Vue d’ensemble
La fonctionnalité Approbations permet aux Managers et Administrateurs d’examiner les entrées de temps, les demandes de temps livre et les feuilles de temps, d’approuver ou de rejeter les soumissions, et de demander les heures manquantes lorsque cela est nécessaire.
Une fois les heures approuvées, elles peuvent également être verrouillées afin d’empêcher toute modification ultérieure, ce qui garantit la cohérence et la fiabilité des données finalisées.
La fonctionnalité Approbations permet d’examiner, d’approuver ou de rejeter :
Les entrées de temps
Les demandes de congé
Les feuilles de temps
💡 Cela permet de s’assurer que les données de temps sont exactes et validées avant leur utilisation pour les rapports, la paie ou la facturation.
Activer les Approbations
Rôles : Administrateurs | Fonctionnalité Pro et Business
Comment activer la fonctionnalité Approbations :
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États d’approbation des heures
Lorsque les États sont activés, les statuts d’approbation (Approuvé/Rejeté) sont, par défaut, visibles par tous les utilisateurs de l’espace de travail, quel que soit leur rôle. Cela signifie que tous les utilisateurs peuvent voir le statut d’approbation des entrées de temps.
Vous pouvez restreindre les personnes autorisées à consulter et à gérer les états d’approbation en modifiant les paramètres d’autorisation.
Comment modifier la visibilité des États :
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⚠️ Seuls les utilisateurs disposant du rôle sélectionné, ou d’un rôle supérieur, pourront consulter et gérer les états d’approbation.
États d’approbation dans les Rapports
Lorsque les états d’approbation sont activés, le rapport Feuilles de temps inclut une colonne État indiquant le statut de chaque entrée de temps.
Les états possibles sont :
En attente – en attente de validation par un manager
Approuvé – validé et finalisé
Rejeté – nécessite une correction
💡 Les Managers peuvent filtrer ou modifier l’état de plusieurs entrées directement depuis le rapport.
Bloquer les heures
L’option Bloquer les heures vous permet de verrouiller les entrées de temps une fois qu’elles ont été approuvées, afin d’empêcher toute modification ultérieure.
Lorsque cette option est activée, les utilisateurs ne peuvent plus modifier les entrées de temps approuvées, selon les autorisations de rôle sélectionnées. Cela permet de garantir que les données restent exactes et définitives pour la paie, la facturation ou les rapports.
⚠️ Une fois cette option activée, seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées — Administrateurs, Managers ou Superviseurs — pourront gérer les entrées bloquées.
Important
Lorsque Bloquer les heures est activé, certains paramètres de suivi du temps deviennent indisponibles, notamment :
Empêcher les utilisateurs d’ajouter ou de modifier des entrées de temps dans le passé
Exceptions temporaires d’accès à la modification
Cela s’explique par le fait que les entrées approuvées sont automatiquement verrouillées et ne peuvent plus être modifiées, rendant inutiles les restrictions supplémentaires de modification.
Si nécessaire, vous pouvez désactiver Bloquer les heures à tout moment afin de rétablir une flexibilité complète de modification.
Examiner les entrées de temps
Rôles : Administrateurs et Managers | Fonctionnalité Pro et Business
Une fois les Approbations activées, les Managers et Administrateurs peuvent examiner les heures de travail des utilisateurs directement depuis les pages Approbations et Heures.
Comment examiner les entrées de temps d’un employé depuis Approbations :
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💡 La feuille de temps de l’utilisateur pour le mois sélectionné s’ouvre alors, ce qui vous permet d’examiner chaque entrée avant de l’approuver.
Les Managers peuvent consulter un récapitulatif comprenant :
Heures travaillées / attendues
État d’approbation
Heures en attente d’approbation
Cette vue d’ensemble permet d’identifier rapidement les feuilles de temps incomplètes ou incohérentes.
Comment examiner les entrées de temps d’un employé depuis Heures :
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Approuver ou rejeter des entrées de temps
Rôles : Administrateurs et Managers | Fonctionnalité Pro et Business
Lorsqu’ils examinent une feuille de temps, les Administrateurs et Managers peuvent approuver ou rejeter des entrées de temps spécifiques.
Comment approuver ou rejeter des entrées de temps :
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⚠️ Les entrées approuvées indiquent que les heures ont été validées et sont prêtes à être utilisées pour la paie, la facturation ou les rapports. Les entrées rejetées indiquent que l’utilisateur doit examiner ou corriger les heures soumises.
Demander les heures manquantes
Les Managers peuvent rappeler aux utilisateurs de saisir les heures de travail manquantes.
Pour demander les entrées de temps manquantes :
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Les utilisateurs recevront une notification leur demandant de compléter leurs entrées de temps manquantes.
Approbations des temps livre
Rôles : Administrateurs et Managers | Fonctionnalité Pro et Business
Les Managers peuvent examiner et approuver les demandes de congé directement depuis la page Approbations.
La section Temps Livre affiche :
Date de soumission
Nom de l’employé
Politique de congé
Quantité demandée
Période de congé
État d’approbation
Les Managers peuvent approuver ou rejeter les demandes afin de garantir le respect des politiques de temps livre et de maintenir une bonne organisation des plannings de l’équipe.
Approbation des feuilles de temps
Rôles : Administrateurs et Managers | Fonctionnalité Pro et Business
Les feuilles de temps fournissent un récapitulatif du temps enregistré par un utilisateur sur une période donnée. Les Managers peuvent examiner les feuilles de temps soumises depuis la section Feuilles de temps.
Comment examiner les feuilles de temps :
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Cela permet de s’assurer que les soumissions hebdomadaires ou mensuelles sont complètes et prêtes à être traitées.
Demander les feuilles de temps en attente
Les Administrateurs et Managers peuvent demander aux utilisateurs de soumettre leurs feuilles de temps en attente.
Comment envoyer un rappel :
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Les utilisateurs recevront une notification leur rappelant de soumettre leurs feuilles de temps en attente.