Vue d’ensemble
La fonctionnalité Approbations permet aux Managers et Administrateurs d'examiner les entrées de temps, d'approuver ou de rejeter les soumissions par semaine ou par mois, et de demander les heures manquantes lorsque cela est nécessaire.
Une fois les heures approuvées, elles peuvent également être verrouillées afin d’empêcher toute modification ultérieure, ce qui garantit la cohérence et la fiabilité des données finalisées.
La fonctionnalité Approbations permet d’examiner, d’approuver ou de rejeter les entrées de temps.
💡 Cela permet de s’assurer que les données de temps sont exactes et validées avant leur utilisation pour les rapports, la paie ou la facturation.
Activer les Approbations
Rôles : Administrateurs | Fonctionnalité Pro et Business
Comment activer la fonctionnalité Approbations :
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États d’approbation des heures
Lorsque les États sont activés, les statuts d’approbation (Approuvé/Rejeté) sont, par défaut, visibles par tous les utilisateurs de l’espace de travail, quel que soit leur rôle. Cela signifie que tous les utilisateurs peuvent voir le statut d’approbation des entrées de temps.
Vous pouvez restreindre les personnes autorisées à consulter et à gérer les états d’approbation en modifiant les paramètres d’autorisation.
Comment modifier la visibilité des États :
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⚠️ Seuls les utilisateurs disposant du rôle sélectionné, ou d’un rôle supérieur, pourront consulter et gérer les états d’approbation.
États d’approbation dans les Rapports
Lorsque les états d’approbation sont activés, le rapport Feuilles de temps inclut une colonne État indiquant le statut de chaque entrée de temps.
Les états possibles sont :
Approuvé – validé et finalisé
Rejeté – nécessite une correction
💡 Les Managers peuvent filtrer ou modifier l’état de plusieurs entrées directement depuis le rapport.
Bloquer les heures
L’option Bloquer les heures vous permet de verrouiller les entrées de temps une fois qu’elles ont été approuvées, afin d’empêcher toute modification ultérieure.
Lorsque cette option est activée, les utilisateurs ne peuvent plus modifier les entrées de temps approuvées, selon les autorisations de rôle sélectionnées. Cela permet de garantir que les données restent exactes et définitives pour la paie, la facturation ou les rapports.
⚠️ Une fois cette option activée, seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées — Administrateurs, Managers ou Superviseurs — pourront gérer les entrées bloquées.
Important
Lorsque Bloquer les heures est activé, certains paramètres de suivi du temps deviennent indisponibles, notamment :
Empêcher les utilisateurs d’ajouter ou de modifier des entrées de temps dans le passé
Exceptions temporaires d’accès à la modification
Cela s’explique par le fait que les entrées approuvées sont automatiquement verrouillées et ne peuvent plus être modifiées, rendant inutiles les restrictions supplémentaires de modification.
Si nécessaire, vous pouvez désactiver Bloquer les heures à tout moment afin de rétablir une flexibilité complète de modification.
Examiner les entrées de temps
Rôles : Administrateurs et Managers | Fonctionnalité Pro et Business
Une fois les Approbations activées, les Managers et Administrateurs peuvent examiner les heures de travail des utilisateurs directement depuis les pages Approbations et Heures — pour le mois entier ou ventilées par semaine.
Comment examiner les entrées de temps d’un employé depuis Approbations :
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💡 La feuille de temps de l'utilisateur pour la période sélectionnée (semaine ou mois) s'ouvre alors, ce qui vous permet d'examiner chaque entrée avant de l'approuver.
Les Managers peuvent consulter un récapitulatif comprenant :
Heures travaillées / attendues
État d’approbation
Heures en attente d’approbation
Cette vue d’ensemble permet d’identifier rapidement les feuilles de temps incomplètes ou incohérentes.
Comment examiner les entrées de temps d’un employé depuis Heures :
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Filtrer les approbations
Utilisez les filtres disponibles pour vous concentrer sur les approbations que vous souhaitez examiner.
Vous pouvez filtrer les approbations par :
Utilisateur – Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs afin d’examiner leurs heures individuellement.
Groupe – Filtrez les utilisateurs par groupe afin d’examiner une équipe ou un service spécifique.
Mois – Utilisez le sélecteur de mois pour naviguer entre les différentes périodes d’approbation.
Semaine – Dans le mois sélectionné, choisissez une semaine spécifique afin d’examiner uniquement les heures et le statut d’approbation correspondant à cette période.
Ces filtres vous permettent de cibler plus facilement les informations affichées et d’examiner les heures en attente, approuvées ou rejetées pour les utilisateurs et les périodes concernés.
Approuver ou rejeter des entrées de temps
Rôles : Administrateurs et Managers | Fonctionnalité Pro et Business
Lorsqu’ils examinent une feuille de temps, les Administrateurs et Managers peuvent approuver ou rejeter des entrées de temps spécifiques.
Comment approuver ou rejeter des entrées de temps :
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⚠️ Les entrées approuvées indiquent que les heures ont été validées et sont prêtes à être utilisées pour la paie, la facturation ou les rapports. Les entrées rejetées indiquent que l’utilisateur doit examiner ou corriger les heures soumises.
Demander les heures manquantes
Les Managers peuvent rappeler aux utilisateurs de saisir les heures de travail manquantes.
Pour demander les entrées de temps manquantes :
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Les utilisateurs recevront une notification leur demandant de compléter leurs entrées de temps manquantes.