Überblick
Die Funktion Genehmigungen ermöglicht es Managern und Administratoren, Zeiteinträge, Einreichungen wöchentlich oder monatlich zu genehmigen oder abzulehnen und bei Bedarf fehlende Stunden anzufordern.
Sobald Zeiten genehmigt wurden, können sie optional gesperrt werden, um weitere Änderungen zu verhindern. So bleiben abgeschlossene Datensätze konsistent und zuverlässig.
Mit der Funktion Genehmigungen können folgende Elemente geprüft, genehmigt oder abgelehnt werden Zeiteinträge.
💡 Dadurch wird sichergestellt, dass Arbeitszeitdaten korrekt und validiert sind, bevor sie für Berichte, Lohnabrechnung oder Rechnungsstellung verwendet werden.
Genehmigungen aktivieren
Rollen: Administratoren | Pro- und Business-Funktion
So aktivieren Sie die Funktion Genehmigungen:
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Genehmigungsstatus für Zeiten
Wenn Status aktiviert sind, sind die Genehmigungsstatus Genehmigt/Abgelehnt standardmäßig für alle Benutzer im Workspace sichtbar, unabhängig von ihrer Rolle. Das bedeutet, dass alle Benutzer den Genehmigungsstatus von Zeiteinträgen sehen können.
Sie können einschränken, wer Genehmigungsstatus anzeigen und verwalten darf, indem Sie die Berechtigungseinstellungen anpassen.
So ändern Sie die Sichtbarkeit der Status:
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⚠️ Nur Benutzer mit der ausgewählten Rolle oder einer höheren Rolle können Genehmigungsstatus anzeigen und verwalten.
Genehmigungsstatus in Berichten
Wenn Genehmigungsstatus aktiviert sind, enthält der Stundenzettelbericht eine Spalte Status, in der der Status jedes Zeiteintrags angezeigt wird.
Mögliche Status sind:
Genehmigt – validiert und abgeschlossen
Abgelehnt – erfordert eine Korrektur
💡 Manager können mehrere Einträge direkt im Bericht filtern oder deren Status aktualisieren.
Stunden sperren
Mit der Option Stunden sperren können Sie Zeiteinträge sperren, sobald sie genehmigt wurden, um weitere Änderungen zu verhindern.
Wenn diese Option aktiviert ist, können genehmigte Zeiteinträge von Benutzern nicht mehr geändert werden, abhängig von den ausgewählten Rollenberechtigungen. Dadurch bleiben Arbeitszeitdaten für Lohnabrechnung, Rechnungsstellung oder Berichte korrekt und endgültig.
⚠️ Nach der Aktivierung können nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen – Administratoren, Manager oder Supervisoren – gesperrte Einträge verwalten.
Wichtig
Wenn Stunden sperren aktiviert ist, stehen einige Einstellungen zur Zeiterfassung nicht mehr zur Verfügung, darunter:
Benutzer daran hindern, Zeiteinträge in der Vergangenheit hinzuzufügen oder zu bearbeiten
Temporäre Ausnahmen für Bearbeitungszugriff
Der Grund dafür ist, dass genehmigte Einträge automatisch gesperrt werden und nicht mehr bearbeitet werden können. Zusätzliche Bearbeitungseinschränkungen sind daher nicht erforderlich.
Bei Bedarf können Sie Stunden sperren jederzeit deaktivieren, um die volle Bearbeitungsflexibilität wiederherzustellen.
Zeiteinträge prüfen
Rollen: Administratoren und Manager | Pro- und Business-Funktion
Sobald Genehmigungen aktiviert sind, können Manager und Administratoren die Arbeitszeiten der Benutzer direkt über die Seiten Genehmigungen und Stunden prüfen – entweder für den gesamten Monat oder aufgeteilt nach Wochen.
So prüfen Sie die Zeiteinträge eines Mitarbeiters über Genehmigungen:
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💡 Dadurch wird der Stundenzettel des Benutzers für den ausgewählten Zeitraum (Woche oder Monat) geöffnet. Dort können Sie jeden Zeiteintrag vor der Genehmigung überprüfen.
Manager können eine Zusammenfassung mit folgenden Informationen sehen:
Geleistete / erwartete Stunden
Genehmigungsstatus
Noch zu genehmigende Stunden
Diese Übersicht hilft Managern dabei, unvollständige oder inkonsistente Stundenzettel schnell zu erkennen.
So prüfen Sie die Zeiteinträge eines Mitarbeiters über Stunden:
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Genehmigungen filtern
Verwenden Sie die verfügbaren Filter, um sich auf die Genehmigungen zu konzentrieren, die Sie überprüfen möchten.
Sie können Genehmigungen nach folgenden Kriterien filtern:
Benutzer – Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, um deren Zeiten einzeln zu überprüfen.
Gruppe – Filtern Sie Benutzer nach Gruppe, um ein bestimmtes Team oder eine bestimmte Abteilung zu überprüfen.
Monat – Verwenden Sie die Monatsauswahl, um zwischen verschiedenen Genehmigungszeiträumen zu wechseln.
Woche – Wählen Sie innerhalb des ausgewählten Monats eine bestimmte Woche aus, um nur die Stunden und den Genehmigungsstatus dieses Zeitraums anzuzeigen.
Mit diesen Filtern können Sie die angezeigten Informationen leichter eingrenzen und ausstehende, genehmigte oder abgelehnte Stunden für die relevanten Benutzer und Zeiträume überprüfen.
Zeiteinträge genehmigen oder ablehnen
Rollen: Administratoren und Manager | Pro- und Business-Funktion
Beim Prüfen eines Stundenzettels können Administratoren und Manager einzelne Zeiteinträge genehmigen oder ablehnen.
So genehmigen oder lehnen Sie Zeiteinträge ab:
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⚠️ Genehmigte Einträge zeigen an, dass die Zeiten validiert wurden und für Lohnabrechnung, Rechnungsstellung oder Berichte bereit sind. Abgelehnte Einträge zeigen an, dass der Benutzer die eingereichten Zeiten prüfen oder korrigieren muss.
Fehlende Stunden anfordern
Manager können Benutzer daran erinnern, fehlende Arbeitsstunden einzutragen.
So fordern Sie fehlende Zeiteinträge an:
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Die Benutzer erhalten eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, ihre fehlenden Zeiteinträge zu ergänzen.