Les cartes de temps vous permettent, ainsi qu'à votre équipe, de suivre facilement les heures d'entrée et de sortie, de créer des rapports mensuels d'employés qui montrent non seulement quand les employés viennent au bureau et partent, mais aussi les pauses qu'ils prennent pendant la journée et les heures supplémentaires qu'ils travaillent.
Aperçu
La page de cartes de temps est divisée en 3 zones:
En-tête: vous y trouverez le sélecteur de dates ainsi que le sélecteur d'utilisateurs. Choisissez un utilisateur dans la liste déroulante et visualisez ses données pour la période de temps sélectionnée.
Barre latérale: choisissez entre visualiser vos propres Timecards ou celles de votre équipe, et accédez également aux paramètres de vos Timecards à partir d'ici.
Panneau principal: l'option que vous sélectionnez dans la barre latérale sera affichée ici.
Activer les cartes de temps
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Rendez-vous à Gérer > Modules complémentaires > Cartes de temps pour activer ce module. Vous pouvez activer et désactiver Cartes de temps à tout moment, selon les besoins.
Une fois activé, vous trouverez le rapport Cartes de temps dans la section Rapports.
💡Pour tirer le meilleur parti de votre rapport Cartes de temps, assurez-vous d'avoir d'abord mis en place des horaires de travail pour votre équipe.
Paramètres des cartes de temps
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Customisez les paramètres de Cartes de temps selon vos besoins.
Détection automatique des pauses: si l'intervalle entre une entrée et la suivante est supérieur aux minutes sélectionnées, Cartes de temps détectera automatiquement une pause. La valeur par défaut est de 15 minutes, mais vous pouvez choisir entre 5, 10, 15, 30 ou 60 minutes.
Rappel à l'équipe pour soumettre leurs Cartes de temps: envoie un e-mail à tous les utilisateurs 3 jours avant la date de clôture des Cartes de temps, pour les rappeler de vérifier et de compléter leur Cartes de temps en cours.
Soumission automatique des Cartes de temps: si cette option est activée, les Cartes de temps seront automatiquement générées pour chaque utilisateur, sur une base mensuelle. Les administrateurs de l'espace de travail recevront une notification par e-mail avec toutes les Cartes de temps générées en attente d'approbation.
Empêcher les utilisateurs de modifier leurs Cartes de temps: il s'agit du nombre de jours pendant lesquels votre équipe aura le temps de modifier ses Cartes de temps avant qu'elles ne soient soumises. Si vous avez besoin de faire une exception, vous pouvez aller dans Politiques de suivi> Accès temporaire de l'édition.
📝 Vous pouvez également ajouter les détails de votre entreprise que vous souhaitez inclure dans vos Cartes de temps lors de l'exportation en format PDF.
Listes de Cartes de temps
Mes cartes de temps
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Allez dans Rapports > Cartes de temps > Mes cartes de temps pour visualiser vos fiches de temps pour chaque mois de l'année sélectionnée. Une fois que vous avez sélectionné un mois, voici à quoi ressemblera le rapport:
Cartes de temps de l'équipe
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Choisissez une date dans le sélecteur de date, ainsi qu'un utilisateur dans la liste déroulante, pour visualiser ses cartes de temps pour la période de temps sélectionnée. Vous pouvez également sélectionner "Tout le monde" dans la liste.
📝 Seuls les administrateurs du compte pourront visualiser l'ensemble des cartes de temps de l'équipe. Les utilisateurs avec un autre rôle ne pourront voir que leurs propres cartes de temps.
Modifier vos cartes de temps
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Les cartes de temps créées automatiquement
Nous générons automatiquement vos cartes de temps en analysant vos entrées de temps pour le mois donné et les heures d'arrivée et de départ de votre emploi du temps.
Lorsque vous ouvrez une fiche de temps, le système vous informe du nombre d'heures détectées pour le mois. Vous pouvez ensuite passer en revue ces entrées, les modifier si nécessaire et les soumettre.
Heures de pause
Nous analysons également toutes vos entrées de temps pendant la journée pour détecter automatiquement les pauses. Si l'écart entre une entrée de temps et la suivante est supérieur à n minutes, nous créons une nouvelle entrée de temps de type "Heures de pause".
Par exemple, si vous avez travaillé de 09h00 à 10h00 sur une tâche particulière, puis de 10h30 à 12h00 sur quelque chose d'autre, nous créerons automatiquement une pause de 30 minutes de 10h00 à 10h30.
Heures supplémentaires
De même que pour la détection automatique des pauses, nous pouvons également identifier les heures supplémentaires. Une heure supplémentaire représente une entrée de temps en dehors des heures de travail régulières ou des heures d'entrée/sortie spécifiées dans l'horaire de travail d'un utilisateur.
Si les heures d'entrée/sortie et les heures de travail sont définies dans les horaires de travail, le système priorisera les heures d'entrée/sortie pour détecter automatiquement les heures supplémentaires.
Régler manuellement et modifier les heures d'entrée et de sortie
Si la carte de temps générée automatiquement ne reflète pas les heures réellement travaillées par l'utilisateur, il est toujours possible de modifier les données manuellement.
Il arrive parfois que les employés commencent à travailler sur une tâche un certain temps après leur arrivée au bureau. Dans ce cas, il est facile de régler manuellement les heures d'entrée et de sortie réelles.
Ajouter des pauses, des heures supplémentaires, des temps libre et des vacances
Vous pouvez ajouter ou mettre à jour manuellement des entrées de carte de temps pour les pauses, les heures supplémentaires, les congés payés et les jours fériés, à tout moment, selon vos besoins. Lorsque vous modifiez des entrées de carte de temps, les heures régulières, les heures supplémentaires, les heures de pause et les heures de congé sont automatiquement recalculées.
Soumettre vos cartes de temps
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Une fois timecardsvous avez fini de modifier vos cartes de temps et de vous assurer qu'elles sont correctes, vous pouvez les soumettre. Vous pourrez voir l'état de vos cartes de temps mensuelles en allant dans « Mes cartes de temps » ou « Les cartes de temps de mon équipe ».
Demandes de temps libre dans les cartes de temps
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Si vous ou quelqu'un de votre équipe demande un congé dans Gérer > Temps Libre, vous pourrez ensuite voir cette information reflétée dans vos cartes de temps. Vous ne pourrez pas créer ni modifier ces demandes depuis votre section Cartes de temps, vous pourrez seulement les visualiser.
Exporter les cartes de temps de votre équipe
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Vous pouvez toujours exporter vos cartes de temps au format PDF, CSV et Excel. Pour ce faire, cliquez sur « Exportation » et choisissez le format que vous préférez.
Résoudre les problèmes liés aux cartes de temps
Mes horaires ne correspondent pas à mes entrées de temps
Il n'est pas toujours attendu qu'ils correspondent à vos entrées de temps suivies. Ils peuvent varier en raison des paramètres de l'équipe sur les cartes de temps, ou en raison d'un changement manuel ou d'une addition des horaires qui ont affecté les résultats.
J'ai apporté des modifications à mes horaires, mais maintenant je veux revenir à ceux déduits de mes entrées de temps
Si les informations affichées sur la carte de temps ne semblent pas précises, vous avez la possibilité de régénérer la carte de temps mensuelle. Il suffit de cliquer sur le menu des 3 points pour visualiser cette option.
Cela supprimera toutes les informations que vous avez ajoutées à votre carte de temps et la recalculera à partir de vos entrées de temps.
J'ai soumis ma carte de temps par erreur et j'ai besoin de la mettre à jour maintenant
Si vous devez modifier une carte de temps déjà soumise, vous pouvez utiliser le bouton Annuler la soumission (Revert Submission).
Que faire ensuite?
Mettre en place des horaires de travail pour votre équipe.