Überblick
Der Abschnitt "Team" enthält:
Überschrift: Oben links finden Sie Schaltflächen, um aktive oder archivierte Teammitglieder anzuzeigen, während sich rechts eine Schaltfläche befindet, um neue Benutzer einzuladen.
Liste der Teammitglieder: Eine Liste mit allen aktuellen Benutzer, einschließlich E-Mail-Adressen, Einladungsstatus, Rollen, Zeitplänen, Stunden- und Kostenangaben.
Details zu Teammitgliedern: Ein Zugang zu den Berechtigungen, Informationen, Stundensätzen und Berichten der einzelnen Teammitglieder. Wenn Sie ein Teammitglied auswählen, sehen Sie dessen Einstellungen im Hauptfenster.
Benutzer einladen
Rollen: Admins | Kostenloses Feature
Auf diese Weise können Administratoren Teammitglieder einladen, dem Arbeitsbereich beizutreten.
So laden Sie benutzer ein:
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📝 Wir senden E-Mail-Einladungen an die eingegebenen E-Mail-Adressen mit weiteren Anweisungen für die neuen Benutzer, wie sie ihre Konten einrichten können. Insbesondere müssen sie auf den Einladungslink klicken, den sie per E-Mail erhalten haben, ihren Benutzernamen eingeben und ein Passwort erstellen.
💡 Sie müssen nicht darauf warten, dass neue Benutzer ihre Konten einrichten. Sobald Sie die Einladungen verschickt haben, können Sie bereits damit beginnen, Projekte und Aufgaben zuzuweisen.
Einladungslink per E-Mail senden
Rollen: Admins | Kostenloses Feature
Wenn Ihre Teammitglieder Probleme haben, ihre E-Mail-Einladungen zu erhalten und ihr Einladungsstatus ausstehend ist, können Sie einen Einladungslink per E-Mail senden.
So senden Sie Einladungslinks an Teammitglieder:
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⚠️ Wenn Sie einem Kollegen eine Einladung gesendet haben und er sie immer noch nicht akzeptiert hat, können Sie die Schaltfläche "Benutzer löschen" anzeigen, um den gewährten Zugriff zu löschen.
Es ist nicht möglich, Benutzer zu löschen, die die Einladung bereits angenommen haben. Sie können sie nur archivieren.
Benutzer archivieren und reaktivieren
Rollen: Admins | Kostenloses Feature
Durch Archivieren eines Benutzer werden alle seine derzeit aktiven Aufgaben automatisch als erledigt markiert und der Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich blockiert, so dass das Benutzer sich nicht mehr in Ihren Firmenarbeitsbereich einloggen kann.
So archivieren Sie Benutzer:
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💡 Ein Mitarbeiter nicht mehr in Ihrem Unternehmen tätig ist und Sie den Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich entfernen möchten, aber trotzdem alle seine abgeschlossenen Aufgaben, Stundenzettel usw. beibehalten möchten.
📝 Der Benutzer, der derzeit als Kontoinhaber eingerichtet ist, kann nicht archiviert werden.
So reaktivieren Sie Benutzer:
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⚠️ Wenn Sie unseren PRO-Benutzerplan abonniert haben, werden Ihnen die aktiven Benutzer in Rechnung gestellt. Dies bedeutet, dass das Archivieren und reaktivieren von Benutzern Auswirkungen auf Ihre monatlichen Abonnementkosten hat.
Rollen von Teammitgliedern
Rollen: Admins | PRO und Business Feature
Es gibt vier Teamrollen mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen: Administrator, Manager, Projektleiter und Mitarbeiter.
Mitarbeiter können ausschließlich Zeit erfassen und Aufgaben in Projekten bearbeiten, denen sie zugewiesen sind, und haben nur Zugriff auf ihre eigenen Zeiteinträge.
Projektleiter können Berichte erstellen und Aufgaben an alle Mitarbeiter delegieren sowie Projekte einsehen und bearbeiten, die von ihnen erstellt wurden, ihnen zugewiesen sind oder als öffentlich gekennzeichnet sind.
Manager können alle Aufgaben und Projekte im Workspace einsehen und bearbeiten, Berichte erstellen sowie Benutzer einladen und archivieren.
Administratoren verfügen über alle Berechtigungen der Manager und können darüber hinaus Stundensätze und Kosten sowie Kontodaten und das Abonnement einsehen und bearbeiten und das Konto kündigen.
So ändern Sie die Rolle eines Teammitglieds:
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⚠️ Die Zuweisung von Rollen ist eine Funktion von PRO und Business! Rollen können auf einem kostenlosen Konto nicht geändert werden, und die Administratorrollen werden allen Benutzern im kostenlosen Arbeitsbereich zugewiesen.
Erweiterte Berechtigungen
Rollen: Admins | Business Feature
Business-Konten können erweiterte Berechtigungen nutzen, um jede Rolle weiter anzupassen und besser an ihre jeweiligen Arbeitsanforderungen anzupassen.
Berechtigungen nach Rollen
Manager
Für die Manager-Rolle ermöglichen erweiterte Berechtigungen den Zugriff auf Abrechnungsinformationen zum Anzeigen und Bearbeiten. So erhalten Manager Kontrolle über Stundensätze und Kostendetails, ohne vollständige Kontoinhaberschaft zu haben.
Abrechnungsinformationen anzeigen und bearbeiten: Ermöglicht es dem Benutzer, Abrechnungsinformationen für alle Projekte, Aufgaben und Benutzer einzusehen, hinzuzufügen, zu aktualisieren und zu löschen.
Persönliche Kalender synchronisieren: Ermöglicht es Managern, ihre persönlichen Kalender zu synchronisieren, um Termine und Ereignisse im System anzuzeigen und zu verwalten.
Projektmanager
Benutzer mit der Rolle Projektleiter können Projekte verwalten, Stundenzettel bearbeiten und Berichte einsehen. Zusätzlich zu diesen grundlegenden Berechtigungen ermöglichen erweiterte Optionen zu steuern, wie sie mit Zeiteinträgen anderer Benutzer sowie mit als privat gekennzeichneten Projekten interagieren können.
Zeiteinträge anderer Benutzer
Hinzufügen: Ermöglicht es dem Projektleiter, neue Zeiteinträge im Namen anderer Benutzer zu erstellen.
Löschen: Gewährt die Berechtigung, von anderen Benutzern erfasste Zeiteinträge zu entfernen.
Bearbeiten: Legt fest, ob der Projektleiter bestehende Zeiteinträge ändern darf. Es kann gewählt werden zwischen:
Alles: Vollständige Bearbeitungsrechte für alle Details des Zeiteintrags.
Nur grundlegende Informationen: Eingeschränkte Bearbeitungsrechte, um ausschließlich grundlegende Angaben wie Beschreibung und benutzerdefinierte Felder anzupassen.
Projekte
Private Projekte anzeigen: Ermöglicht den Zugriff auf als privat gekennzeichnete Projekte, sodass der Projektleiter diese bei Bedarf einsehen und verwalten kann.
Kalender
Kann persönliche Kalender synchronisieren (Google und Microsoft):
Ermöglicht die Integration des TrackingTime-Kontos mit dem persönlichen Kalender des Benutzers.
Mitarbeiter
Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter können ihre eigene Zeit erfassen und ihnen zugewiesene Aufgaben bearbeiten. Diese Berechtigungen können jedoch durch erweiterte Berechtigungen weiter verfeinert werden.
Erweiterte Berechtigungen
Zeiteinträge
Kann hinzufügen: Ermöglicht Mitarbeitern, manuell neue Zeiteinträge hinzuzufügen (optional eingeschränkt auf die Nutzung des Timers).
Kann löschen: Gewährt die Berechtigung, bestehende Zeiteinträge zu entfernen.
Kann bearbeiten: Legt fest, welche Details eines Zeiteintrags geändert werden dürfen:
Alles: Vollständige Bearbeitungsrechte.
Nur Basisinformationen: Beschränkt auf wesentliche Felder wie Beschreibung und benutzerdefinierte Felder.
Aufgaben
Kann hinzufügen: Ermöglicht Mitarbeitern, neue Aufgaben innerhalb zugewiesener Projekte zu erstellen.
Kann löschen: Gewährt die Berechtigung, Aufgaben zu löschen.
Kann bearbeiten: Legt fest, welche Details einer Aufgabe geändert werden dürfen:
Alles: Vollständige Bearbeitungsrechte.
Nur Basisinformationen: Beschränkt auf wesentliche Felder wie Beschreibung und benutzerdefinierte Felder.
Kann als erledigt oder unerledigt markieren: Ermöglicht Mitarbeitern, den Abschlussstatus von Aufgaben zu aktualisieren.
Projekte
Kann hinzufügen: Berechtigung, neue Projekte zu erstellen.
Kann löschen: Berechtigung, Projekte zu entfernen.
Kann bearbeiten: Legt fest, welche Details eines Projekts geändert werden dürfen:
Alles: Vollständige Bearbeitungsrechte.
Nur Basisinformationen: Beschränkt auf wesentliche Felder wie Notizen und benutzerdefinierte Felder.
Kann archivieren und wiederherstellen: Ermöglicht Mitarbeitern, Projekte zu archivieren oder erneut zu aktivieren.
Kalender
Kann persönliche Kalender synchronisieren (Google und Microsoft):
Ermöglicht die Integration des TrackingTime-Kontos mit dem persönlichen Kalender des Benutzers.
Browser-Erweiterung
Kann neue Aufgaben oder Projekte hinzufügen: Gewährt die Berechtigung, Aufgaben oder Projekte direkt über die Browser-Erweiterung zu erstellen.
Projektzugriffsverwaltung
Am unteren Rand des Berechtigungspanels können Sie festlegen, auf welche spezifischen Projekte der Mitarbeiter Zugriff haben soll. Sie können außerdem folgende Optionen wählen:
Allen Projekten zuweisen: Gewährt dem Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf alle Projekte im Arbeitsbereich.
Von allen Projekten entfernen: Entzieht dem Mitarbeiter den Zugriff auf alle Projekte in einem Schritt.
Gruppen
Rollen: Admins | Business Feature
Der Abschnitt Gruppen zeigt, zu welchem Team oder welcher Abteilung der Mitarbeiter gehört. Hier können Sie den Mitarbeiter einer Gruppe zuweisen oder seine aktuelle Gruppe ändern, um Benutzer nach Teams zu organisieren und festzulegen, wer sie betreut.
Kosten und Tarife
Rollen: Admins | Bezahltes Feature
Die Kosten und Tarife Erweiterung ermöglicht es Ihnen, stündliche Tarife und stündliche Kosten für Ihre Mitarbeiter festzulegen.
Jeder Benutzer hat derzeit einen Tarif/Kosten, der ihnen zugeordnet ist, kann jedoch in der Vergangenheit oder Zukunft einen anderen haben. Diese Änderungen der Tarife werden in TrackingTime mit Gültigkeitszeiträumen dargestellt.
So fügen Sie einen neuen Zeitraum für Kosten und Tarife für einen Mitarbeiter hinzu:
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Arbeitszeitpläne
Rollen: Admins | Bezahltes Feature
Sie können ganz einfach einen Mitarbeiter einem bestehenden Arbeitszeitplan in Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen, direkt aus dem Bereich "Team" Ihres TrackingTime-Kontos heraus.
Zugewiesene Richtlinien
Rollen: Admins | Bezahltes Feature
Dieser Abschnitt listet alle Workspace-Richtlinien auf, die dem ausgewählten Mitarbeiter aktuell zugewiesen sind. Hier können Sie die verschiedenen Richtlinien einsehen, die für den Benutzer gelten, wie z. B. Abwesenheitsarten oder andere benutzerdefinierte Regeln. Durch Anklicken einer Richtlinie öffnen sich deren Details und die dafür konfigurierten Einstellungen.
