Dans TrackingTime, les groupes vous permettent de structurer votre équipe en unités plus petites, telles que des départements, des équipes ou des groupes fonctionnels, afin de simplifier la gestion des utilisateurs et la supervision.
Chaque groupe dispose d’un superviseur, responsable de la révision des feuilles de temps, de l’approbation des demandes de congés et du suivi de l’activité de son groupe.

Vue d’ensemble

Dans Réglages > Groupes, vous trouverez la liste de tous les groupes existants, leurs superviseurs assignés ainsi que les utilisateurs appartenant à chaque groupe.

Personnes sans groupe

En bas de la page de vue d’ensemble des groupes, vous trouverez tous les utilisateurs qui ne sont actuellement assignés à aucun groupe. Cette section permet aux administrateurs d’assigner rapidement les utilisateurs aux équipes appropriées et de garantir le bon fonctionnement des flux d’approbation.

⚠️ Les utilisateurs ne peuvent appartenir qu’à un seul groupe à la fois.

Créer des Groupes

Comment créer un groupe :

Accédez à Réglages > Groupes.
Cliquez sur + Ajouter un groupe dans le coin supérieur droit de l’écran Groupes. Cela ouvre le panneau de création de groupe.
Dans le champ Nom du groupe, saisissez le nom du groupe (par exemple : Backend, Support, Marketing).
Dans la section Personnes dans ce groupe, utilisez le bouton + pour ajouter des utilisateurs.
Ajoutez de superviseur : les superviseurs sont des utilisateurs autorisés à approuver les feuilles de temps et les demandes de congés.
Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.

⚠️ Les utilisateurs ne peuvent appartenir qu’à un seul groupe. Si vous ajoutez un utilisateur à un nouveau groupe, il sera automatiquement retiré de son groupe précédent.

Modifier des groupes

Sélectionnez un groupe existant dans la liste des groupes pour afficher ou modifier ses informations.

À partir de cette page, vous pouvez :

Modifier le nom du groupe
Ajouter ou supprimer des utilisateurs
Ajouter ou supprimer des superviseurs

⚠️ Pour le moment, il n’est pas possible de générer des rapports par groupe, ni d’assigner des projets ou des tâches à un groupe. Actuellement, les groupes permettent uniquement l’assignation des employés.

Ces fonctionnalités sont en cours de développement et seront disponibles dans de prochaines mises à jour.

Supprimer un groupe

Comment supprimer un groupe :

Accédez à Réglages > Groupes.
Ouvrez la page de détails du groupe et faites défiler jusqu’en bas.
Cliquez sur Supprimer le groupe.
Avant la suppression, une confirmation vous sera demandée : cliquez sur Supprimer. Les utilisateurs précédemment assignés au groupe seront déplacés vers la section Personnes sans groupe.

Groupes et tâches

Les groupes facilitent l’attribution du travail lorsque plusieurs personnes sont impliquées. Au lieu d’assigner une tâche à un seul utilisateur ou à l’ensemble du projet, vous pouvez l’assigner à un groupe entier.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les tâches récurrentes, les responsabilités partagées ou les tâches prises en charge par une équipe spécifique (telle que le marketing, le support ou le design).

Comment assigner un groupe à une tâche :

Accédez à la section Travail et cliquez sur une tâche pour l’ouvrir.
Cliquez sur le champ d’attribution.
Ouvrez le menu « Groupe », situé dans la barre de recherche du panneau d’attribution.
Sélectionnez le groupe souhaité dans la liste. La tâche sera alors associée à ce groupe plutôt qu’à un utilisateur individuel.

Groupes et autorisations de projet

Les groupes peuvent également être utilisés pour gérer les autorisations de projet de manière plus efficace. Au lieu d’accorder l’accès à chaque utilisateur individuellement, vous pouvez attribuer des autorisations à un groupe, garantissant ainsi que tous ses membres disposent du même niveau d’accès au sein d’un projet.

Lorsqu’un groupe se voit attribuer des autorisations sur un projet, tous les utilisateurs qui en font partie reçoivent automatiquement ces autorisations. Si un utilisateur est ajouté ou retiré du groupe, son accès au projet est mis à jour en conséquence, sans nécessiter de modifications supplémentaires au niveau du projet.

Comment attribuer des autorisations de projet à un groupe :

Accédez à la section Travail et cliquez sur le titre du projet pour ouvrir ses paramètres.
Ouvrez l’onglet « Confidentialité ».
Si le projet est défini comme « Privé », la section « Sélectionner les utilisateurs à qui accorder l’accès » s’affichera. Cliquez sur + pour ajouter des utilisateurs.
Ouvrez le menu « Groupe », situé dans la barre de recherche du panneau d’attribution.
Sélectionnez le groupe souhaité dans la liste. Le projet sera alors accessible au groupe d’utilisateurs sélectionné.

Groupes et rapports

Les groupes peuvent également être utilisés comme filtres dans les rapports, ce qui vous permet d’analyser les données de temps par équipes spécifiques plutôt que par utilisateurs individuels.

Feuilles de temps

Dans les feuilles de temps, vous pouvez :

Ajouter Nom du groupe d’utilisateurs comme colonne afin d’indiquer à quel groupe appartient chaque entrée de temps.
Utiliser l’option Ajouter un filtre pour filtrer les entrées par un groupe spécifique et afficher uniquement le temps suivi par les membres de ce groupe.

Tableau de bord

Dans le tableau de bord, vous pouvez :

Utiliser Ajouter un filtre → Groupe pour filtrer les widgets et les graphiques par un ou plusieurs groupes.
Voir instantanément les heures travaillées, les coûts et d’autres indicateurs agrégés pour le groupe sélectionné.

Rapports de projet

Dans les rapports de projet, vous pouvez :

Utiliser Ajouter un filtre → Groupe pour filtrer les données du projet par un ou plusieurs groupes.
Voir instantanément les heures travaillées, les coûts et d’autres indicateurs du projet agrégés pour le groupe sélectionné.

Pace

Dans le rapport Pace, vous pouvez :

Utiliser Ajouter un filtre → Groupe pour filtrer les utilisateurs et les plannings par un ou plusieurs groupes.
Consulter instantanément les heures travaillées pour le groupe sélectionné, ce qui vous aide à identifier la répartition de la charge de travail, les capacités et d’éventuels écarts de planification.

Groupes et visibilité de l’équipe

Les collaborateurs ou les chefs de projet qui supervisent d’autres utilisateurs disposent d’une visibilité limitée sur l’équipe, en fonction de leur rôle.

Si vous supervisez un ou plusieurs utilisateurs :

Vous pourrez consulter, approuver et refuser les demandes de congés des utilisateurs que vous supervisez dans la section Demandes de Temps Livre.
Une section Cartes de temps de l’équipe sera disponible et affichera uniquement les Cartes de temps des utilisateurs que vous supervisez, et non celles de l’ensemble des employés du workspace.

Cela permet aux superviseurs de consulter la disponibilité et le temps suivi de leur équipe, tout en maintenant des restrictions d’accès appropriées pour les autres utilisateurs.