Vista general
Aprobaciones permite a Managers y Administradores revisar registros de tiempo, solicitudes de tiempo libre y tarjetas de tiempo, aprobar o rechazar envíos y solicitar horas faltantes cuando sea necesario.
Una vez aprobadas las horas, también pueden bloquearse para evitar modificaciones posteriores, garantizando que los registros finalizados se mantengan consistentes y fiables.
La función Aprobaciones permite revisar, aprobar o rechazar:
Registros de tiempo
Solicitudes de tiempo libre
Tarjetas de tiempo
💡 Esto garantiza que los datos de horas sean precisos y estén validados antes de utilizarlos para reportes, nómina o facturación.
Activar Aprobaciones
Roles: Administradores | Función Pro y Business
Cómo activar la función Aprobaciones:
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Estados de aprobación de horas
Cuando los Estados están habilitados, los estados de aprobación (Aprobado/Rechazado) son, de forma predeterminada, visibles para todos los usuarios del espacio de trabajo, independientemente de su rol. Esto significa que todos los usuarios podrán ver el estado de aprobación de los registros de tiempo.
Puedes limitar quién puede ver y gestionar los estados de aprobación ajustando la configuración de permisos.
Cómo cambiar la visibilidad de los Estados:
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⚠️ Solo los usuarios con el rol seleccionado (o uno superior) podrán ver y gestionar los estados de aprobación.
Estados de aprobación en Reportes
Cuando los estados de aprobación están habilitados, el informe de Planillas de horas incluye una columna Estado que muestra el estado de cada registro de tiempo.
Los estados posibles son:
Pendiente – a la espera de revisión por parte de un manager
Aprobado – validado y finalizado
Rechazado – requiere corrección
💡 Los Managers pueden filtrar o actualizar el estado de varios registros directamente desde el informe.
Bloquear horas
La opción Bloquear horas permite bloquear los registros de tiempo una vez aprobados, evitando modificaciones posteriores.
Cuando esta opción está habilitada, los usuarios ya no pueden modificar los registros de tiempo aprobados (según los permisos de rol seleccionados). Esto ayuda a garantizar que los datos de horas permanezcan precisos y definitivos para nómina, facturación o informes.
⚠️ Una vez activada, solo los usuarios con los permisos correspondientes (Administradores, Managers o Supervisores) podrán gestionar los registros bloqueados.
Importante
Cuando Bloquear horas está habilitado, algunas opciones de registro de tiempo dejan de estar disponibles, entre ellas:
Impedir que los usuarios agreguen o editen registros de tiempo en el pasado
Excepciones temporales de acceso para edición
Esto se debe a que los registros aprobados se bloquean automáticamente y ya no pueden editarse, por lo que las restricciones adicionales de edición dejan de ser necesarias.
Si lo necesitas, puedes desactivar Bloquear horas en cualquier momento para recuperar toda la flexibilidad de edición.
Revisar registros de tiempo
Roles: Administradores y Managers | Función Pro y Business
Una vez activadas las Aprobaciones, los Managers y Administradores pueden revisar las horas de trabajo de los usuarios directamente desde las páginas Aprobaciones y Horas.
Cómo revisar los registros de tiempo de un empleado desde Aprobaciones:
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💡 Se abrirá la Planilla de Horas del usuario para el mes seleccionado, donde podrás revisar cada registro de tiempo antes de aprobarlo.
Los Managers pueden ver un resumen que incluye:
Horas trabajadas / esperadas
Estado de aprobación
Horas pendientes de aprobación
Esta vista permite identificar rápidamente hojas de horas incompletas o inconsistentes.
Cómo revisar los registros de tiempo de un empleado desde Horas:
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Aprobar o rechazar entradas de tiempo
Roles: Administradores y Managers | Función Pro y Business
Al revisar una planilla de horas, los Administradores y Managers pueden aprobar o rechazar entradas de tiempo específicas.
Cómo aprobar o rechazar entradas de tiempo:
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⚠️ Las entradas aprobadas indican que las horas han sido validadas y están listas para nómina, facturación o informes. Las entradas rechazadas indican que el usuario debe revisar o corregir las horas enviadas.
Solicitar horas faltantes
Los Managers pueden recordar a los usuarios que completen las horas de trabajo que les falten.
Para solicitar entradas de tiempo faltantes:
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Los usuarios recibirán una notificación solicitándoles que completen las entradas de tiempo faltantes.
Aprobaciones de tiempo libre
Roles: Administradores y Managers | Función Pro y Business
Los Managers pueden revisar y aprobar solicitudes de tiempo libre directamente desde la página Aprobaciones.
La sección Ausencias muestra:
Fecha de solicitud
Nombre del empleado
Política de tiempo libre
Cantidad solicitada
Período de tiempo libre
Estado de aprobación
Los Managers pueden aprobar o rechazar solicitudes para garantizar el cumplimiento de las políticas de ausencia y mantener organizados los horarios del equipo.
Aprobaciones de tarjetas de tiempo
Roles: Administradores y Managers | Función Pro y Business
Las tarjetas de tiempo ofrecen un resumen del tiempo registrado por un usuario durante un período determinado. Los Managers pueden revisar las tarjetas de tiempo enviadas desde la sección Tarjetas de tiempo.
Cómo revisar tarjetas de tiempo:
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Esto ayuda a garantizar que los registros de tiempo semanales o mensuales estén completos y listos para ser procesados.
Solicitar tarjetas de tiempo pendientes
Los Administradores y Managers pueden solicitar a los usuarios que envíen sus tarjetas de tiempo pendientes.
Cómo enviar un recordatorio:
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Los usuarios recibirán una notificación recordándoles que deben enviar sus tarjetas de tiempo pendientes.