Podés definir cada cuánto se renueva el proyecto, establecer las horas estimadas para cada ciclo y controlar las horas, ingresos, costos y ganancias durante toda la relación con el cliente.
Es especialmente útil para agencias, consultores y equipos de servicios que trabajan con clientes bajo acuerdos mensuales o recurrentes.
Roles: Administradores, Managers | Funcionalidad Pro y Business
¿Qué es un retainer?
Un retainer es un acuerdo recurrente en el que un cliente paga por un servicio continuo o por un bloque de trabajo acordado para cada período de facturación.
Según el acuerdo, un retainer puede ser:
Tarifa fija: el cliente paga un monto acordado por cada período, independientemente de la cantidad exacta de horas trabajadas.
Por hora: el cliente paga en función de las horas trabajadas durante cada período.
Cada retainer se divide en períodos independientes, lo que permite comparar fácilmente el trabajo realizado, las horas estimadas, los gastos, los ingresos y la rentabilidad de un ciclo a otro.
Ejemplo: Northstar Agency contrata a tu equipo por hasta 40 horas de servicios de marketing al mes. Podés crear un retainer mensual, definir 40 horas estimadas por período y controlar cuánto de esa asignación mensual ya fue utilizado.
Crear un proyecto con retainer
Cómo crear un proyecto con retainer:
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Cuando elegís una frecuencia recurrente, TrackingTime crea automáticamente períodos de facturación separados para el proyecto.
Elegir la frecuencia del proyecto
La frecuencia determina cada cuánto comienza un nuevo período del retainer.
Por ejemplo, un retainer mensual que vuelve a comenzar el día 31 puede generar períodos como:
31 de julio–30 de agosto
31 de agosto–29 de septiembre
30 de septiembre–30 de octubre
Elegí el día de reinicio según el acuerdo que tengas con el cliente. El período no tiene que comenzar necesariamente el primer día del mes calendario.
💡 Usá como día de reinicio la fecha de inicio o renovación del contrato del cliente. Así, los períodos de TrackingTime quedan alineados con el acuerdo comercial.
Definir las horas estimadas
El valor de Horas estimadas predeterminadas se aplica a los períodos de retainer creados para el proyecto.
Por ejemplo, un retainer mensual podría incluir:
40 horas durante un mes estándar
45 horas durante el lanzamiento de un producto
35 horas durante un período más tranquilo
Podés ajustar las horas estimadas de períodos individuales desde la pestaña Facturación del proyecto sin modificar los demás períodos.
Las horas estimadas ayudan al equipo a comparar el tiempo trabajado con la asignación prevista para ese período.
💡 Revisá la asignación a mitad de cada ciclo. Si el equipo se está acercando al límite demasiado rápido, todavía tenés tiempo para ajustar el alcance o conversar con el cliente sobre trabajo adicional.
Configurar el método de facturación
Abrí la pantalla de Edición del proyecto, ingresá en la pestaña Facturación y seleccioná uno de los métodos disponibles:
Por hora
Usá Por hora cuando el cliente paga en función del tiempo trabajado.
La tarifa por hora puede provenir de la configuración de la tarea, del proyecto o del usuario. Si hay varias tarifas configuradas, TrackingTime las aplica en este orden:
Tarifa de la tarea
Tarifa del proyecto
Tarifa del usuario
Esto te permite cobrar distintas tarifas según el tipo de trabajo sin tener que crear proyectos separados.
Ejemplo: un proyecto puede tener una tarifa estándar de USD 80 por hora, mientras que las tareas especializadas de estrategia de campaña se cobran a USD 120 por hora.
Tarifa fija
Usá Tarifa fija cuando el cliente paga un monto acordado por todo el período del retainer.
TrackingTime puede comparar el valor del trabajo y los costos asociados al proyecto con la tarifa acordada, ayudándote a controlar la rentabilidad de cada período.
No facturable
Usá No facturable cuando el proyecto es recurrente pero no se cobra a un cliente, como puede ocurrir con proyectos internos de operaciones o desarrollo de negocio.
Revisar el período actual
Abrí el proyecto y andá a la pestaña Reporte para revisar el período seleccionado del retainer.
El reporte incluye:
Horas trabajadas
Horas programadas
Ingresos
Gastos facturables
Monto facturado
Costos
Gastos no facturables
Ganancia
Margen de ganancia
Actividad durante el período seleccionado
Usá el selector de períodos para cambiar entre:
Período actual
Períodos anteriores
Próximos períodos
Todos los períodos
Revisar los períodos por separado hace que sea más fácil detectar tendencias, como excedentes recurrentes o capacidad que no se está utilizando.
Revisar la configuración del período
Seleccioná el ícono de información al lado del período para ver un resumen de su configuración financiera, que incluye:
Frecuencia de renovación
Método de facturación
Tipo de tarifa
También podés abrir el menú del proyecto para ver el período actual, actualizar sus horas estimadas o editar las propiedades generales del proyecto.
Configurar períodos individuales
Andá a la pestaña Facturación del proyecto y desplazate hasta Configuración de facturación por período.
Ahí podés revisar cada período y actualizar sus horas estimadas. Esta sección también muestra la configuración de tarifas que se aplica a cada período.
Cuando se crea un nuevo retainer, TrackingTime puede necesitar unos instantes para generar todos sus períodos de facturación. Mientras se completa este proceso, vas a ver un mensaje en pantalla.
Configurar la facturación por tarea
La pestaña Facturación del proyecto también incluye la sección Configuración de facturación por tarea.
Usá esta sección para agregar tareas y configurar un método de facturación o una tarifa distinta de la predeterminada para el proyecto.
Por ejemplo:
Contenido para redes sociales: tarifa estándar por hora
Gestión de campañas pagas: tarifa personalizada por hora
Reporte mensual de rendimiento: tarifa fija
Reunión estratégica con el cliente: no facturable
💡 Usá tarifas por tarea para trabajos especializados que tienen un valor mayor o menor que la tarifa estándar por hora del proyecto. La tarifa de una tarea tiene prioridad sobre las tarifas del proyecto y del usuario.
Controlar el uso excesivo o insuficiente
La visibilidad de los retainers te permite tomar medidas antes de que termine el período de facturación.
Cuando el equipo se está acercando al límite
Por ejemplo, el equipo ya utilizó el 90 % de las horas estimadas y todavía queda la mitad del período.
Podés:
Revisar el alcance pendiente
Repriorizar entregables
Pausar trabajos de menor prioridad
Conversar con el cliente sobre horas adicionales
Cuando el retainer está subutilizado
Por ejemplo, cerca del final del período solo se utilizó el 40 % de las horas.
Podés:
Priorizar entregables pendientes
Programar tareas estratégicas o de mantenimiento
Revisar si la asignación debería cambiar durante el próximo ciclo
Usar el historial de consumo durante la conversación de renovación
El historial del retainer les da a los responsables de la cuenta y a los clientes una visión más clara del valor entregado durante cada ciclo.
¿Las horas no utilizadas pasan al siguiente período?
TrackingTime no transfiere automáticamente las horas no utilizadas de un período del retainer al siguiente.
Si tu acuerdo contempla el traspaso de horas, vas a tener que tenerlas en cuenta manualmente al configurar el siguiente período.
Agregar gastos del proyecto
Los retainers pueden incluir costos adicionales, como publicidad, viajes, licencias de software, materiales o subcontratistas.
Podés registrarlos desde la pestaña Facturación del proyecto. Los gastos facturables contribuyen a los ingresos del proyecto, mientras que los gastos no facturables se suman a sus costos.
Esto te permite tener una visión más completa del rendimiento financiero del retainer en cada período.
Para ver las instrucciones completas, consultá el artículo Gastos.
Flujos de trabajo comunes con retainers
Servicios mensuales de una agencia
Una agencia ofrece 40 horas mensuales de servicios continuos de marketing. El proyecto vuelve a comenzar todos los meses y el líder de proyecto revisa el consumo a mitad de cada ciclo.
Acuerdo de consultoría basado en horas
Un consultor registra horas en un proyecto recurrente. El cliente paga en función de las horas aprobadas y puede revisar el trabajo realizado durante el período.
Acuerdo de mantenimiento con tarifa fija
Un equipo de software cobra una tarifa fija mensual por mantenimiento. Al controlar las horas y los costos del proyecto, el equipo puede confirmar si el acuerdo sigue siendo rentable.
Distintas tarifas dentro de un mismo retainer
Un proyecto utiliza una tarifa estándar por hora para el trabajo de producción y una tarifa de tarea más alta para consultoría estratégica. La facturación por tarea evita tener que dividir el acuerdo en distintos proyectos.
Buenas prácticas
Elegí un nombre de proyecto que permita identificar fácilmente al cliente y la recurrencia.
Alineá el día de reinicio con el ciclo del contrato del cliente.
Definí una estimación realista para cada período.
Revisá el consumo antes de que termine el ciclo.
Usá facturación por tarea solo cuando el trabajo realmente requiera precios diferentes.
Registrá los gastos cuando ocurren, en lugar de esperar al cierre del período.
Revisá los períodos anteriores antes de renovar o modificar el retainer.