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Team, Rollen & Berechtigungen

Erlernen Sie, wie Sie Ihr Team, Einladungen und Berechtigungen verwalten können.

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Verfasst von Julia Chulman
Diese Woche aktualisiert

Überblick

Der Abschnitt "Team" enthält:

  1. Überschrift: Oben links finden Sie Schaltflächen, um aktive oder archivierte Teammitglieder anzuzeigen, während sich rechts eine Schaltfläche befindet, um neue Benutzer einzuladen.

  2. Liste der Teammitglieder: Eine Liste mit allen aktuellen Benutzer, einschließlich E-Mail-Adressen, Einladungsstatus, Rollen, Zeitplänen, Stunden- und Kostenangaben.

  3. Details zu Teammitgliedern: Ein Zugang zu den Berechtigungen, Informationen, Stundensätzen und Berichten der einzelnen Teammitglieder. Wenn Sie ein Teammitglied auswählen, sehen Sie dessen Einstellungen im Hauptfenster.

Benutzer einladen

Rollen: Admins | Kostenloses Feature

Auf diese Weise können Administratoren Teammitglieder einladen, dem Arbeitsbereich beizutreten.

So laden Sie benutzer ein:

  1. Im Hauptmenü gehen Sie zu Verwaltung (Zahnrad-Symbol) > Team.

  2. Klicken Sie in der rechten Ecke der Überschrift auf "Benutzer einladen".

  3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Teammitglieder ein, die Sie zu Ihrem Konto einladen möchten. Verwenden Sie die Eingabetaste, um mehrere E-Mail-Adressen einzugeben.

  4. Klicken Sie auf "Benutzer einladen".

  5. Passen Sie die Benutzerrollen für jeden der Eingeladenen an.

📝 Wir senden E-Mail-Einladungen an die eingegebenen E-Mail-Adressen mit weiteren Anweisungen für die neuen Benutzer, wie sie ihre Konten einrichten können. Insbesondere müssen sie auf den Einladungslink klicken, den sie per E-Mail erhalten haben, ihren Benutzernamen eingeben und ein Passwort erstellen.

💡 Sie müssen nicht darauf warten, dass neue Benutzer ihre Konten einrichten. Sobald Sie die Einladungen verschickt haben, können Sie bereits damit beginnen, Projekte und Aufgaben zuzuweisen.

Einladungslink per E-Mail senden

Rollen: Admins | Kostenloses Feature

Wenn Ihre Teammitglieder Probleme haben, ihre E-Mail-Einladungen zu erhalten und ihr Einladungsstatus ausstehend ist, können Sie einen Einladungslink per E-Mail senden.

So senden Sie Einladungslinks an Teammitglieder:

  1. Im Hauptmenü gehen Sie zu Verwaltung > Team.

  2. Klicken Sie in der Benutzerspalte auf "Ausstehend".

  3. Kopieren Sie den Link in die Zwischenablage.

  4. Fügen Sie ihn in eine E-Mail ein und senden Sie sie an das betreffende Teammitglied.

⚠️ Wenn Sie einem Kollegen eine Einladung gesendet haben und er sie immer noch nicht akzeptiert hat, können Sie die Schaltfläche "Benutzer löschen" anzeigen, um den gewährten Zugriff zu löschen.

Es ist nicht möglich, Benutzer zu löschen, die die Einladung bereits angenommen haben. Sie können sie nur archivieren.

Benutzer archivieren und reaktivieren

Rollen: Admins | Kostenloses Feature

Durch Archivieren eines Benutzer werden alle seine derzeit aktiven Aufgaben automatisch als erledigt markiert und der Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich blockiert, so dass das Benutzer sich nicht mehr in Ihren Firmenarbeitsbereich einloggen kann.

So archivieren Sie Benutzer:

  1. Im Hauptmenü gehen Sie zu Verwaltung > Team.

  2. Wählen Sie in den Steuerelementen auf der linken Seite der Überschrift den Status "Aktiv".

  3. Wählen Sie die Benutzer aus, die Sie archivieren möchten, indem Sie die Kontrollkästchen auf der linken Seite aktivieren.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Archivieren".

  5. Es erscheint ein Bestätigungsdialog. Bestätigen Sie, indem Sie erneut auf die Schaltfläche "Archivieren" klicken.

💡 Ein Mitarbeiter nicht mehr in Ihrem Unternehmen tätig ist und Sie den Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich entfernen möchten, aber trotzdem alle seine abgeschlossenen Aufgaben, Stundenzettel usw. beibehalten möchten.

📝 Der Benutzer, der derzeit als Kontoinhaber eingerichtet ist, kann nicht archiviert werden.

So reaktivieren Sie Benutzer:

  1. Im Hauptmenü gehen Sie zu Verwaltung > Team.

  2. Wählen Sie in den Steuerelementen auf der linken Seite der Überschrift den Status "Archiviert".

  3. Wählen Sie die Teammitglieder aus, die Sie wiederherstellen möchten, indem Sie die Kontrollkästchen auf der linken Seite aktivieren.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Wieder aktivieren".

⚠️ Wenn Sie unseren PRO-Benutzerplan abonniert haben, werden Ihnen die aktiven Benutzer in Rechnung gestellt. Dies bedeutet, dass das Archivieren und reaktivieren von Benutzern Auswirkungen auf Ihre monatlichen Abonnementkosten hat.

Rollen von Teammitgliedern

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

Es gibt drei Teammitglieder-Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungsebenen: Administrator, Projektmanager und Mitarbeiter:

  • Mitarbeiter kann nur die Zeit verfolgen und Aufgaben in Projekten bearbeiten, denen er zugewiesen wurde, und kann nur seine eigene Zeit sehen. Sie können weitere Berechtigungen für diese Rolle festlegen:

    • Kann Zeitangaben bearbeiten: ermöglicht dem Mitarbeiter, Zeitangaben hinzuzufügen und zu bearbeiten. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, können sie nur mit dem Timer verfolgen.

    • Kann Aufgaben bearbeiten: ermöglicht dem Mitarbeiter das Bearbeiten von Aufgabeninformationen, die Neuzuweisung und das Löschen von Aufgaben.

    • Kann Projekte bearbeiten: ermöglicht dem Mitarbeiter das Bearbeiten von Projektinformationen, die Neuzuweisung und das Löschen von Projekten.

  • Projektmanager können alle Projekte anzeigen und bearbeiten, Stundenzettel und Berichte erstellen und Aufgaben an vorhandene Mitarbeiter delegieren.

  • Administratoren können all das tun und auch Personen zur Teilnahme am Konto einladen (Nur Kontoadministratoren können Teammitglieder einladen), Tarife und Kosten einsehen und bearbeiten, Kontoinformationen und Einstellungen bearbeiten sowie das TrackingTime-Konto kündigen.

So ändern Sie die Rolle eines Teammitglieds:

  1. Im Hauptmenü gehen Sie zu Verwaltung > Team.

  2. Klicken Sie auf das Teammitglied, das Sie bearbeiten möchten.

  3. Gehen Sie in der Detailseite des Teammitglieds zur "Benutzerberechtigungen".

  4. Wählen Sie die Rolle aus der Dropdown-Liste aus.

  5. Wenn Sie "Mitarbeiter" auswählen, können Sie angeben, ob dieser Benutzer Zeitangaben, Projekte und Aufgaben bearbeiten kann.

⚠️ Die Zuweisung von Rollen ist eine Funktion von PRO und Business! Rollen können auf einem kostenlosen Konto nicht geändert werden, und die Administratorrollen werden allen Benutzern im kostenlosen Arbeitsbereich zugewiesen.

Zugriff auf Projekte

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

Administratoren können die aktiven Projekte auswählen, auf die die Mitarbeiter zugreifen sollten. Teammitglieder mit der Rolle des Coworkers müssen Zugang zu den Projekten haben und den Aufgaben zugewiesen sein, um ihre Arbeitszeit darauf zu erfassen.

So gewähren oder entziehen Sie Projektzugriff:

  1. Im Hauptmenü gehen Sie zu Verwaltung > Team.

  2. Klicken Sie auf das Teammitglied, das Sie bearbeiten möchten.

  3. Wählen Sie im Abschnitt "Benutzerberechtigungen" die Projekte aus, auf die dieses Benutzer Zugriff haben soll.

📝 Erweiterte Berechtigungen können nur auf Mitarbeiter angewendet werden. Derzeit gibt es keine Möglichkeit, Projektmanagern Berechtigungen zuzuweisen.

Erweiterte Berechtigungen

Rollen: Admins | Business Feature

Berechtigungen nach Rollen

Manager

In der Rolle Manager ermöglichen erweiterte Berechtigungen den Zugriff auf die Anzeige und Bearbeitung von Abrechnungsinformationen. Dadurch erhalten Manager die Kontrolle über Details zu Stundensätzen und Kosten, ohne die volle Inhaberschaft des Kontos zu besitzen.

  • Kann Abrechnungsinformationen anzeigen und bearbeiten: Ermöglicht dem Benutzer, Abrechnungsinformationen für alle Projekte, Aufgaben und Benutzer anzuzeigen, hinzuzufügen, zu aktualisieren und zu löschen.

Projektmanager

Benutzer mit der Rolle Projektmanager können Projekte verwalten, Stundenzettel bearbeiten und Berichte einsehen. Zusätzlich zu diesen grundlegenden Berechtigungen bieten erweiterte Optionen die Möglichkeit, zu steuern, wie sie mit Zeiteinträgen anderer Benutzer und mit privaten Projekten interagieren.

Zeiteinträge anderer Benutzer

  • Kann hinzufügen: Ermöglicht dem Projektmanager, neue Zeiteinträge im Namen anderer Benutzer zu erstellen.

  • Kann löschen: Gewährt die Berechtigung, von anderen Benutzern erfasste Zeiteinträge zu entfernen.

  • Kann bearbeiten: Legt fest, ob der Projektmanager bestehende Zeiteinträge ändern darf. Es kann zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

    • Alles: Vollständige Bearbeitungsrechte für alle Details des Zeiteintrags.

    • Nur Basisinformationen: Eingeschränkte Bearbeitungsrechte, um nur grundlegende Angaben wie Beschreibung und benutzerdefinierte Felder anzupassen.

Projekte

  • Kann private Projekte sehen: Ermöglicht den Zugriff auf als privat markierte Projekte, damit der Projektmanager diese bei Bedarf überwachen und verwalten kann.

Kalender

  • Kann persönliche Kalender synchronisieren (Google und Microsoft):
    Ermöglicht die Integration des TrackingTime-Kontos mit dem persönlichen Kalender des Benutzers.

Zeiteinträge sperren

Legen Sie ein bestimmtes Datum fest, ab dem Zeiteinträge gesperrt werden.
Sobald ein Sperrdatum definiert ist, sind alle Zeiteinträge vor diesem Datum blockiert, und Mitarbeiter können diese nicht mehr bearbeiten oder ändern.

Mitarbeiter

Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter können ihre eigene Zeit erfassen und Aufgaben bearbeiten, die ihnen zugewiesen wurden. Standardmäßig verfügen sie außerdem über bestimmte ältere (Legacy-)Berechtigungen, die jedoch durch erweiterte Berechtigungen weiter präzisiert werden können.

Erweiterte Berechtigungen

Zeiteinträge

  • Kann hinzufügen: Ermöglicht Mitarbeitern, manuell neue Zeiteinträge hinzuzufügen (optional eingeschränkt auf die Nutzung des Timers).

  • Kann löschen: Gewährt die Berechtigung, bestehende Zeiteinträge zu entfernen.

  • Kann bearbeiten: Legt fest, welche Details eines Zeiteintrags geändert werden dürfen:

    • Alles: Vollständige Bearbeitungsrechte.

    • Nur Basisinformationen: Beschränkt auf wesentliche Felder wie Beschreibung und benutzerdefinierte Felder.

Aufgaben

  • Kann hinzufügen: Ermöglicht Mitarbeitern, neue Aufgaben innerhalb zugewiesener Projekte zu erstellen.

  • Kann löschen: Gewährt die Berechtigung, Aufgaben zu löschen.

  • Kann bearbeiten: Legt fest, welche Details einer Aufgabe geändert werden dürfen:

    • Alles: Vollständige Bearbeitungsrechte.

    • Nur Basisinformationen: Beschränkt auf wesentliche Felder wie Beschreibung und benutzerdefinierte Felder.

  • Kann als erledigt oder unerledigt markieren: Ermöglicht Mitarbeitern, den Abschlussstatus von Aufgaben zu aktualisieren.

Projekte

  • Kann hinzufügen: Berechtigung, neue Projekte zu erstellen.

  • Kann löschen: Berechtigung, Projekte zu entfernen.

  • Kann bearbeiten: Legt fest, welche Details eines Projekts geändert werden dürfen:

    • Alles: Vollständige Bearbeitungsrechte.

    • Nur Basisinformationen: Beschränkt auf wesentliche Felder wie Notizen und benutzerdefinierte Felder.

  • Kann archivieren und wiederherstellen: Ermöglicht Mitarbeitern, Projekte zu archivieren oder erneut zu aktivieren.

Kalender

  • Kann persönliche Kalender synchronisieren (Google und Microsoft):
    Ermöglicht die Integration des TrackingTime-Kontos mit dem persönlichen Kalender des Benutzers.

Browser-Erweiterung

  • Kann neue Aufgaben oder Projekte hinzufügen: Gewährt die Berechtigung, Aufgaben oder Projekte direkt über die Browser-Erweiterung zu erstellen.

Projektzugriffsverwaltung

Am unteren Rand des Berechtigungspanels können Sie festlegen, auf welche spezifischen Projekte der Mitarbeiter Zugriff haben soll. Sie können außerdem folgende Optionen wählen:

  • Allen Projekten zuweisen: Gewährt dem Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf alle Projekte im Arbeitsbereich.

  • Von allen Projekten entfernen: Entzieht dem Mitarbeiter den Zugriff auf alle Projekte in einem Schritt.

Zeiteinträge sperren

Legen Sie ein bestimmtes Datum fest, ab dem Zeiteinträge gesperrt werden.
Sobald ein Sperrdatum festgelegt ist, sind alle Zeiteinträge, die vor diesem Datum erstellt wurden, blockiert. Das bedeutet, dass Mitarbeiter diese Einträge nicht mehr bearbeiten oder ändern können.

Kosten und Tarife

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

Die Kosten und Tarife Erweiterung ermöglicht es Ihnen, stündliche Tarife und stündliche Kosten für Ihre Mitarbeiter festzulegen.

Jeder Benutzer hat derzeit einen Tarif/Kosten, der ihnen zugeordnet ist, kann jedoch in der Vergangenheit oder Zukunft einen anderen haben. Diese Änderungen der Tarife werden in TrackingTime mit Gültigkeitszeiträumen dargestellt.

So fügen Sie einen neuen Zeitraum für Kosten und Tarife für einen Mitarbeiter hinzu:

  1. Gehen Sie zum Bereich "Team" und wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie bearbeiten möchten.

  2. Scrollen Sie zum Abschnitt "Tarife und Kosten" und klicken Sie auf "Bearbeiten".

  3. Klicken Sie auf "+ Neuen Zeitraum hinzufügen".

  4. Geben Sie das Startdatum sowie den neuen Kosten- und Tarifbetrag ein.

  5. Klicken Sie auf "Speichern".

Arbeitszeitpläne

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

Sie können ganz einfach einen Mitarbeiter einem bestehenden Arbeitszeitplan in Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen, direkt aus dem Bereich "Team" Ihres TrackingTime-Kontos heraus.

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