In diesem Artikel geht es darum, wie Sie Rechnungen von TrackingTime erstellen können, um Ihre Kunden zu belasten. Wenn Sie Informationen zu Ihrem Abrechnungsverlauf in TrackingTime oder etwas anderes in Bezug auf Ihr Abonnement suchen, gehen Sie bitte zum folgenden Artikel:

Zahlungsmethoden, Abrechnungshistorie und Rechnungen.

Rechnungsstellung aktivieren

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

Aktivieren Sie das Rechnungsstellungs-Add-on und beginnen Sie mit der Erstellung von Rechnungen, um Ihre Kunden mit Hilfe von TrackingTime abzurechnen.

So installieren Sie die Rechnungsstellungsfunktion:

Gehen Sie zu Verwaltung > Rechnungsstellung.
Aktivieren Sie die Rechnungsstellung.

Passen Sie Ihre Rechnungsvorlagen an

Fügen Sie Ihr Firmen- oder Kontologo hinzu, geben Sie Ihre Abrechnungsdetails an und wählen Sie eine Farbe für Ihre Rechnungsvorlage aus. Wenn erforderlich, können Sie auch standardmäßige Steuern für Ihre Rechnungen einrichten.

Sie können diese Einstellungen jederzeit im Abschnitt Rechnungseinrichtung aktualisieren.

⚠️ Sobald Sie das Add-on installiert haben, finden Sie die Seite Rechnungen im Hauptmenü Ihres TrackingTime-Kontos.

Eine Rechnung erstellen

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

So fügen Sie eine Rechnung hinzu und beginnen mit der Belastung Ihrer Kunden:

Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich Rechnungen.
Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche + Rechnung.
Ein neuer Tab mit der zuvor erstellten Rechnungsvorlage wird geöffnet.
Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus.
Klicken Sie auf Rechnung abschließen, sobald Sie fertig sind.

Bearbeiten Sie Ihre Rechnungseinstellungen

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

Hier ist eine Liste aller anpassbaren Felder für Ihre Rechnungen:

Kunde: Wählen Sie einen Kunden aus Ihrer Kundendatenbank aus.
Nummer: Aktualisieren Sie die Rechnungsnummer.
Rechnungsdetails des Kunden: Geben Sie wichtige abrechnungsbezogene Informationen über den Kunden an – z. B. Name und Unternehmen, Rechnungsadresse, Steuernummer usw.
Ausstellungsdatum
Fälligkeitsdatum
Währung: Wählen Sie die Währung aus, in der Sie diesen Kunden abrechnen möchten.
Sprache
Notizen: Nützlich für zusätzliche Informationen oder Bedingungen.
Zahlungsdetails: z. B. „Ich möchte die Zahlung über PayPal erhalten“.

Rechnungsstatus

Wenn Sie mit Ihrer Rechnung fertig sind, können Sie sie als Entwurf speichern oder als Fertig markieren.

Wenn Ihre Rechnung fertig ist, wird sie als "Offen" markiert. Sie können den Status auf "Bezahlt", "Ungültig" oder "Uneinbringlich" ändern.

Sie können auch den Status auf "Entwurf" zurücksetzen und die Rechnung als vorlage nutzen.

📝 Eine offene Rechnung, die ein Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit hat, wird als überfällig angezeigt.

Exportieren Sie Ihre Rechnungen

Rollen: Admins | Bezahltes Feature

So laden Sie eine Rechnung herunter:

Gehen Sie zu Rechnungen.
Öffnen Sie die Rechnung, die Sie exportieren möchten, oder erstellen Sie sie anhand der entsprechenden Schritte.
Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte, um alle verfügbaren Exportoptionen anzuzeigen. Sie können zwischen PDF, CSV oder einem Link zum Teilen mit Personen außerhalb von TrackingTime wählen.

💡Sie können Ihre Rechnungen als CSV exportieren und diese dann direkt in Ihr Quickbooks-Konto importieren.

Erstellen Sie eine Rechnung aus Ihren Stundenzetteln

Wenn alle abrechenbaren Stunden erfasst und Ihre Stundenzetteln vollständig sind, können Sie diese Informationen verwenden, um eine Rechnung zu erstellen und Ihre Kunden zu fakturieren.

Wie man aus einem Stundenzettel eine Rechnung erstellt:

Generieren Sie im Berichts>Stundenzettel einen Bericht. Verwenden Sie den Datumsauswahlbereich, um den richtigen Zeitraum auszuwählen, und die Filter, um die Informationen auszuschließen, die Sie nicht benötigen.
Klicken Sie oben rechts auf Exportieren.
Wählen Sie in den Optionen Rechnung aus.
Ein Pop-up mit Optionen wird angezeigt: "Gruppieren nach" um die Stunden nach Projekt, Aufgabe, Benutzer oder Nichts zusammenzufassen, und "Zeiteinträge als abgerechnet markieren", wenn die Rechnung erstellt wird.
Klicken Sie auf "Exportieren", um Ihre Rechnung zu erhalten. In der Rechnung können Sie die Währung, Steuersatz, Sprache, Rechnungsdetails, Zahlungsdetails und die Abrechnungsdetails Ihres Kunden bearbeiten.

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