En TrackingTime, los grupos permiten organizar al equipo en unidades más pequeñas, como departamentos o equipos funcionales, para simplificar la gestión de usuarios y la supervisión. Cada grupo cuenta con un supervisor, quien es responsable de revisar las planillas de tiempo, aprobar las solicitudes de tiempo libre y supervisar la actividad del grupo.
Vista general
En Preferencias > Grupos, verás la lista de todos los grupos existentes, sus supervisores asignados y los usuarios que pertenecen a cada grupo.
Personas sin grupo
En la parte inferior de la página de vista general de Grupos, encontrarás a todos los usuarios que actualmente no están asignados a ningún grupo. Esta sección está diseñada para ayudar a los administradores a asignar rápidamente a los usuarios a los equipos correctos y garantizar el correcto funcionamiento de los flujos de aprobación.
⚠️ Los usuarios solo pueden pertenecer a un grupo a la vez.
Crear grupos
Cómo crear un grupo:
|
⚠️ Los usuarios solo pueden pertenecer a un grupo. Si agregas un usuario a un nuevo grupo, se eliminará automáticamente de su grupo anterior.
Editar grupos
Selecciona cualquier grupo existente de la lista de grupos para ver o editar sus detalles.
Desde aquí, puedes:
Cambiar el nombre del grupo
Agregar o eliminar usuarios
Agregar o eliminar supervisores
⚠️ Por el momento, no es posible generar reportes por grupo, ni asignar proyectos o tareas a un grupo. Actualmente, los grupos solo permiten la asignación de empleados.
Estas funcionalidades se encuentran en proceso de desarrollo y se implementarán en futuras actualizaciones.
Eliminar un grupo
Cómo eliminar un grupo:
|
Grupos y tareas
Los grupos facilitan la asignación de trabajo cuando intervienen varias personas. En lugar de asignar una tarea a un solo usuario o a todos los miembros del proyecto, puedes asignarla a un grupo completo.
Esto resulta especialmente útil para trabajos recurrentes, responsabilidades compartidas o tareas que pertenecen a un equipo específico (como Marketing, Soporte o Diseño).
Cómo asignar un grupo a una tarea:
|
Grupos y permisos de proyecto
Los grupos también pueden utilizarse para gestionar los permisos de proyecto de forma más eficiente. En lugar de conceder acceso a cada usuario de manera individual, puedes asignar permisos a un grupo, asegurando que todos sus miembros tengan el mismo nivel de acceso dentro de un proyecto.
Cuando se otorgan permisos a un grupo en un proyecto, todos los usuarios que pertenecen a ese grupo reciben automáticamente dichos permisos. Si un usuario es añadido o eliminado del grupo, su acceso al proyecto se actualiza en consecuencia, sin necesidad de realizar cambios adicionales a nivel del proyecto.
Cómo asignar permisos de proyecto a un grupo:
|
Grupos y reportes
Los grupos también pueden utilizarse como filtros en los reportes, lo que te permite analizar los datos de tiempo según equipos específicos en lugar de usuarios individuales.
Planillas de tiempo
En las Planillas de tiempo, puedes:
Añadir Nombre del grupo de usuarios como columna para mostrar a qué grupo pertenece cada registro de tiempo.
Utilizar la opción Añadir filtro para filtrar los registros por un grupo específico y mostrar únicamente el tiempo registrado por los miembros de ese grupo.
Dashboard
En el panel de control, puedes:
Utilizar Añadir filtro → Grupo para filtrar widgets y gráficos por uno o varios grupos.
Ver de forma inmediata las horas trabajadas, los costos y otras métricas agregadas para el grupo seleccionado.
Reportes de proyectos
En los reportes de proyectos, puedes:
Utilizar Añadir filtro → Grupo para filtrar los datos del proyecto por uno o varios grupos.
Ver de forma inmediata las horas trabajadas, los costos y otras métricas del proyecto agregadas para el grupo seleccionado.
Ritmo (Pace)
En el reporte Pace, puedes:
Utilizar Añadir filtro → Grupo para filtrar usuarios y calendarios por uno o varios grupos.
Revisar de forma inmediata las horas trabajadas del grupo seleccionado, lo que te ayuda a identificar la distribución de la carga de trabajo, la capacidad y posibles brechas en la planificación.
Grupos y visibilidad del equipo
Los coworkers o project managers que supervisan a otros usuarios tienen una visibilidad limitada del equipo, según el rol que tengan asignado.
Si supervisas a uno o más usuarios:
Podrás ver, aprobar y rechazar las solicitudes de tiempo libre de los usuarios que supervisas en la sección Solicitudes de tiempo libre.
Estará disponible la sección Tarjetas de tiempo del equipo, que mostrará únicamente las tarjetas de tiempo de los usuarios que supervisas, y no las de todos los empleados que forman parte del workspace.
Esto garantiza que los supervisores puedan revisar la disponibilidad y el tiempo registrado de su equipo, manteniendo al mismo tiempo las restricciones de acceso adecuadas para el resto de los usuarios.