Defina com que frequência o projeto será renovado, estabeleça as horas previstas para cada ciclo e acompanhe horas, receita, custos e lucro ao longo de toda a contratação.

Esse recurso é especialmente útil para agências, consultores e equipes de serviços que trabalham com clientes por meio de contratos mensais ou recorrentes.

Funções: Administradores, Managers | Recurso Pro & Business

Um retainer é um contrato recorrente em que o cliente paga por um serviço contínuo ou por um volume de trabalho acordado durante cada período de cobrança.

Dependendo do contrato, o retainer pode ser:

Cada retainer é dividido em períodos separados, facilitando a comparação do trabalho realizado, das horas estimadas, das despesas, da receita e da rentabilidade entre diferentes ciclos.

Ao selecionar uma frequência recorrente, o TrackingTime cria automaticamente períodos de cobrança separados para o projeto.

A frequência determina com que periodicidade um novo período do retainer começa.

Por exemplo, um retainer mensal que reinicia no dia 31 pode gerar períodos como:

Escolha o dia de reinício de acordo com o contrato firmado com o cliente. O período não precisa começar no primeiro dia do mês.

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O valor de Horas estimadas padrão é aplicado aos períodos do retainer criados para o projeto.

Por exemplo, um retainer mensal pode incluir:

Você pode ajustar as horas estimadas de períodos específicos pela aba Faturamento do projeto sem alterar os demais períodos.

As horas estimadas ajudam a equipe a comparar o tempo efetivamente trabalhado com a alocação prevista para cada período.

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Abra a tela de Edição do projeto, acesse a aba Faturamento e selecione um dos métodos disponíveis:

Use Por hora quando o cliente for cobrado de acordo com o tempo trabalhado.

A tarifa horária aplicável pode vir das configurações da tarefa, do projeto ou do usuário. Quando houver várias tarifas configuradas, o TrackingTime as aplicará nesta ordem:

Isso permite cobrar diferentes valores para diferentes tipos de trabalho sem precisar criar projetos separados.

Use Valor fixo quando o cliente pagar um valor acordado para todo o período do retainer.

O TrackingTime pode comparar o valor do trabalho e os custos relacionados ao projeto com o valor acordado, ajudando você a acompanhar a rentabilidade do período.

Use Não faturável quando o projeto for recorrente, mas não for cobrado de um cliente, como em projetos internos de operações ou desenvolvimento de negócios.

Abra o projeto e acesse a aba Relatório para revisar o período de retainer selecionado.

O relatório inclui:

Use o seletor de período para alternar entre:

Revisar os períodos separadamente facilita a identificação de tendências, como estouros recorrentes ou capacidade não utilizada.

Selecione o ícone de informações ao lado do período para ver um resumo da configuração financeira, incluindo:

Você também pode abrir o menu do projeto para visualizar o período atual, atualizar suas horas estimadas ou editar as propriedades gerais do projeto.

Acesse a aba Faturamento do projeto e role até Configurações de faturamento do período.

Aqui, você pode revisar cada período e atualizar suas horas estimadas. Essa seção também mostra a configuração de tarifas aplicável ao período.

Ao criar um novo retainer, o TrackingTime pode precisar de alguns instantes para gerar todos os períodos de faturamento. Uma mensagem será exibida durante esse processo.

A aba Faturamento do projeto também inclui as Configurações de cobrança das tarefas.

Use essa seção para adicionar tarefas e configurar um método de cobrança ou tarifa diferente do padrão do projeto.

Por exemplo:

A visibilidade dos retainers ajuda você a agir antes do encerramento do período de cobrança.

Por exemplo, a equipe já utilizou 90% das horas estimadas enquanto ainda resta metade do período.

Você pode decidir:

Por exemplo, apenas 40% das horas foram utilizadas próximo ao fim do período.

Você pode decidir:

O histórico do retainer oferece aos responsáveis pelas contas e aos clientes uma visão mais clara do valor entregue em cada ciclo.

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O TrackingTime não transfere automaticamente as horas não utilizadas de um período de retainer para o seguinte.

Caso seu contrato permita o acúmulo ou transferência de horas, será necessário considerá-las manualmente ao configurar o próximo período.

Retainers podem envolver custos adicionais, como publicidade, viagens, licenças de software, materiais ou prestadores terceirizados.

Você pode registrar essas despesas na aba Faturamento do projeto. As despesas faturáveis contribuem para a receita do projeto, enquanto as despesas não faturáveis contribuem para seus custos.

Isso oferece uma visão mais completa do desempenho financeiro do retainer em cada período.

Para obter instruções completas, consulte o artigo Despesas.

Uma agência fornece 40 horas de serviços contínuos de marketing por mês. O projeto é reiniciado mensalmente, e o gerente de projeto verifica o consumo na metade de cada ciclo.
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Um consultor registra horas em um projeto recorrente. O cliente é cobrado de acordo com as horas aprovadas e pode revisar o trabalho realizado durante o período.
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Uma equipe de software cobra uma tarifa mensal fixa pela manutenção. Ao acompanhar as horas e os custos do projeto, a equipe pode confirmar se o contrato continua rentável.
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Um projeto usa uma tarifa horária padrão para trabalhos de produção e uma tarifa de tarefa mais alta para consultoria estratégica. A cobrança no nível da tarefa elimina a necessidade de dividir o contrato em projetos separados.
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