Use o recurso Despesas para registrar itens como viagens, software, publicidade, materiais e honorários de prestadores de serviço. Cada despesa pode ser classificada como faturável ao cliente ou como um custo interno do projeto.
Funções: Administradores, Managers | Recurso Pro e Business
Por que registrar despesas no TrackingTime?
As horas representam apenas uma parte do custo de um projeto.
Um projeto também pode incluir:
Viagens e hospedagem
Gastos com publicidade
Licenças de software
Impressões e materiais
Refeições ou compras relacionadas ao cliente
Registrar esses custos no mesmo projeto em que as horas da equipe são registradas ajuda a compreender o desempenho financeiro completo do projeto.
O TrackingTime considera as despesas do projeto ao exibir receita, custo, lucro e margem:
Despesas faturáveis contribuem para a receita do projeto.
Despesas não faturáveis contribuem para o custo do projeto.
Dessa forma, o relatório de rentabilidade considera tanto o tempo da equipe quanto os valores gastos no projeto.
Adicionar uma despesa
Como adicionar uma despesa:
|
Gerenciar categorias de despesas
Como criar tipos de despesas:
|
Use nomes de categorias claros e consistentes em todo o espaço de trabalho.
Uma lista prática para começar pode incluir:
Publicidade
Refeições
Material de escritório
Software e assinaturas
Viagens
Outros
Evite criar categorias muito específicas. Uma lista curta e reutilizável facilita a geração de relatórios mais do que dezenas de categorias usadas apenas uma vez.
Revisar as despesas do projeto
A tabela Despesas, na aba Faturamento do projeto, mostra:
Data da despesa
Categoria
Descrição
Valor
Status de faturamento
Use o filtro de datas para revisar despesas de um período específico ou de todo o histórico. Em um projeto de retainer, a data da despesa determina o período em que ela será contabilizada.
Como as despesas afetam os relatórios do projeto
Abra a aba Relatório do projeto para revisar o resumo financeiro.
As despesas aparecem nas seguintes áreas:
Despesas faturáveis, em Receita
Despesas não faturáveis, em Custo
Lucro total do projeto
Margem de lucro
Isso oferece uma visão mais completa do que calcular a rentabilidade considerando apenas as horas.
Exemplo: um projeto pode parecer lucrativo com base nas horas trabalhadas, mas sua margem real pode ser menor depois de considerar custos com publicidade, viagens ou prestadores de serviço.
Despesas e retainers
As despesas registradas em um projeto de retainer pertencem ao período que contém a data selecionada para a despesa. Por exemplo, uma despesa de publicidade datada de 10 de agosto aparecerá no período de retainer de 31 de julho a 30 de agosto.
Isso permite revisar o resultado financeiro completo de cada ciclo:
Horas trabalhadas
Valor faturável
Despesas faturáveis
Custos internos de tempo
Despesas não faturáveis
Lucro e margem
Para mais informações, consulte como gerenciar projetos recorrentes com Retainers.
Despesas e faturamento
As despesas faturáveis podem ser incluídas no fluxo de faturamento junto com as horas faturáveis do projeto.
Antes de encerrar um período de faturamento:
Confirme se as despesas foram atribuídas ao projeto correto.
Verifique a data e o valor.
Confirme se cada despesa deve ser faturável.
Anexe a documentação comprobatória quando necessário.
Revise o status de faturamento.
Isso reduz o risco de esquecer custos relacionados ao cliente durante o faturamento.