Überblick
Die Funktion Genehmigungen ermöglicht es Managern und Administratoren, Zeiteinträge, Abwesenheitsanträge und Zeitkarten zu prüfen, Einreichungen zu genehmigen oder abzulehnen und bei Bedarf fehlende Stunden anzufordern.
Sobald Zeiten genehmigt wurden, können sie optional gesperrt werden, um weitere Änderungen zu verhindern. So bleiben abgeschlossene Datensätze konsistent und zuverlässig.
Mit der Funktion Genehmigungen können folgende Elemente geprüft, genehmigt oder abgelehnt werden:
Zeiteinträge
Abwesenheitsanträge
Zeitkarten
💡 Dadurch wird sichergestellt, dass Arbeitszeitdaten korrekt und validiert sind, bevor sie für Berichte, Lohnabrechnung oder Rechnungsstellung verwendet werden.
Genehmigungen aktivieren
Rollen: Administratoren | Pro- und Business-Funktion
So aktivieren Sie die Funktion Genehmigungen:
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Genehmigungsstatus für Zeiten
Wenn Status aktiviert sind, sind die Genehmigungsstatus Genehmigt/Abgelehnt standardmäßig für alle Benutzer im Workspace sichtbar, unabhängig von ihrer Rolle. Das bedeutet, dass alle Benutzer den Genehmigungsstatus von Zeiteinträgen sehen können.
Sie können einschränken, wer Genehmigungsstatus anzeigen und verwalten darf, indem Sie die Berechtigungseinstellungen anpassen.
So ändern Sie die Sichtbarkeit der Status:
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⚠️ Nur Benutzer mit der ausgewählten Rolle oder einer höheren Rolle können Genehmigungsstatus anzeigen und verwalten.
Genehmigungsstatus in Berichten
Wenn Genehmigungsstatus aktiviert sind, enthält der Stundenzettelbericht eine Spalte Status, in der der Status jedes Zeiteintrags angezeigt wird.
Mögliche Status sind:
Ausstehend – wartet auf die Prüfung durch einen Manager
Genehmigt – validiert und abgeschlossen
Abgelehnt – erfordert eine Korrektur
💡 Manager können mehrere Einträge direkt im Bericht filtern oder deren Status aktualisieren.
Stunden sperren
Mit der Option Stunden sperren können Sie Zeiteinträge sperren, sobald sie genehmigt wurden, um weitere Änderungen zu verhindern.
Wenn diese Option aktiviert ist, können genehmigte Zeiteinträge von Benutzern nicht mehr geändert werden, abhängig von den ausgewählten Rollenberechtigungen. Dadurch bleiben Arbeitszeitdaten für Lohnabrechnung, Rechnungsstellung oder Berichte korrekt und endgültig.
⚠️ Nach der Aktivierung können nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen – Administratoren, Manager oder Supervisoren – gesperrte Einträge verwalten.
Wichtig
Wenn Stunden sperren aktiviert ist, stehen einige Einstellungen zur Zeiterfassung nicht mehr zur Verfügung, darunter:
Benutzer daran hindern, Zeiteinträge in der Vergangenheit hinzuzufügen oder zu bearbeiten
Temporäre Ausnahmen für Bearbeitungszugriff
Der Grund dafür ist, dass genehmigte Einträge automatisch gesperrt werden und nicht mehr bearbeitet werden können. Zusätzliche Bearbeitungseinschränkungen sind daher nicht erforderlich.
Bei Bedarf können Sie Stunden sperren jederzeit deaktivieren, um die volle Bearbeitungsflexibilität wiederherzustellen.
Zeiteinträge prüfen
Rollen: Administratoren und Manager | Pro- und Business-Funktion
Sobald Genehmigungen aktiviert sind, können Manager und Administratoren die Arbeitszeiten der Benutzer direkt über die Seiten Genehmigungen und Stunden prüfen.
So prüfen Sie die Zeiteinträge eines Mitarbeiters über Genehmigungen:
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💡 Dadurch wird der Stundenzettel des Benutzers für den ausgewählten Monat geöffnet. Dort können Sie jeden Zeiteintrag vor der Genehmigung überprüfen.
Manager können eine Zusammenfassung mit folgenden Informationen sehen:
Geleistete / erwartete Stunden
Genehmigungsstatus
Noch zu genehmigende Stunden
Diese Übersicht hilft Managern dabei, unvollständige oder inkonsistente Stundenzettel schnell zu erkennen.
So prüfen Sie die Zeiteinträge eines Mitarbeiters über Stunden:
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Zeiteinträge genehmigen oder ablehnen
Rollen: Administratoren und Manager | Pro- und Business-Funktion
Beim Prüfen eines Stundenzettels können Administratoren und Manager einzelne Zeiteinträge genehmigen oder ablehnen.
So genehmigen oder lehnen Sie Zeiteinträge ab:
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⚠️ Genehmigte Einträge zeigen an, dass die Zeiten validiert wurden und für Lohnabrechnung, Rechnungsstellung oder Berichte bereit sind. Abgelehnte Einträge zeigen an, dass der Benutzer die eingereichten Zeiten prüfen oder korrigieren muss.
Fehlende Stunden anfordern
Manager können Benutzer daran erinnern, fehlende Arbeitsstunden einzutragen.
So fordern Sie fehlende Zeiteinträge an:
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Die Benutzer erhalten eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, ihre fehlenden Zeiteinträge zu ergänzen.
Genehmigung von Abwesenheiten
Rollen: Administratoren und Manager | Pro- und Business-Funktion
Manager können Abwesenheitsanträge direkt auf der Seite Genehmigungen prüfen und genehmigen.
Im Abschnitt Abwesenheiten werden folgende Informationen angezeigt:
Einreichungsdatum
Name des Mitarbeiters
Abwesenheitsrichtlinie
Beantragter Umfang
Abwesenheitszeitraum
Genehmigungsstatus
Manager können Anträge genehmigen oder ablehnen, um die Einhaltung von Abwesenheitsrichtlinien sicherzustellen und die Teamplanung organisiert zu halten.
Genehmigung von Zeitkarten
Rollen: Administratoren und Manager | Pro- und Business-Funktion
Zeitkarten bieten eine Zusammenfassung der von einem Benutzer für einen bestimmten Zeitraum erfassten Zeit. Manager können eingereichte Zeitkarten im Abschnitt Zeitkarten prüfen.
So prüfen Sie Zeitkarten:
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Dies hilft sicherzustellen, dass wöchentliche oder monatliche Zeiterfassungen vollständig und bereit zur weiteren Verarbeitung sind.
Ausstehende Zeitkarten anfordern
Administratoren und Manager können Benutzer dazu auffordern, ihre ausstehenden Zeitkarten einzureichen.
So senden Sie eine Erinnerung:
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Die Benutzer erhalten eine Benachrichtigung, die sie daran erinnert, ihre ausstehenden Zeitkarten einzureichen.