El fichaje te permite a ti y a tu equipo realizar un seguimiento fácil de los horarios de entrada y salida, y, de igual manera, permite crear reportes mensuales de los empleados que muestran no solo cuando llegan a la oficina y se van, sino también los recesos que toman durante el día y las horas extras que trabajan.
Vista general
La página de Fichaje está dividida en 3 áreas:
Encabezado: encontrarás tanto el Selector de fechas como el Selector de usuarios. Selecciona un usuario de la lista desplegable y visualiza sus datos del período de tiempo seleccionado.
Barra lateral: elige entre visualizar tus propios Fichajes o los de tu equipo, y también accede a la configuración de tus Fichajes desde aquí.
Panel principal: aquí se mostrará la opción que selecciones en la barra lateral.
Habilitar Fichaje
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Ve a Administrar>Complementos>Fichaje para habilitar este complemento. Puedes habilitar y deshabilitar Fichaje en cualquier momento, según sea necesario.
Una vez habilitado, encontraras el informe Fichaje en la sección Reportes.
💡 Para aprovechar al máximo tu informe de Fichaje, asegúrate de haber configurado primero los horarios de trabajo de tu equipo.
Configuración del Fichaje
Roles: Administrador | Paga
Personaliza la configuración de los fichajes según tus necesidades.
Autodetectar descansos: si la brecha entre una entrada de tiempo y la siguiente es mayor que los minutos seleccionados, los fichajes detectarán automáticamente un descanso. El valor predeterminado es 15 minutos, pero puedes elegir entre 5, 10, 15, 30 o 60 minutos.
Recordar al equipo que envíen sus fichajes: envía un correo electrónico a todos los usuarios 3 días antes de la fecha de cierre el fichaje para recordarles que verifiquen y completen su tarjeta de tiempo actual.
Envío automático de fichajes: si está habilitado, los fichajes se generarán automáticamente para cada usuario, mensualmente. Los administradores del espacio de trabajo recibirán una notificación por correo electrónico con todas las tarjetas de horas de usuario generadas pendientes de aprobación.
Impedir que los usuarios editen sus fichajes: esta es la cantidad de días que tu equipo tendrá como tiempo para editar sus fichajes, antes de que se envíen. Si necesitas hacer una excepción, puedes ir a Políticas de seguimiento>Acceso de edición temporal.
📝 También puedes agregar detalles de la empresa que te gustaría incluir en tus fichajes al exportarlos en formato PDF.
Listas de Fichajes
Mis Fichajes
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Ve a Reportes>Fichaje>Mis fichajes para visualizar tus fichajes para cada mes del año seleccionado. Una vez que selecciones un mes, así es como se verá el reporte:
Los fichajes del equipo
Roles: Administradores | Paga
Selecciona una fecha del Selector de fechas y un usuario del Selector de usuarios y visualiza sus fichajes para el período de tiempo seleccionado. También puedes seleccionar Todos de la lista.
📝 Solo los usuarios con rol de administrador podrán visualizar todos los fichajes del equipo. Los usuarios con un rol diferente solo podrán ver sus propios registros de horas.
Edita tus Fichajes
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Fichajes creados automáticamente
Generamos automáticamente tus fichajes analizando tus entradas de tiempo para el mes dado y las horas de entrada y salida de tu horario de trabajo.
Al abrir un fichaje, recibiras un mensaje del sistema con respecto a la cantidad de horas que se detectaron para el mes. Luego podrás revisar esas entradas, editarlas si es necesario y enviarlas.
Regenerar tu Fichaje
Si la información que se muestra en el Fichaje no es precisa, tienes la opción de regenerar el fichaje mensual. Simplemente haz clic en el menú de 3 puntos para visualizar la opción.
Esto eliminará cualquier información que hayas agregado a tu fichaje y la volverá a calcular a partir de tus entradas de tiempo.
Descansos
También analizamos todas tus entradas de tiempo durante el día, para detectar automáticamente los descansos. Si la brecha entre una entrada de tiempo y la siguiente es mayor que x minutos, creamos una nueva entrada de fichaje del tipo "Descanso".
Entonces, por ejemplo, si trabajaste de 09:00 am a 10:00 am en una tarea en particular y luego trabajaste de 10:30 am a 12:00 pm en otra tarea, crearemos automáticamente un descanso de 30 minutos a partir de las 10:00 am a las 10:30 horas.
Horas Extras
Del mismo modo que detectamos automáticamente los descansos, también podemos identificar las horas extra. Una hora adicional representa una entrada de tiempo que está fuera de las horas de trabajo normales o de las horas de entrada/salida especificadas en el horario de trabajo de un usuario.
Si tanto las horas de entrada/salida como las horas de trabajo están configuradas en los horarios de trabajo, el sistema priorizará las horas de entrada/salida para detectar automáticamente las horas extra.
Configurar y editar manualmente las horas de entrada y salida
Si el fichaje generado automáticamente no refleja las horas realmente trabajadas por el usuario, siempre puedes cambiar los datos manualmente.
A veces, los empleados comienzan a trabajar en una tarea, tiempo después de haber llegado a la oficina. En este caso, puedes configurar fácilmente los tiempos reales de entrada y salida manualmente.
Agregar Descansos, Horas Extra, Feriados y Ausencias
Puedes agregar o actualizar manualmente las entradas del fichaje para descansos, horas extra, ausencias pagas y feriados, en cualquier momento, según sea necesario. Cuando editas las entradas del fichaje, las horas regulares, las horas extras, las horas de descanso y las ausencias se vuelven a calcular automáticamente.
Enviar tus fichajes
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Una vez que hayas terminado de editar tus Fichajes y asegurarte de que sean correctos, puedes continuar y enviarlos. Podrás ver el estado de tus fichajes mensuales yendo a Mis Fichajes o a Los fichajes del equipo.
Si necesitas seguir editando un fichaje ya enviado, puedes usar el botón Revert Submission.
Solicitudes de Ausencias en Fichajes
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Si tú o alguien de tu equipo solicita una Ausencia en Administrar>Ausencias, podrás ver esa información reflejada en tus fichajes. No podrás crear ni editar estas solicitudes desde la sección Mis fichajes, solo visualizarlas.
Exportar tus Fichajes
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Siempre podrás exportar tus Fichajes en PDF, CSV y Excel. Para ello, haz clic en "Exportar" y selecciona el formato que prefieras.
Solucionar problemas con tus fichajes
Mis turnos no coinciden con mis entradas de tiempo
No siempre se espera que coincidan con tus entradas de tiempo. Pueden variar debido a la configuración de tu equipo en los registros de horas, o debido a un cambio manual o a la adición de turnos que afectaron los resultados.
Hice algunos cambios en mis turnos, pero ahora quiero volver a los que se dedujeron de mis entradas de tiempo
Si la información que aparece en el registro de horas no parece precisa, tienes la opción de regenerar el registro mensual de horas. Simplemente haz clic en el menú de los 3 puntos para ver la opción.
Esto eliminará cualquier información que hayas agregado a tu registro de horas y lo recalculará a partir de tus entradas de tiempo.
Envié mi registro de horas por error y ahora necesito actualizarlo
Si necesitas editar aún más un registro de horas que ya enviaste, puedes usar el botón de Deshacer Envío.
Que sigue?
Configura Horarios de trabajo para tu equipo.
Gestionar Ausencias y Feriados.