Anwesenheit ermöglichen Ihnen und Ihrem Team das einfache Erfassen von Ein- und Ausstempelzeiten und die Erstellung von monatlichen Mitarbeiterberichten, die nicht nur zeigen, wann Mitarbeiter ins Büro kommen und gehen, sondern auch die Pausen, die sie während des Tages machen, und die Überstunden, die sie leisten.
Überblick
Die Anwesenheit-Seite ist in 3 Bereiche unterteilt:
Header: Hier finden Sie den Datumsauswähler sowie den Benutzerauswähler. Wählen Sie einen Benutzer aus der Dropdown-Liste und visualisieren Sie dessen Daten aus dem ausgewählten Zeitraum.
Sidebar: Wählen Sie zwischen der Anzeige Ihrer eigenen oder der Zeitkarten Ihres Teams und greifen Sie auch von hier aus auf Ihre Zeitkarteneinstellungen zu.
Hauptbereich: Die Option, die Sie in der Seitenleiste auswählen, wird hier angezeigt.
Anwesenheit aktivieren
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Gehen Sie zu Verwaltung>Erweiterungen>Anwesenheit, um dieses Erweiterung zu aktivieren. Sie können Anwesenheit jederzeit nach Bedarf aktivieren und deaktivieren.
Sobald Sie es aktiviert haben, finden Sie den Anwesenheit-Bericht im Bereich "Berichte".
💡 Um das Beste aus Ihrem Anwesenheit-Bericht herauszuholen, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst Arbeitszeitpläne für Ihr Team eingerichtet haben.
Anwesenheit-Einstellungen
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Passen Sie die Anwesenheit-Einstellungen an Ihre Bedürfnisse an.
Unterbrechungen automatisch erkennen: Wenn die Lücke zwischen einem Zeitstempel und dem nächsten größer als die ausgewählten Minuten ist, erkennt Timecards automatisch eine Pause. Standardmäßig sind es 15 Minuten, aber Sie können zwischen 5, 10, 15, 30 oder 60 Minuten wählen.
Erinnern Sie das Team daran, ihre Zeitkarten einzureichen: Sendet eine E-Mail an alle Benutzer 3 Tage vor dem Schließdatum der Zeitkarte, um sie daran zu erinnern, ihre aktuelle Zeitkarte zu überprüfen und zu vervollständigen.
Zeitkarten Automatische Einreichen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden monatlich automatisch Zeitkarten für jeden Benutzer generiert. Arbeitsbereich-Administratoren erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit allen ausstehenden genehmigten Zeitkarten.
Verhindern Sie, dass Benutzer Zeitkarten bearbeiten: Dies ist die Anzahl der Tage, die Ihr Team Zeit hat, um ihre Zeitkarten zu bearbeiten, bevor sie eingereicht werden. Wenn Sie eine Ausnahme machen müssen, können Sie zu Richtlinien>Zeitlicher Bearbeitungszugriff gehen.
📝 Sie können auch Unternehmensdetails hinzufügen, die Sie in Ihren Zeitkarten enthalten möchten, wenn Sie sie im PDF-Format exportieren.
Zeitkarten-Listen
Meine Zeitkarten
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Gehen Sie zu Berichte>Anwesenheit>Meine Zeitkarten, um Ihre Zeitkarten für jeden Monat des ausgewählten Jahres anzuzeigen. Sobald Sie einen Monat ausgewählt haben, wird der Bericht wie folgt aussehen:
Team-Zeitkarten
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Wählen Sie ein Datum aus dem Datumsauswahl-Tool und einen Benutzer aus der Dropdown-Liste aus, um ihre Zeitkarten für den ausgewählten Zeitraum anzuzeigen. Sie können auch "Allen Benutzern zugänglich" aus der Liste auswählen.
📝 Nur Kontoadministratoren können alle Zeitkarten des Teams einsehen. Benutzer mit einer anderen Rolle können nur ihre eigenen Zeitkarten sehen.
Bearbeiten Sie Ihre Zeitkarten
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Automatisch erstellte Zeiterfassungskarten
Wir generieren automatisch Ihre Zeiterfassungskarten, indem wir Ihre Zeiteinträge für den jeweiligen Monat sowie die Ein- und Ausstunden Ihres Arbeitszeitplans analysieren.
Beim Öffnen einer Zeitkarten erhalten Sie eine Nachricht vom System über die erfassten Arbeitsstunden für den Monat. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, diese Einträge zu überprüfen, bei Bedarf zu bearbeiten und einzureichen.
Pausen
Zusätzlich analysieren wir alle Ihre Zeiteinträge während des Tages, um automatisch Pausen zu erfassen. Wenn die Lücke zwischen einem Zeiteintrag und dem nächsten größer als n Minuten ist, erstellen wir einen neuen Zeiterfassungseintrag vom Typ "Arbeitspausen".
Wenn Sie beispielsweise von 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr an einer bestimmten Aufgabe gearbeitet haben und dann von 10:30 Uhr bis 12:00 Uhr an etwas anderem gearbeitet haben, erstellen wir automatisch eine Pause von 30 Minuten von 10:00 Uhr bis 10:30 Uhr.
Überstunden
Ähnlich wie bei der automatischen Erfassung von Pausen können wir auch Überstunden erkennen. Eine Überstunde stellt einen Zeiteintrag dar, der außerhalb der regulären Arbeitszeit oder der in/out Stunden liegt, die in einem Benutzer-Arbeitszeitplan angegeben sind.
Wenn sowohl In/Out Stunden als auch Arbeitsstunden im Arbeitszeitplan festgelegt sind, priorisiert das System die In/Out Stunden, um automatisch Überstunden zu erfassen.
Manuelles Festlegen und Bearbeiten von Ein- und Ausstempelzeiten
Falls die automatisch erstellte Zeitkarte nicht den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden des Benutzers entspricht, können Sie die Daten jederzeit manuell ändern.
Manchmal beginnen Mitarbeiter erst eine Weile nach ihrem tatsächlichen Eintreffen im Büro mit einer Aufgabe. In diesem Fall können Sie die tatsächlichen Ein- und Ausstempelzeiten problemlos manuell festlegen.
Hinzufügen von Pausen, Überstunden, Feiertagen und Abwesenheiten
Sie können jederzeit manuell Zeiterfassungseinträge für Arbeitpausen, Überstunden, Auszeit und Ferien hinzufügen oder aktualisieren, wie es erforderlich ist. Wenn Sie Zeiterfassungseinträge bearbeiten, werden die regulären Stunden, Überstunden, Pausestunden und Abwesenheitsstunden automatisch neu berechnet.
Einreichen Sie Ihre Zeitkarten ein
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Sobald Sie mit der Bearbeitung Ihrer Zeitkarten fertig sind und sichergestellt haben, dass sie korrekt sind, können Sie sie einreichen. Sie können den Status Ihrer monatlichen Zeitkarten einsehen, indem Sie zu "Meine Zeitkarten" oder "Team-Zeitkarten" gehen.
Auszeit Anträge in Zeitkarten
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Falls Sie oder jemand in Ihrem Team eine Auszeit in "Verwaltung>Auszeit" beantragt, werden Sie anschließend diese Informationen in Ihren Zeiterfassungskarten sehen können. Sie werden jedoch nicht in der Lage sein, diese Anfragen von Ihrem Zeiterfassungskarten-Bereich aus zu erstellen oder zu bearbeiten, sondern lediglich visualisieren können.
Exportieren Sie die Zeitkarten Ihres Teams
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Sie können jederzeit Zeitkarten im PDF-, CSV- und Excel-Format exportieren. Um dies zu tun, klicken Sie auf "Exportieren" und wählen Sie das gewünschte Format aus.
Beheben Sie Probleme mit Ihren Zeitkarten
Meine Schichten stimmen nicht mit meinen Zeitangaben überein
Es ist nicht zu erwarten, dass sie immer mit Ihren erfassten Einträgen übereinstimmen. Dies kann aufgrund der Einstellungen Ihres Teams auf den Anwesenheit oder aufgrund manueller Änderungen oder Hinzufügungen von Schichten variieren, die sich auf die Ergebnisse auswirken.
Ich habe einige Änderungen an meinen Schichten vorgenommen, aber jetzt möchte ich wieder zu denen zurückkehren, die sich aus meinen Zeitangaben ergeben haben.
Wenn die auf der Zeitkarte angezeigten Informationen nicht korrekt aussehen, haben Sie die Möglichkeit, die monatliche Zeitkarte neu zu generieren. Klicken Sie einfach auf das Menü mit den 3 Punkten, um die Option anzuzeigen.
Dies wird alle von Ihnen hinzugefügten Informationen aus Ihrer Zeitkarte entfernen und diese aus Ihren Zeitangaben neu berechnen.
Ich habe meine Zeitkarte aus Versehen eingereicht und muss sie jetzt aktualisieren.
Wenn Sie eine bereits eingereichte Zeitkarte weiter bearbeiten müssen, können Sie die Schaltfläche "Revert Submission" verwenden.
Wie geht es weiter?
Richten Sie Arbeitszeitpläne für Ihr Team ein.
Verwalten Sie Auszeit und Feiertage.