Este artículo habla sobre cómo puedes generar facturas desde TrackingTime para cobrarle a tus clientes. Si estás buscando información sobre el historial de facturación en TrackingTime o cualquier otra cosa relacionada con tu suscripción, por favor, ve a este artículo a continuación:

Métodos de pago, Historial de facturación y Facturas.

Habilitar la facturación

Roles: administradores | Paga

Activa el complemento de facturación y empieza a crear facturas para cobrar a tus clientes con la ayuda de TrackingTime.

Cómo instalar el complemento de facturación:

Ve a Administrar > Configuración de la factura.
Activa la facturación.

Personalizar tus plantillas de facturas

Agrega el logotipo de tu empresa, los detalles de facturación y selecciona un color para tu plantilla de factura. También puedes configurar impuestos predeterminados para tus facturas, si lo necesitas.

Siempre puedes actualizar esta configuración en el futuro.

⚠️ Tan pronto como instales el complemento, encontrarás la sección Facturas en el menú principal, de tu cuenta TrackingTime.

Crear una Factura

Roles: administradores | Paga

Como añadir una factura y empezar a cobrarle a tus clientes:

Desde el menú principal, ve a Facturas.
Haz click en el boton + Facturas.
Una nueva pestaña se abrirá con la plantilla de factura creada anteriormente.
Completa los datos requeridos.
Haz click en Terminar factura al finalizar.

Editar la configuración de tu factura

Roles: administradores | Paga

Aquí tienes una lista de todos los campos personalizables de tus facturas:

Cliente: selecciona un cliente de tu base de datos de clientes.
Número: actualiza el número de tu factura.
Detalles de facturación del cliente: especifica información importante relacionada con la facturación, como el nombre y la empresa, dirección de facturación, número fiscal, etc.
Fecha de emisión
Fecha de vencimiento
Moneda: elige la moneda que deseas usar para facturar a este cliente.
Idioma
Notas: útil para añadir información adicional o condiciones.
Detalles de pago: por ejemplo, "Me gustaría recibir el pago vía PayPal".

Estado de la factura

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Cuando hayas terminado con la revisión de tu factura, puedes guardarla como borrador, o marcarla como terminada.

Cuando se marque como terminada, el estado asignado será Abierta. Puedes cambiar el estado a Paga, Vacio e Incobrable.

Tambien puedes revertir el estado a Borrador, y Duplicar la factura.

📝 Una factura abierta que tenga una fecha de vencimiento en el pasado, se mostrará como vencida.

Exportar tus facturas

Roles: administradores | Paga

Cómo descargar una factura:

Ve a Facturas.
Abre la factura que quieras exportar o créala siguiendo estos pasos.
En la esquina superior derecha, haz clic en el botón de tres puntos para ver todas las opciones de exportación disponibles. Puedes elegir entre PDF, CSV o un enlace para compartir con personas fuera de TrackingTime.

💡Puedes exportar tus facturas como CSV y luego importarlas facilmente a tu cuenta de Quickbooks.

Crear una factura desde tus planillas de tiempo

Cuando registres todas tus horas facturables y tus hojas de tiempo estén completas, podrás usar esa información para crear una factura para cobrar a tus clientes.

Como crear una factura desde una planilla de tiempo:

Crea un reporte en Reportes> Planillas de tiempo. Recuerda utilizar el selector de fechas para seleccionar el intervalo de tiempo correcto y los filtros para excluir la información que no necesites.
En la esquina superior derecha, haz clic en Exportar.
Elige Factura entre las opciones.
Una ventana emergente con opciones aparecerá. En "Agrupar por" podrás agrupar todas las horas por proyecto, tarea, usuario o ninguno y "Marcar las entradas de tiempo como facturadas" cuando la factura sea creada.
Haz clic en Exportar para obtener tu Factura. En la factura podrás editar la moneda, los impuestos, detalles del pago, tus detalles de facturación y los de tu cliente.