Gruppen in TrackingTime ermöglichen es Ihnen, Ihr Team in kleinere Einheiten wie Abteilungen, Squads oder funktionale Teams zu unterteilen, um die Benutzerverwaltung und Aufsicht zu vereinfachen. Jede Gruppe verfügt über einen Supervisor, der für die Überprüfung der Zeitkarten, die Genehmigung von Abwesenheitsanträgen und die Überwachung der Aktivitäten seiner Gruppe verantwortlich ist.

Überblick

Unter Einstellungen > Gruppen sehen Sie eine Liste aller bestehenden Gruppen, ihrer zugewiesenen Supervisoren und der Benutzer, die zu jeder Gruppe gehören.

Personen ohne Gruppen

Am unteren Rand der Gruppenübersicht finden Sie alle Benutzer, die derzeit keiner Gruppe zugeordnet sind. Dieser Bereich hilft Administratoren dabei, Benutzer schnell den richtigen Teams zuzuordnen und korrekte Genehmigungsabläufe sicherzustellen.

⚠️ Benutzer können jeweils nur einer einzigen Gruppe angehören.

Gruppen erstellen

So erstellen Sie eine Gruppe:

Gehen Sie zu Einstellungen > Gruppen.
Klicken Sie oben rechts auf + Gruppe hinzufügen. Dadurch öffnet sich das Formular zur Gruppenerstellung.
Unter Gruppenname geben Sie den Namen der Gruppe ein (z. B. Backend, Support, Marketing).
Im Abschnitt "Personen in dieser Gruppe" können Sie über die +-Schaltfläche Benutzer hinzufügen.
Supervisor hinzufügen: Supervisoren sind Benutzer, die berechtigt sind, Zeitkarten und Abwesenheitsanträge zu genehmigen.
Klicken Sie anschließend auf Speichern.

⚠️ Benutzer können nur einer Gruppe angehören. Wenn Sie einen Benutzer zu einer neuen Gruppe hinzufügen, wird er automatisch aus der vorherigen Gruppe entfernt.

Gruppen bearbeiten

Wählen Sie eine bestehende Gruppe in der Liste aus, um ihre Details anzuzeigen oder zu bearbeiten.

Von hier aus können Sie:

den Gruppennamen ändern,
Benutzer hinzufügen oder entfernen,
Supervisoren hinzufügen oder entfernen.

⚠️ Derzeit ist es nicht möglich, Berichte nach Gruppen zu erstellen oder Projekte bzw. Aufgaben einer Gruppe zuzuweisen. Aktuell können Gruppen nur zur Zuweisung von Mitarbeitern verwendet werden.

Diese Funktionen befinden sich in der Entwicklung und werden in zukünftigen Updates verfügbar sein.

Gruppe löschen

So löschen Sie eine Gruppe:

Gehen Sie zu Einstellungen > Gruppen.
Öffnen Sie die Detailseite der Gruppe und scrollen Sie nach unten.
Klicken Sie auf Gruppe löschen.
Vor dem Löschen müssen Sie bestätigen: klicken Sie auf Löschen. Benutzer, die der Gruppe zugeordnet waren, werden in Personen ohne Gruppen verschoben.

Gruppen und Aufgaben

Gruppen erleichtern die Zuweisung von Arbeit, wenn mehrere Personen beteiligt sind. Anstatt eine Aufgabe einem einzelnen Benutzer oder allen Projektbeteiligten zuzuweisen, können Sie diese einer gesamten Gruppe zuweisen.

Dies ist besonders hilfreich für wiederkehrende Aufgaben, geteilte Verantwortlichkeiten oder Aufgaben, die von einem bestimmten Team übernommen werden (z. B. Marketing, Support oder Design).

So weisen Sie einer Aufgabe eine Gruppe zu:

Gehen Sie zum Bereich Arbeit und klicken Sie auf eine Aufgabe, um sie zu öffnen.
Klicken Sie auf das Feld für die Zuweisung.
Öffnen Sie das Menü „Gruppe“, das sich in der Suchleiste des Zuweisungsfensters befindet.
Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus der Liste aus. Die Aufgabe wird anschließend dieser Gruppe zugewiesen und nicht einem einzelnen Benutzer.

Gruppen und Projektberechtigungen

Gruppen können auch verwendet werden, um Projektberechtigungen effizienter zu verwalten. Anstatt jedem Benutzer einzeln Zugriff zu gewähren, können Sie Berechtigungen einer Gruppe zuweisen und so sicherstellen, dass alle Gruppenmitglieder innerhalb eines Projekts über dieselbe Zugriffsstufe verfügen.

Wenn einer Gruppe Berechtigungen für ein Projekt zugewiesen werden, erhalten alle Benutzer, die dieser Gruppe angehören, automatisch die entsprechenden Zugriffsrechte. Wird ein Benutzer einer Gruppe hinzugefügt oder aus ihr entfernt, wird der Projektzugriff entsprechend aktualisiert, ohne dass zusätzliche Änderungen auf Projektebene erforderlich sind.

So weisen Sie einer Gruppe Projektberechtigungen zu:

Gehen Sie zum Bereich Arbeit und klicken Sie auf den Projekttitel, um die Projekteinstellungen zu öffnen.
Öffnen Sie den Tab „Privatsphäre“.
Wenn das Projekt auf „Privat“ gesetzt ist, wird der Bereich „Benutzer zum Gewähren des Zugriffs auswählen“ angezeigt. Klicken Sie auf +, um Benutzer hinzuzufügen.
Öffnen Sie das Menü „Gruppe“, das sich in der Suchleiste des Zuweisungsfensters befindet.
Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus der Liste aus. Das Projekt ist anschließend für die ausgewählte Gruppe von Benutzern zugänglich.

Gruppen und Berichte

Gruppen können in Berichten auch als Filter verwendet werden. So können Sie Zeitdaten nach bestimmten Teams analysieren, anstatt nach einzelnen Benutzern.

Stundenzettel

In den Stundenzetteln können Sie:

Benutzergruppenname als Spalte hinzufügen, um anzuzeigen, zu welcher Gruppe jeder Zeiteintrag gehört.
Die Option Filter hinzufügen verwenden, um Einträge nach einer bestimmten Gruppe zu filtern und nur die Zeiten anzuzeigen, die von Mitgliedern dieser Gruppe erfasst wurden.

Dashboard

Im Dashboard können Sie:

Filter hinzufügen → Gruppe verwenden, um Widgets und Diagramme nach einer oder mehreren Gruppen zu filtern.
Arbeitsstunden, Kosten und weitere Kennzahlen sofort aggregiert für die ausgewählte Gruppe anzeigen.

Projektberichte

In den Projektberichten können Sie:

Filter hinzufügen → Gruppe verwenden, um Projektdaten nach einer oder mehreren Gruppen zu filtern.
Arbeitsstunden, Kosten und weitere projektbezogene Kennzahlen sofort aggregiert für die ausgewählte Gruppe anzeigen.

Pace

Im Pace-Bericht können Sie:

Filter hinzufügen → Gruppe verwenden, um Benutzer und Zeitpläne nach einer oder mehreren Gruppen zu filtern.
Die geleisteten Arbeitsstunden der ausgewählten Gruppe sofort überprüfen und so die Arbeitslastverteilung, Kapazitäten und mögliche Planungsengpässe erkennen.

Gruppen und Team-Transparenz

Coworker oder Projektmanager, die andere Benutzer betreuen, verfügen je nach Rolle über eine eingeschränkte Sicht auf Teamdaten.

Wenn Sie einen oder mehrere Benutzer betreuen:

Sie können im Bereich Abwesenheitsanträge die Abwesenheitsanfragen der von Ihnen betreuten Benutzer einsehen sowie genehmigen oder ablehnen.
Es steht Ihnen ein Bereich Team-Stundenzettel zur Verfügung, in dem ausschließlich die Stundenzettel der von Ihnen betreuten Benutzer angezeigt werden, nicht die aller Mitarbeiter im Workspace.

Dies stellt sicher, dass Vorgesetzte die Verfügbarkeit und die erfassten Zeiten ihres Teams überprüfen können, während gleichzeitig angemessene Zugriffsbeschränkungen für andere Benutzer gewahrt bleiben.

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