Utiliza Gastos para registrar conceptos como viajes, software, publicidad, materiales y honorarios de subcontratistas. Cada gasto puede clasificarse como facturable al cliente o como un costo interno del proyecto.
Roles: Administradores, Managers | Función disponible en Pro y Business
¿Por qué registrar gastos en TrackingTime?
Las horas son solo una parte del costo de un proyecto.
Un proyecto también puede incluir:
Viajes y alojamiento
Gastos de publicidad
Licencias de software
Impresiones y materiales
Comidas o compras relacionadas con clientes
Registrar estos costos en el mismo proyecto que las horas del equipo te ayuda a comprender el rendimiento financiero completo del proyecto.
TrackingTime utiliza los gastos del proyecto al mostrar ingresos, costos, beneficios y margen:
Los gastos facturables contribuyen a los ingresos del proyecto.
Los gastos no facturables contribuyen al costo del proyecto.
Esto significa que el informe de rentabilidad refleja tanto el tiempo del equipo como el dinero invertido en el proyecto.
Agregar un gasto
Cómo agregar un gasto:
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Gestionar categorías de gastos
Cómo crear tipos de gastos:
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Utiliza nombres de categorías claros y coherentes en todo el espacio de trabajo.
Un conjunto práctico para empezar podría ser:
Publicidad
Comidas
Material de oficina
Software y suscripciones
Viajes
Otros
Evita crear categorías demasiado específicas. Una lista breve y reutilizable facilita la elaboración de informes más que decenas de categorías que solo se utilizan una vez.
Revisar los gastos del proyecto
La tabla Gastos de la pestaña Facturación del proyecto muestra:
Fecha del gasto
Categoría
Descripción
Importe
Estado de facturación
Utiliza el filtro de fechas para revisar los gastos de un período específico o de todo el historial. En un proyecto retainer, la fecha del gasto determina el período en el que se incluye.
Cómo afectan los gastos a los reportes del proyecto
Abre la pestaña Informe del proyecto para revisar su resumen financiero.
Los gastos aparecen en las siguientes áreas:
Gastos facturables, dentro de Ingresos
Gastos no facturables, dentro de Costos
Beneficio total del proyecto
Margen de beneficio
Esto proporciona una visión más completa que calcular la rentabilidad únicamente a partir de las horas.
Ejemplo: un proyecto puede parecer rentable si solo se tienen en cuenta las horas trabajadas, pero su margen real puede ser menor después de considerar gastos de publicidad, viajes o contratistas.
Gastos y retainers
Los gastos registrados en un proyecto retainer pertenecen al período que contiene la fecha seleccionada para el gasto. Por ejemplo, un gasto de publicidad con fecha del 10 de agosto aparecerá en el período del retainer del 31 de julio al 30 de agosto.
Esto permite revisar el resultado financiero completo de cada ciclo:
Horas trabajadas
Valor facturable
Gastos facturables
Costos internos de tiempo
Gastos no facturables
Beneficio y margen
Para obtener más información, consulta como gestionar proyectos recurrentes con Retainers.
Gastos y facturación
Los gastos facturables pueden utilizarse como parte del flujo de facturación junto con las horas facturables del proyecto.
Antes de cerrar un período de facturación:
Confirma que los gastos estén asignados al proyecto correcto.
Verifica la fecha y el importe.
Comprueba si cada gasto debe ser facturable.
Adjunta la documentación de respaldo cuando sea necesario.
Revisa su estado de facturación.
Esto reduce el riesgo de olvidar costos relacionados con el cliente durante la facturación.