben: Jede Richtlinie wird in den Balken durch eine eigene Farbe dargestellt. Die Legende auf der rechten Seite ordnet jedem Richtliniennamen die entsprechende Farbe zu.
Über die Balken fahren: Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Balkensegment, um die Anzahl der abgelehnten Anträge für die jeweilige Urlaubsrichtlinie zu sehen.
Über das Info-Symbol fahren: Auf der rechten Seite können Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben einem Richtliniennamen bewegen, um Details wie folgende anzuzeigen:
Jahreszuteilung
Maximaler Zuteilungsbetrag
Übertragungsregeln
Ablauf von übertragenen Tagen
Häufigkeit der Ansammlung
💡 Diese Ansicht hilft Ihnen dabei, schnell zu erkennen, welche Richtlinien die meisten abgelehnten Anträge erzeugen, und deren Konfiguration zu überprüfen.
Anwesenheit
Scrollen Sie zum unteren Ende der Übersichtsseite, um auf einen Blick zu sehen, wie viele Zeitkarten-Genehmigungen noch ausstehen, wie viele eingereicht wurden und wie viele genehmigt wurden.
💡 Sie können die „Gehen Sie zu den Arbeitszeittabellen“ Verknüpfung verwenden, um schnell zur Zeitkarten-Seite zu gelangen und alle Zeitkarten Ihres Teams für den ausgewählten Monat anzuzeigen.
Aktivieren von Auszeit
Rollen: Admins | Bezahltes Feature
So installieren Sie das Erweiterung:
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⚠️ Nur Kontoadministratoren können das Teilnahme-Add-on aktivieren.
Auszeit beantragen
Rollen: Alle Rollen | Bezahltes Feature
Reichen Sie Ihre Auszeitanfragen ein, um Ihren Administrator zu benachrichtigen und um Genehmigung zu bitten, wenn erforderlich.
Beantragen Sie eine Auszeit, indem Sie diesen Schritten folgen:
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⚠️ Anfragen von Benutzern mit Administratorrolle werden automatisch genehmigt!
💡 Wechseln Sie zur Ansicht „Anfragen anzeigen“, um alle Ihre eigenen Anfragen und deren Daten zu sehen.
Überprüfung eines Auszeit-Antrags
Rollen: Admins | Bezahltes Feature
Administratoren erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Nutzer mit der Rolle „Mitarbeitender“ oder „Projektmanager“ eine Auszeit anfragt. Administratoren können die Anfragen dann entweder direkt aus der E-Mail-Benachrichtigung heraus oder aus dem Abschnitt „Auszeit-Anfragen“ in der Anwesenheit verwalten und genehmigen oder ablehnen.
Überprüfen Sie eine Auszeit, indem Sie diesen Schritten folgen:
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⚠️ Nur Kontoadministratoren können Urlaubsanfragen überprüfen/genehmigen.
💡 Wenn noch ausstehende Anfragen vorhanden sind, sehen Sie eine rote Benachrichtigung in der oberen Ecke des Anwesenheitsbildschirms. Diese dient als Verknüpfung zum Bereich der ausstehenden Anfragen.
Abwesenheitsrichtlinien für PRO-Nutzer
Rollen: Admins | PRO Feature
Erstellen Sie eine Liste von Abwesenheitstypen (mit individuellen Farben und Symbolen), aus denen Ihr Team bei der Beantragung von Tagen auswählen kann, zum Beispiel Krankheitsurlaub, Elternzeit oder Urlaub.
Erstellen Sie eine Abwesenheitsrichtlinie
So fügen Sie eine neue Auszeit-Politik hinzu:
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📝 Über Zeiteinheiten:
„Arbeitstage“ beziehen sich auf Ihre Arbeitstage gemäß Ihrem Arbeitszeitplan
„Kalendertage“ beziehen sich auf normale Kalendertage.
„Stunden“ bedeutet, dass nur Stunden angefragt werden können, nicht volle Tage.
Ein Beispiel:
Wenn ich Urlaub von Montag bis Samstag anfrage (und mein Arbeitszeitplan von Montag bis Freitag geht):
Die Einstellung „Arbeitstage“ erstellt eine Auszeit-Anfrage für 5 Tage.
Die Einstellung „Kalendertage“ erstellt eine Auszeit-Anfrage für 6 Tage.
Abwesenheitsrichtlinien überprüfen
So bearbeiten Sie eine Abwesenheitsrichtlinie:
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Abwesenheitsrichtlinien für Business-Nutzer
Rollen: Admins | Business Feature
Business-Nutzer finden erweiterte Konfigurationsoptionen, die über das hinausgehen, was PRO-Nutzern zur Verfügung steht. Zusätzlich zu allen Funktionen, die in PRO-Abonnements enthalten sind, können Business-Nutzer spezifische Zuteilungsrichtlinien definieren, wie z. B. die Festlegung jährlicher Limits, individueller Erneuerungszyklen und Übertragsregeln für jede Art von Abwesenheit.
Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle bei der Verwaltung von Urlaubsansprüchen, Krankheitstagen mit Nutzungslimits oder regionalspezifischen Ansprüchen innerhalb von Teams.
Abwesenheitsrichtlinien: Zuteilungen
Die Option Begrenzter Menge ermöglicht es Ihnen, eine bestimmte jährliche Abwesenheitszuteilung festzulegen, die Nutzer in jedem Zyklus in Anspruch nehmen können.
Jährliche Zuteilung: Legen Sie die Anzahl der Tage fest, auf die Nutzer pro Jahr Anspruch haben. Dieser Wert kann sich im Laufe der Zeit basierend auf der Betriebszugehörigkeit erhöhen, sofern aktiviert.
Zeiteinheit: Wählen Sie, wie die Zuteilung gemessen wird:
Kalendertage: Zieht alle Tage zwischen Beginn und Ende eines Abwesenheitsantrags ab.
Arbeitstage: Zieht nur Werktage ab.
Stunden: Nützlich für die stundenbasierte Nachverfolgung von Abwesenheiten.
Art der Ansammlung: Bestimmen Sie, wie Nutzer ihre Abwesenheitstage erwerben – z. B. wöchentlich oder monatlich, oder zu Beginn bzw. am Ende des Zyklus.
Rundung: Wählen Sie, wie Bruchteile von Abwesenheiten angezeigt und berechnet werden sollen: Dezimalzahlen oder halbe und ganze Tage.
Zuteilung nach Betriebszugehörigkeit: Wenn aktiviert, werden zusätzliche Abwesenheitstage gewährt, abhängig davon, wie lange ein Nutzer bereits im Unternehmen ist. Diese Tage werden mit der gleichen Frequenz wie die Hauptzuteilung angesammelt. Nach einer definierten Beschäftigungsdauer kann sich der jährliche Abwesenheitsanspruch eines Mitarbeiters um eine bestimmte Anzahl zusätzlicher Tage erhöhen.
Zyklusbeginn: Die zusätzlichen Tage beginnen sich ab dem Beginn des Zyklus anzusammeln, in dem der Schwellenwert für die Betriebszugehörigkeit erreicht wird.
Zyklusende: Die zusätzlichen Tage beginnen sich nach Ende des Zyklus anzusammeln, wodurch sich der Effekt verzögert.
Maximaler Zuteilungsbetrag: Ermöglicht es Ihnen, den insgesamt verfügbaren Abwesenheitsanspruch (einschließlich sowohl der jährlichen als auch der auf Betriebszugehörigkeit basierenden Zuteilungen) zu begrenzen, um eine unbegrenzte Ansammlung zu verhindern.
💡 Sie können auch mehrere Stufen der Betriebszugehörigkeit hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche „Betriebszugehörigkeit hinzufügen“ verwenden, um im Laufe der Zeit eine gestufte Ansammlungspolitik zu erstellen.
Im untenstehenden Beispiel wird gezeigt, wie eine Betriebszugehörigkeitspolitik eingerichtet wird, sodass der Mitarbeiter alle 5 Dienstjahre 7 zusätzliche Kalendertage erhält: nach 5 Jahren 7 zusätzliche Tage, nach 10 Jahren 14 zusätzliche Tage, nach 15 Jahren 21 zusätzliche Tage und so weiter.
Abwesenheitsrichtlinien: Anträge
In diesem Abschnitt können Sie festlegen, wie Mitarbeiter Abwesenheitsanträge für die ausgewählte Richtlinie einreichen können, indem Sie bestimmte Einschränkungen und Regeln zur Flexibilität und Einhaltung der Vorgaben definieren.
Mindestantrag: Legen Sie die minimale Anzahl von Tagen (oder Stunden, abhängig von der Zeiteinheit) fest, die für einen Abwesenheitsantrag erforderlich sind. Dies verhindert, dass Nutzer Zeiträume beantragen, die kürzer als der festgelegte Schwellenwert sind (z. B. keine Teilzeitanträge, wenn 1 Tag festgelegt ist).
Höchstantrag: Definiert die maximale Anzahl von Tagen, die ein Nutzer auf einmal beantragen kann. Dies hilft, längere Abwesenheitszeiten zu steuern und die Einhaltung interner Richtlinien sicherzustellen.
Gesetzliche Feiertage abziehen: Wenn aktiviert, werden Feiertage, die in den beantragten Zeitraum fallen, vom Anspruch des Nutzers abgezogen. Wenn deaktiviert, werden Feiertage übersprungen und nicht abgezogen, sodass Nutzer keine Abwesenheitstage durch Überschneidung mit Feiertagen verlieren.
Anträge über das verfügbare Guthaben hinaus zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Nutzer mehr Abwesenheitstage beantragen, als sie aktuell angesammelt oder verfügbar haben. Dies ist nützlich, um geplante zukünftige Abwesenheiten zu ermöglichen, auch wenn diese noch nicht verdient wurden (z. B. im Voraus gebuchte Urlaube).
Abwesenheitsrichtlinien: Vortragen
Die Einstellung Vortragen bestimmt, ob nicht genutzte Abwesenheitstage aus dem aktuellen Zyklus in den nächsten Zyklus übernommen werden können.
Kein Übertrag: Es wird keine ungenutzte Zuteilung übertragen.
Unbegrenzt: Die gesamte ungenutzte Zuteilung wird in den nächsten Zyklus übertragen.
Begrenzt: Nur ein festgelegter Höchstbetrag der ungenutzten Zuteilung wird in den nächsten Zyklus übertragen. Dieses Limit kann je nach Konfiguration der Richtlinien in Tagen oder Stunden definiert werden.
⚠️ Wenn Sie einen begrenzten oder unbegrenzten Betrag auswählen, wird die ungenutzte Zuteilung in den nächsten Zyklus übertragen. Sie können eine Ablaufzeit (in Monaten) für die übertragenen Tage festlegen; nach Ablauf dieser Frist verfällt jedes nicht genutzte Guthaben.
Im untenstehenden Beispiel können bis zu 7 Kalendertage pro Zyklus übertragen werden, und alle übertragenen Tage verfallen 2 Monate nach Ende des Zyklus, falls sie nicht genutzt wurden.
Abwesenheitsrichtlinien überprüfen
So bearbeiten Sie eine Abwesenheitsrichtlinie:
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Analysieren Sie die Freizeit Ihres Teams
Rollen: Admins | Bezahltes Feature
Holen Sie sich detaillierte Informationen zu den Auszeiten Ihrer Mitarbeitenden, indem Sie die Team-Auszeit-Grafiken verwenden. Sie finden diese im Abschnitt „Übersicht“ auf Ihrer Auszeit-Seite.
Die Grafik zeigt Ihnen alle genehmigten Auszeitanfragen. Verschiedene Farben werden verwendet, um die unterschiedlichen Arten von beantragten Auszeiten darzustellen.
Sie können zu „StundenPolitiken“ wechseln, um alle Auszeiten zu sehen, bei denen Stunden angefragt wurden, anstatt ganzer Tage.
💡 Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Linie im Diagramm, um weitere Details anzuzeigen.
Exportieren Sie einen Bericht über die Auszeit Ihrer Mitarbeiter
Rollen: Admins | Bezahltes Feature
Exportieren Sie eine CSV- oder XLSX-Datei mit allen Auszeitanfragen Ihres Teams. Sie können die Informationen vor dem Export nach Mitarbeitenden und Auszeit-Politik filtern.
So laden Sie einen Auszeitbericht herunter:
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Salden
Rollen: Admins | Business Feature
Der Bereich Salden zeigt den aktuellen Abwesenheitssaldo jedes Nutzers über alle aktiven Richtlinien hinweg an, einschließlich der verfügbaren Urlaubstage oder -stunden.
Sie können die Ansicht nach Mitarbeiter und nach Richtlinie filtern, um sich auf bestimmte Fälle zu konzentrieren. Mit Salden lassen sich Zuteilungen einfach nachverfolgen, negative Salden erkennen und eine präzise Verwaltung von Abwesenheiten sicherstellen.
Verlauf & Anpassungen
Klicken Sie im Bereich Salden auf eine Abwesenheitsrichtlinie, um eine detaillierte Aufschlüsselung des Zuteilungsverlaufs des Mitarbeiters für die ausgewählte Richtlinie anzuzeigen.
Guthabenzusammenfassung
Zyklenauswahl: Verwenden Sie das Dropdown-Menü in der oberen linken Ecke, um zwischen dem aktuellen Zyklus, dem nächsten Zyklus oder vorherigen Zyklen zu wechseln. So können Sie sowohl historische Daten als auch zukünftige Zuteilungen einsehen.
Guthaben anpassen: In der oberen rechten Ecke ermöglicht die Schaltfläche Guthaben anpassen folgende Aktionen:
Zum Saldo hinzufügen – Erhöhen Sie die Zuteilung um einen festgelegten Betrag.
Vom Guthaben abziehen – Verringern Sie die Zuteilung um einen festgelegten Betrag.
Abwesenheit hinzufügen – Erstellen Sie direkt einen Abwesenheitsantrag mit dem verfügbaren Guthaben.
Jede Anpassung enthält Felder für den Betrag, das Wirksamkeitsdatum, ein optionales Ablaufdatum, eine Beschreibung und Dateianhänge.
Exportieren: Sie können den Verlauf der Richtlinienguthaben exportieren, um Aufzeichnungen zu führen oder eine weitere Analyse vorzunehmen. Exportoptionen sind XLSX (Excel) und CSV.
Übersichtsbereich: Dieser zeigt einen schnellen Überblick über den Abwesenheitsstatus eines Mitarbeiters für den ausgewählten Zyklus. Er umfasst:
Zuteilung – Die insgesamt für diese Richtlinie im aktuellen Zyklus gewährte Abwesenheitszeit, einschließlich etwaiger aus vorherigen Zyklen übertragener Tage oder Stunden (unterhalb der Hauptzahl angezeigt).
Genommen – Die bereits verwendete und genehmigte Abwesenheitszeit.
Unbenutzt – Genehmigte Abwesenheitszeit, die noch nicht genommen wurde.
Ausstehende Genehmigung – Anträge, die auf die Genehmigung durch den Vorgesetzten warten und bei Genehmigung vom verfügbaren Guthaben abgezogen werden.
Verfügbar – Die verbleibende Abwesenheitszuteilung, die innerhalb des Zyklus noch beantragt werden kann.
Wenn ein Teil der Zuteilung aus dem vorherigen Zyklus übernommen wurde, wird der übertragene Betrag und seine Herkunft deutlich unterhalb des Hauptbereichs angezeigt. Diese Zusammenfassung bietet Führungskräften einen klaren Überblick über die Nutzung und Verfügbarkeit von Abwesenheit, ohne den gesamten Transaktionsverlauf prüfen zu müssen.
Ansammlung & Anpassungen
Unterhalb der Zusammenfassung zeigt eine Tabelle jede Guthabentransaktion mit Spalten für Wirksamkeitsdatum, Ablaufdatum, Aktion (z. B. automatische Ansammlung, manuelle Anpassung), Beschreibung, Betrag und Erstellungsdatum. Dies erleichtert die Nachverfolgung, wie sich die Zuteilung im Laufe der Zeit verändert.
Feiertage hinzufügen
Rollen: Admins | Bezahltes Feature
Erstellen Sie eine Liste mit Feiertagen, die auf den Zeitplan Ihres Teams angewendet werden sollen, oder importieren Sie sie automatisch für Ihr Land.
Feiertage importieren
Importieren Sie eine Liste von Feiertagen, indem Sie diesen Schritten folgen:
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Fügen Sie Feiertage manuell hinzu
Fügen Sie benutzerdefinierte Feiertage hinzu, indem Sie diesen Schritten folgen:
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⚠️ Das Archivieren eines Feiertags wird derzeit nicht unterstützt.