Cet article concerne la manière dont vous pouvez générer des factures à partir de TrackingTime pour facturer vos clients. Si vous recherchez des informations sur votre historique de facturation dans TrackingTime ou tout autre élément concernant votre abonnement, veuillez vous reporter à l'article ci-dessous:

Méthodes de paiement, Historique de facturation et Factures.

Activer la facturation

Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante

Activez le module complémentaire de facturation et commencez à créer des factures pour facturer vos clients avec l’aide de TrackingTime.

Comment installer la fonctionnalité de facturation :

Accédez à Gérer > Configuration de la facture.
Activez la facturation.

Personnaliser vos modèles de facture

Ajoutez votre logo d'entreprise ou de compte, les détails de facturation et sélectionnez une couleur pour votre modèle de facture. Vous pouvez également configurer des taxes par défaut pour vos factures, si nécessaire.

Vous pourrez toujours mettre à jour ces paramètres ultérieurement.

⚠️ Dès que vous aurez installé le complément, vous trouverez l'option Factures dans le menu principal de votre compte TrackingTime.

Créer une facture

Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante

Comment ajouter une facture et commencer à facturer vos client:

Depuis le menu principal, accédez à Factures.
Cliquez sur le bouton + Factures.
Un nouvel onglet s'ouvrira avec le modèle de facture créé ci-dessus.
Complétez les informations requises.
Cliquez sur Terminer la facture lorsque vous avez terminé.

Modifiez les paramètres de votre facture

Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante

Voici la liste de tous les champs personnalisables pour vos factures :

Client : sélectionnez un client dans votre base de données clients.
Numéro : mettez à jour le numéro de votre facture.
Détails de facturation du client : spécifiez les informations importantes liées à la facturation du client – telles que le nom et l’entreprise, l’adresse de facturation, le numéro fiscal, etc.
Date d’émission
Date d’échéance
Devise : sélectionnez la devise que vous souhaitez utiliser pour facturer ce client.
Langue
Notes : utile pour ajouter des informations ou conditions supplémentaires.
Détails de paiement : par exemple, "Je souhaite recevoir le paiement via PayPal".

État de la facture

Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante

Lorsque vous avez terminé votre facture, vous pouvez la Sauvegarder en tant que brouillon ou la Marquer comme terminée.

Lorsque votre facture sera terminée, elle sera marquée comme "Ouvert". Vous pouvez modifier son statut en "Payé", "Annulé" ou "Irrécupérable".

Vous pouvez également modifier le statut a Revenir au brouillon et Dupliquer la facture.

📝 Une facture ouverte dont la date d'échéance est passée sera affichée en tant que "En retard".

Exporter vos factures

Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante

Comment télécharger une facture :

Accédez à Factures.
Ouvrez la facture que vous souhaitez exporter ou créez-la en suivant les étapes indiquées.
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton trois points pour afficher toutes les options d’exportation disponibles. Vous pouvez choisir entre PDF, CSV ou un lien à partager avec des personnes en dehors de TrackingTime.

💡Vous pouvez exporter vos factures au format CSV, puis les importer directement dans votre compte QuickBooks.

Créer une facture à partir de vos feuilles de temps

Lorsque toutes vos heures facturables sont enregistrées et que vos feuilles de temps sont complètes, vous pouvez utiliser ces informations pour créer une facture à envoyer à vos clients.

Voici comment créer une facture à partir d'une feuille de temps:

Dans le menu "Rapports>Feuilles de temps", générez un rapport. N'oubliez pas d'utiliser le sélecteur de dates pour choisir la plage horaire correcte et les filtres pour exclure les informations dont vous n'avez pas besoin.
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Exporter.
Sélectionnez Facture parmi les options.
Une fenêtre contextuelle avec des options s'affichera: "Par groupe" pour rassembler les heures par projet, tâche, utilisateur ou aucune, et "Marquer les entrées de temps comme facturées" lors de la création de la facture.
Cliquez sur "Créer" pour obtenir votre facture. Dans la facture, vous pouvez modifier la devise, le taux de taxe, la langue, les détails de facturation, les détails de paiement et les détails de facturation de votre client.