Aperçu
La section de l'équipe contient:
En-tête: en haut à gauche, vous trouverez des boutons permettant d'afficher les membres actifs ou archivés de l'équipe, tandis qu'à droite, un bouton permet d'inviter de nouveaux membres.
Liste des membres de l'équipe: une liste de tous les e-mails des membres de l'équipe actuels, leur statut d'invitation, leurs rôles, leurs horaires, leurs taux horaires et leurs coûts.
Détails des membres de l'équipe: un accès aux permissions, informations, taux et rapports des membres de l'équipe. Lorsque vous en sélectionnez un, vous verrez leurs paramètres dans le volet principal.
Inviter des membres d'équipe
Rôles: administrateurs | Tous les plans
C'est ainsi que les administrateurs peuvent inviter les membres de l'équipe à rejoindre l'espace de travail.
Comment inviter des membres d'équipe:
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📝 Nous enverrons des invitations par e-mail aux adresses e-mail saisies avec des instructions supplémentaires pour les nouveaux utilisateurs sur la façon de configurer leur compte. En particulier, ils devront cliquer sur le lien d'invitation reçu par e-mail, saisir leur nom d'utilisateur et créer un mot de passe.
💡 Vous n'avez pas besoin d'attendre que les nouveaux utilisateurs configurent leurs comptes. Une fois que vous avez envoyé les invitations, vous pouvez déjà commencer à leur attribuer des projets et des tâches.
Envoyer le lien d'invitation par e-mail
Rôles: administrateurs | Tous les plans
Si les membres de votre équipe ont des problèmes pour recevoir leurs invitations par e-mail et que leur statut d'invitation est en attente, vous pouvez envoyer un lien d'invitation par e-mail.
Comment envoyer des liens d'invitation aux membres de l'équipe:
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⚠️ Si vous avez envoyé une invitation à un collègue et qu'il n'a toujours pas accepté, vous pourrez visualiser le bouton Supprimer l'utilisateur pour supprimer l'accès accordé. Il n'est pas possible de supprimer les utilisateurs qui ont déjà accepté l'invitation, seulement de les archiver.
Archiver et réactiver les membres de l'équipe
Rôles: administrateurs | Tous les plans
En archivant un membre de l'équipe, toutes leurs tâches actives seront automatiquement marquées comme terminées et leur accès à votre espace de travail sera bloqué, de sorte que le membre de l'équipe ne pourra plus se connecter à votre espace de travail d'entreprise.
Comment archiver des membres de l'équipe:
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💡 Lorsqu'un employé ne travaille plus dans votre entreprise et que vous souhaitez supprimer l'accès à votre espace de travail, mais que vous souhaitez toujours conserver toutes ses tâches terminées, feuilles de temps, etc.
📝 L'utilisateur qui est actuellement configuré en tant que propriétaire du compte ne peut pas être archivé.
Comment désarchiver des membres de l'équipe:
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⚠️ Si vous êtes abonné à notre plan d'utilisateur PRO, vous êtes facturé par utilisateur actif. Cela signifie que l'archivage et la réactivation des utilisateurs affectent vos coûts d'abonnement mensuels.
Rôles des membres de l'équipe
Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante
Il y a trois rôles de membres d'équipe avec différents niveaux d'autorisations: Administrateur, Chef de projet et Collaborateur.
Collaborateurs ne peuvent que suivre le temps et modifier les tâches des projets auxquels ils ont été assignés et ne peuvent voir que leur propre temps. Vous pouvez définir des autorisations supplémentaires pour ce rôle:
Peut modifier les entrées de temps: permet au collaborateur d'ajouter et de modifier des entrées de temps, s'il n'est pas coché, il ne pourra suivre que le temps avec le minuteur.
Peut modifier les tâches: permet au collaborateur de modifier les détails de la tâche, de la réassigner et de la supprimer.
Peut modifier les projets: permet au collaborateur de modifier les détails du projet, de le réassigner et de le supprimer.
Chefs de projet peuvent consulter et modifier tous les projets, créer des feuilles de temps et des rapports et déléguer des tâches aux collaborateurs existants.
Administrateurs peuvent faire tout cela et également inviter des personnes à rejoindre le compte (seuls les administrateurs de compte peuvent inviter des membres de l'équipe), voir et modifier les tarifs et les coûts, modifier les détails et les paramètres du compte, ainsi que résilier leur compte TrackingTime.
Comment changer le rôle d'un membre de l'équipe:
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⚠️ L'attribution de rôles est une fonctionnalité PRO et Business! Les rôles ne peuvent pas être modifiés sur un compte gratuit, et les rôles d'administrateur seront attribués à tous les utilisateurs sur l'espace de travail gratuit.
Accès aux projets
Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante
Les administrateurs peuvent sélectionner les projets actifs auxquels les collaborateurs devraient avoir accès. Les membres de l'équipe avec le rôle de Collaborateur doivent avoir accès aux projets et être assignés aux tâches pour pouvoir suivre leur temps.
Comment accorder ou révoquer l'accès à un projet:
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📝 Les autorisations avancées ne peuvent être appliquées qu'aux collaborateurs. Il n'existe actuellement aucun moyen d'appliquer des autorisations aux chefs de projet.
Autorisations avancées
Rôles: administrateurs | Fonctionnalité Business
Autorisations par rôle
Manager
Dans le rôle de Manager, les autorisations avancées permettent d’accorder l’accès à la consultation et à la modification des informations de facturation, offrant ainsi aux managers un contrôle sur les détails des tarifs et des coûts, sans leur conférer la pleine propriété du compte.
Peut consulter et modifier les informations de facturation : Permet à l’utilisateur de consulter, ajouter, mettre à jour et supprimer les informations de facturation pour l’ensemble des projets, des tâches et des utilisateurs.
Chef de projet
Les utilisateurs ayant le rôle de Chef de projet peuvent gérer les projets, modifier les feuilles de temps et consulter les rapports. En plus de ces autorisations de base, des options avancées permettent de contrôler la manière dont ils interagissent avec les enregistrements de temps d’autres utilisateurs et avec les projets privés.
Entrées de temps d’autres utilisateurs
Peut ajouter : Permet au Chef de projet de créer de nouvelles entrées de temps au nom d’autres utilisateurs.
Peut supprimer : Accorde la possibilité de supprimer les entrées de temps saisies par d’autres utilisateurs.
Peut modifier : Détermine si le Chef de projet peut modifier des entrées de temps existantes. Vous pouvez choisir entre :
Tout : Droits complets de modification pour tous les détails de l’entrée de temps.
Informations de base uniquement : Droits de modification limités, permettant d’ajuster uniquement les éléments essentiels tels que la description et les champs personnalisés.
Projets
Peut voir les projets privés : Donne accès aux projets marqués comme privés, garantissant que le Chef de projet puisse les superviser et les gérer lorsque cela est nécessaire.
Calendriers
Peut synchroniser les calendriers personnels (Google et Microsoft) :
Accorde la possibilité d’intégrer le compte TrackingTime de l’utilisateur à son calendrier personnel.
Verrouiller les entrées de temps
Définissez une date spécifique à partir de laquelle les entrées de temps sont verrouillées. Une fois la date de verrouillage définie, toutes les entrées créées avant cette date sont bloquées, ce qui signifie que les employés ne peuvent plus les modifier ni les ajuster.
Collègue
Les utilisateurs ayant le rôle de Collègue peuvent suivre leur propre temps et modifier les tâches qui leur sont attribuées. Par défaut, ils disposent également de certaines autorisations héritées, qui peuvent être affinées davantage grâce aux autorisations avancées.
Autorisations avancées
Entrées de temps
Peut ajouter : Permet aux collègues d’ajouter manuellement de nouvelles entrées de temps (optionnellement limité à l’utilisation du minuteur).
Peut supprimer : Accorde la possibilité de supprimer les entrées de temps existantes.
Peut modifier : Détermine quels détails d’une entrée de temps peuvent être modifiés :
Tout : Droits complets de modification.
Informations de base uniquement : Droits limités aux champs essentiels tels que la description et les champs personnalisés.
Tâches
Peut ajouter : Permet aux collègues de créer de nouvelles tâches au sein des projets qui leur sont attribués.
Peut supprimer : Accorde l’autorisation de supprimer des tâches.
Peut modifier : Détermine quels détails d’une tâche peuvent être modifiés :
Tout : Droits complets de modification.
Informations de base uniquement : Droits limités aux champs essentiels tels que la description et les champs personnalisés.
Peut marquer comme terminée ou non terminée : Permet aux collègues de mettre à jour l’état d’avancement des tâches.
Projets
Peut ajouter : Autorisation de créer de nouveaux projets.
Peut supprimer : Autorisation de supprimer des projets.
Peut modifier : Détermine quels détails d’un projet peuvent être modifiés :
Tout : Droits complets de modification.
Informations de base uniquement : Droits limités aux champs essentiels tels que les notes et les champs personnalisés.
Peut archiver et désarchiver : Permet aux collègues d’archiver ou de restaurer des projets.
Calendriers
Peut synchroniser les calendriers personnels (Google et Microsoft) :
Accorde la possibilité d’intégrer le compte TrackingTime de l’utilisateur à son calendrier personnel.
Extension du navigateur
Peut ajouter de nouvelles tâches ou de nouveaux projets : Permet de créer des tâches ou des projets directement depuis l’extension du navigateur.
Gestion de l’accès aux projets
En bas du panneau des autorisations, vous pouvez sélectionner les projets spécifiques auxquels le collègue doit avoir accès.
Vous pouvez également :
Attribuer à tous les projets : Donne au collègue un accès immédiat à tous les projets de l’espace de travail.
Retirer de tous les projets : Révoque l’accès à tous les projets en une seule action.
Verrouiller les entrées de temps
Définissez une date spécifique à partir de laquelle les entrées de temps sont verrouillées. Une fois la date de verrouillage définie, toutes les entrées créées avant cette date sont bloquées, ce qui signifie que les employés ne peuvent plus les modifier ni les ajuster.
Coûts et tarifs
Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante
L'extension Coûts & Tarifs vous permet de définir un taux horaire et un coût horaire pour vos employés.
Chaque utilisateur a actuellement un tarif/coût qui lui est assigné, mais il se peut qu'ils aient un tarif différent dans le passé ou dans le futur. Ces changements de tarifs seront représentés dans TrackingTime par des périodes de validité.
Comment ajouter une nouvelle période de coûts et de tarifs pour un employé:
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Horaires de travail
Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante
Vous pouvez facilement ajouter un employé à un horaire de travail existant dans votre espace de travail, directement depuis la section Équipe de votre compte TrackingTime.
