Vista general
La sección Equipo contiene:
Encabezado: en la parte superior izquierda, encontrarás botones para mostrar a los miembros activos o archivados del equipo, mientras que a la derecha hay un botón para invitar a nuevos miembros.
Lista de miembros del equipo: lista de todos los correos electrónicos de los miembros actuales del equipo, estado de invitación, roles, horarios, tarifas por hora y costos.
Detalle del miembro del equipo: acceso a los permisos, información, tarifas e informes de los miembros del equipo. Cuando selecciones uno, verás su configuración en el panel principal.
Invitar a miembros de tu equipo
Roles: administrador | Todos los planes
Así es como los administradores pueden invitar a miembros del equipo a unirse al espacio de trabajo.
Cómo invitar a los miembros del equipo:
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📝 Enviaremos invitaciones por correo electrónico a las direcciones ingresadas con más instrucciones para los nuevos usuarios sobre cómo configurar sus cuentas. Específicamente, deberán hacer clic en el enlace de invitación que recibieron por correo electrónico, ingresar su nombre de usuario y crear una contraseña.
💡 No necesitas esperar a que los nuevos usuarios configuren sus cuentas. Una vez que hayas enviado las invitaciones, ya puedes comenzar a asignarles proyectos y tareas.
Enviar enlace de invitación por correo electrónico
Roles: administrador | Todos los planes
Si los miembros de tu equipo tienen problemas para recibir sus invitaciones por correo electrónico y el estado de su invitación está pendiente, puedes enviar un enlace de invitación por correo electrónico.
Cómo enviar un enlace de invitación:
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⚠️ Si has enviado una invitación a un compañero y aún no la ha aceptado, podrás ver el botón "Eliminar usuario" para eliminar el acceso otorgado. No es posible eliminar usuarios que ya han aceptado la invitación, solo archivarlos.
Archivar y reactivar miembros del equipo
Roles: administrador | Todos los planes
Al archivar a un miembro del equipo, todas sus tareas activas se marcarán automáticamente como realizadas y se bloqueará su acceso al espacio de trabajo, de modo que el miembro del equipo no podrá volver a iniciar sesión en el espacio de trabajo de su empresa.
Cómo archivar miembros del equipo:
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💡 Cuando un empleado ya no trabaja en tu empresa y deseas eliminar el acceso de tu espacio de trabajo, pero aún deseas conservar todas sus tareas completadas, planillas de tiempo, etc.
📝 El usuario que actualmente está configurado como propietario de la cuenta no se puede archivar.
Cómo desarchivar miembros del equipo:
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⚠️ Si estás suscrito a nuestro planes de usuario PRO o Business, se te cobra por usuario activo. Esto significa que archivar y reactivar usuarios afecta los costos de tu suscripción mensual.
Roles de los miembros del equipo
Roles: administrador | Funcionalidad paga
Hay tres roles de miembros del equipo con diferentes niveles de permisos: Administrador, Gerente de Proyecto y Compañero de trabajo:
Los compañeros de trabajo solo pueden realizar el registro del tiempo y editar tareas en proyectos a los que han sido asignados y solo pueden ver su propio tiempo. Puede establecer más permisos para estos roles:
Puede editar registros de tiempo: permite que el compañero de trabajo agregue y edite registros de tiempo, si esta opción no está marcada, solo podrá realizar el registro con el cronómetro.
Puede editar tareas: permite al compañero de trabajo editar los detalles de la tarea, reasignarla y eliminarla.
Puede editar proyectos: permite al compañero de trabajo editar los detalles del proyecto, reasignarlo y eliminarlo.
Los gerentes de proyecto pueden ver y editar todos los proyectos, crear planillas de tiempo y reportes y delegar tareas a compañeros de trabajo ya existentes.
Los administradores pueden hacer todo lo mencionado y también invitar a personas a unirse a la cuenta (solo los administradores pueden invitar usuarios a la cuenta), ver y editar tarifas y costos, editar detalles y configuraciones de la cuenta, así tambien como cancelar la cuenta TrackingTime.
Cómo cambiar el rol de miembro del equipo:
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⚠️ ¡La asignación de roles es una función PRO y Business! No se pueden modificar los roles en una cuenta gratuita, y los roles de administrador se asignarán a todos los usuarios en un espacio de trabajo gratuito.
Acceso a proyectos
Roles: administradores | Funcionalidad paga
Los administradores pueden seleccionar los proyectos activos a los que deben tener acceso los compañeros de trabajo. Los miembros del equipo con el rol de compañero de trabajo deben tener acceso a los proyectos y estar asignados a las tareas para poder realizar el registro de su tiempo de trabajo en ellos.
Cómo otorgar o revocar el acceso al proyecto:
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📝 Los permisos avanzados solo pueden ser aplicados a usuarios con rol de compañeros de trabajo. Actualmente no hay forma de aplicar permisos a los gerentes de proyectos.
Permisos avanzados
Roles: administradores | Funcionalidad Business
Permisos por rol
Manager
En el rol de Manager, los permisos avanzados permiten otorgar acceso para ver y editar la información de facturación, brindando a los managers control sobre los detalles de tarifas y costos sin necesidad de tener la propiedad total de la cuenta.
Puede ver y editar la información de facturación: Permite al usuario ver, agregar, actualizar y eliminar información de facturación para todos los proyectos, tareas y usuarios.
Líder de proyecto
Los usuarios con el rol de Líder de proyecto pueden gestionar proyectos, editar hojas de tiempo y ver reportes. Además de estos permisos principales, las opciones avanzadas permiten controlar cómo interactúan con los registros de tiempo de otros usuarios y con proyectos privados.
Registros de tiempo de otros usuarios
Puede agregar: Permite al Líder de proyecto crear nuevos registros de tiempo en nombre de otros usuarios.
Puede eliminar: Otorga la capacidad de eliminar registros de tiempo creados por otros usuarios.
Puede editar: Determina si el Líder de proyecto puede modificar registros de tiempo existentes. Puedes elegir entre:
Todo: Permisos completos para editar todos los detalles del registro de tiempo.
Solo información básica: Permisos limitados para ajustar únicamente detalles fundamentales como la descripción y los campos personalizados.
Proyectos
Puede ver proyectos privados: Proporciona acceso a proyectos marcados como privados, lo que garantiza que el Líder de proyecto pueda supervisarlos y gestionarlos cuando sea necesario.
Calendarios
Puede sincronizar calendarios personales (Google y Microsoft): Permite integrar la cuenta de TrackingTime con el calendario personal del usuario.
Bloquear registros de tiempo
Establece una fecha específica a partir de la cual los registros de tiempo quedan bloqueados. Una vez definida la fecha de bloqueo, todos los registros creados antes de esa fecha se bloquean, lo que significa que los empleados ya no podrán editarlos ni modificarlos.
Compañero de trabajo
Los usuarios con el rol de Compañero de trabajo pueden registrar su propio tiempo y editar las tareas que se les hayan asignado. Por defecto, también cuentan con ciertos permisos heredados, que pueden ajustarse o limitarse mediante los permisos avanzados.
Permisos avanzados
Registros de tiempo
Puede agregar: Permite que los Compañeros de trabajo agreguen manualmente nuevos registros de tiempo (opcionalmente limitado a cuando se usa el temporizador).
Puede eliminar: Otorga la capacidad de eliminar registros de tiempo existentes.
Puede editar: Controla qué detalles de un registro de tiempo pueden modificarse:
Todo: Permisos completos de edición.
Solo información básica: Limitado a campos esenciales como la descripción y los campos personalizados.
Tareas
Puede agregar: Permite a los Compañeros de trabajo crear nuevas tareas dentro de los proyectos asignados.
Puede eliminar: Otorga permiso para eliminar tareas.
Puede editar: Controla qué detalles de una tarea pueden modificarse:
Todo: Permisos completos de edición.
Solo información básica: Limitado a campos esenciales como la descripción y los campos personalizados.
Puede marcar como completada o no completada: Permite a los Compañeros de trabajo actualizar el estado de finalización de las tareas.
Proyectos
Puede agregar: Permiso para crear nuevos proyectos.
Puede eliminar: Permiso para eliminar proyectos.
Puede editar: Controla qué detalles de un proyecto pueden modificarse:
Todo: Permisos completos de edición.
Solo información básica: Limitado a campos esenciales como las notas y los campos personalizados.
Puede archivar y desarchivar: Permite a los Compañeros de trabajo archivar o restaurar proyectos.
Calendarios
Puede sincronizar calendarios personales (Google y Microsoft): Permite integrar la cuenta de TrackingTime con el calendario personal del usuario.
Extensión del navegador
Puede agregar nuevas tareas o proyectos: Otorga la capacidad de crear tareas o proyectos directamente desde la extensión del navegador.
Gestión de acceso a proyectos
En la parte inferior del panel de permisos, puedes seleccionar a qué proyectos específicos debe tener acceso el Compañero de trabajo.
También puedes:
Asignar a todos los proyectos: Otorga al Compañero de trabajo acceso inmediato a todos los proyectos del espacio de trabajo.
Quitar de todos los proyectos: Revoca el acceso a todos los proyectos de manera masiva.
Bloquear registros de tiempo
Establece una fecha específica a partir de la cual los registros de tiempo quedan bloqueados. Una vez definida la fecha de bloqueo, todos los registros creados antes de esa fecha quedan bloqueados, lo que significa que los empleados ya no podrán editarlos ni modificarlos.
Costos y Tarifas
Roles: administradores | Funcionalidad paga
El complemento Costos y Tarifas te permite establecer la tarifa por hora y el costo por hora para tus empleados.
Cada usuario actualmente tiene una tarifa/costo asignado, pero puede tener uno diferente en el pasado o en el futuro. Estos cambios de tarifas se representarán en TrackingTime con periodos de validez.
Cómo agregar un nuevo periodo de costos y tarifas para un empleado:
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Horarios de trabajo
Roles: administradores | Funcionalidad paga
Puedes añadir fácilmente un empleado a un Horario de Trabajo existente en tu espacio de trabajo, directamente desde la sección de Equipo de tu cuenta de TrackingTime.
