Legen Sie fest, wie häufig sich das Projekt erneuert, definieren Sie die erwarteten Stunden pro Zeitraum und überwachen Sie während der gesamten Zusammenarbeit Zeit, Umsatz, Kosten und Gewinn.
Dies ist besonders hilfreich für Agenturen, Berater und Serviceteams, die mit Kunden auf Basis monatlicher oder anderer wiederkehrender Vereinbarungen arbeiten.
Rollen: Administratoren, Manager | Pro- & Business-Funktion
Was ist ein Retainer?
Ein Retainer ist eine wiederkehrende Vereinbarung, bei der ein Kunde für eine fortlaufende Dienstleistung oder einen vereinbarten Arbeitsumfang innerhalb jedes Abrechnungszeitraums bezahlt.
Je nach Vereinbarung kann ein Retainer wie folgt abgerechnet werden:
Festpreis: Der Kunde zahlt pro Zeitraum einen vereinbarten Betrag, unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit.
Stundenbasiert: Dem Kunden werden die während des jeweiligen Zeitraums geleisteten Stunden berechnet.
Jeder Retainer wird in einzelne Zeiträume unterteilt. Dadurch können geleistete Arbeit, geschätzte Stunden, Ausgaben, Umsatz und Rentabilität leichter von einem Zyklus zum nächsten verglichen werden.
Beispiel: Northstar Agency beauftragt Ihr Team mit bis zu 40 Stunden Marketingdienstleistungen pro Monat. Sie können einen monatlichen Retainer erstellen, 40 geschätzte Stunden pro Zeitraum festlegen und verfolgen, wie viel des monatlichen Kontingents bereits genutzt wurde.
Retainer-Projekt erstellen
So erstellen Sie ein Retainer-Projekt:
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Wenn Sie eine wiederkehrende Häufigkeit auswählen, erstellt TrackingTime automatisch separate Abrechnungszeiträume für das Projekt.
Projekthäufigkeit auswählen
Die Häufigkeit legt fest, wie oft ein neuer Retainer-Zeitraum beginnt.
Ein monatlicher Retainer, der beispielsweise am 31. neu startet, kann folgende Zeiträume erzeugen:
Juli–30. August
August–29. September
September–30. Oktober
Wählen Sie den Neustarttag entsprechend Ihrer Vereinbarung mit dem Kunden. Der Zeitraum muss nicht am ersten Tag des Kalendermonats beginnen.
💡 Verwenden Sie das Start- oder Verlängerungsdatum des Kundenvertrags als Neustarttag. So stimmen die Zeiträume in TrackingTime mit der geschäftlichen Vereinbarung überein.
Geschätzte Stunden festlegen
Der Wert Standardmäßig geschätzte Stunden wird auf die für das Projekt erstellten Retainer-Zeiträume angewendet.
Ein monatlicher Retainer könnte zum Beispiel Folgendes umfassen:
40 Stunden in einem regulären Monat
45 Stunden während eines Produkt-Launches
35 Stunden in einer ruhigeren Phase
Sie können die geschätzten Stunden einzelner Zeiträume im Tab Abrechnung des Projekts anpassen, ohne die anderen Zeiträume zu verändern.
Geschätzte Stunden helfen dem Team dabei, die tatsächlich geleistete Zeit mit dem vorgesehenen Kontingent des jeweiligen Zeitraums zu vergleichen.
💡 Prüfen Sie das Kontingent zur Mitte jedes Zyklus. Wenn das Team sich dem Limit zu schnell nähert, bleibt noch Zeit, den Umfang anzupassen oder zusätzliche Arbeit mit dem Kunden zu besprechen.
Abrechnungsmethode konfigurieren
Öffnen Sie die Bearbeitungsansicht des Projekts und wählen Sie im Tab Abrechnung eine der verfügbaren Abrechnungsmethoden aus:
Stundenbasiert
Verwenden Sie Stundenbasiert, wenn dem Kunden die tatsächlich geleistete Zeit berechnet wird.
Der geltende Stundensatz kann aus den Einstellungen der Aufgabe, des Projekts oder des Benutzers stammen. Wenn mehrere Sätze konfiguriert sind, wendet TrackingTime sie in folgender Reihenfolge an:
Aufgabensatz
Projektsatz
Benutzersatz
So können Sie unterschiedliche Arten von Arbeit mit verschiedenen Sätzen abrechnen, ohne separate Projekte erstellen zu müssen.
Beispiel: Ein Projekt kann einen Standardsatz von 80 USD pro Stunde verwenden, während spezialisierte Aufgaben zur Kampagnenstrategie mit 120 USD pro Stunde abgerechnet werden.
Festpreis
Verwenden Sie Festpreis, wenn der Kunde einen vereinbarten Betrag für den gesamten Retainer-Zeitraum bezahlt.
TrackingTime kann anschließend den Wert der Arbeit und die mit dem Projekt verbundenen Kosten mit dem vereinbarten Betrag vergleichen. So können Sie die Rentabilität des jeweiligen Zeitraums überwachen.
Nicht abrechenbar
Verwenden Sie Nicht abrechenbar, wenn das Projekt wiederkehrend ist, aber keinem Kunden in Rechnung gestellt wird, beispielsweise bei internen Betriebs- oder Business-Development-Projekten.
Aktuellen Zeitraum prüfen
Öffnen Sie das Projekt und gehen Sie zum Tab Bericht, um den ausgewählten Retainer-Zeitraum zu prüfen.
Der Bericht enthält:
Geleistete Stunden
Geplante Stunden
Umsatz
Abrechenbare Ausgaben
Abgerechneter Betrag
Kosten
Nicht abrechenbare Ausgaben
Gewinn
Gewinnmarge
Aktivität im ausgewählten Zeitraum
Verwenden Sie die Zeitraumsauswahl, um zwischen folgenden Optionen zu wechseln:
Aktueller Zeitraum
Vorherige Zeiträume
Zukünftige Zeiträume
Alle Zeiträume
Die separate Betrachtung der einzelnen Zeiträume erleichtert es, Trends wie wiederholte Überschreitungen oder ungenutzte Kapazitäten zu erkennen.
Zeitraumseinstellungen prüfen
Wählen Sie das Informationssymbol neben dem Zeitraum, um eine Zusammenfassung der finanziellen Konfiguration anzuzeigen, darunter:
Erneuerungshäufigkeit
Abrechnungsmethode
Satztyp
Sie können außerdem das Projektmenü öffnen, um den aktuellen Zeitraum anzuzeigen, die geschätzten Stunden zu aktualisieren oder allgemeine Projekteigenschaften zu bearbeiten.
Einzelne Zeiträume konfigurieren
Gehen Sie zum Tab Abrechnung des Projekts und scrollen Sie zu Abrechnungseinstellungen für Zeiträume.
Hier können Sie jeden Zeitraum prüfen und seine geschätzten Stunden aktualisieren. Der Bereich zeigt außerdem die für den Zeitraum geltende Satzkonfiguration.
Wenn ein neuer Retainer erstellt wird, kann TrackingTime einen Moment benötigen, um alle Abrechnungszeiträume zu generieren. Während dieses Vorgangs wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
Abrechnung auf Aufgabenebene konfigurieren
Der Tab Abrechnung des Projekts enthält außerdem die Abrechnungseinstellungen für Aufgaben.
Verwenden Sie diesen Bereich, um Aufgaben hinzuzufügen und eine Abrechnungsmethode oder einen Satz zu konfigurieren, die vom Projektstandard abweichen.
Zum Beispiel:
Social-Media-Inhalte: Standard-Stundensatz
Management bezahlter Kampagnen: Individueller Stundensatz
Monatlicher Performance-Bericht: Festpreis
Strategiemeeting mit dem Kunden: Nicht abrechenbar
💡 Verwenden Sie Aufgabensätze für spezialisierte Arbeit, die einen höheren oder niedrigeren Wert als der Standard-Stundensatz des Projekts hat. Ein Aufgabensatz hat Vorrang vor Projekt- und Benutzersätzen.
Über- und Unternutzung überwachen
Die Transparenz über Retainer hilft Ihnen, Maßnahmen zu ergreifen, bevor der Abrechnungszeitraum endet.
Wenn sich das Team dem Limit nähert
Beispielsweise hat das Team bereits 90 % der geschätzten Stunden genutzt, obwohl noch die Hälfte des Zeitraums verbleibt.
Sie können dann:
Den verbleibenden Leistungsumfang prüfen
Deliverables neu priorisieren
Arbeiten mit niedrigerer Priorität pausieren
Zusätzliche Stunden mit dem Kunden besprechen
Wenn der Retainer nicht vollständig genutzt wird
Beispielsweise wurden kurz vor Ende des Zeitraums nur 40 % der Stunden genutzt.
Sie können dann:
Ausstehende Deliverables priorisieren
Strategische oder Wartungsarbeiten einplanen
Prüfen, ob das Kontingent im nächsten Zyklus angepasst werden sollte
Den Nutzungsverlauf im Verlängerungsgespräch verwenden
Der Retainer-Verlauf bietet Account Managern und Kunden einen klareren Überblick über den in jedem Zyklus gelieferten Wert.
Werden ungenutzte Stunden übertragen?
TrackingTime überträgt ungenutzte Stunden nicht automatisch von einem Retainer-Zeitraum in den nächsten.
Wenn Ihre Vereinbarung eine Übertragung von Stunden vorsieht, müssen Sie diese bei der Konfiguration des nächsten Zeitraums manuell berücksichtigen.
Projektausgaben hinzufügen
Bei Retainern können zusätzliche Kosten wie Werbung, Reisen, Softwarelizenzen, Materialien oder Subunternehmer anfallen.
Sie können diese im Tab Abrechnung des Projekts erfassen. Abrechenbare Ausgaben fließen in den Umsatz des Projekts ein, während nicht abrechenbare Ausgaben zu den Kosten zählen.
Dadurch erhalten Sie für jeden Zeitraum einen vollständigeren Überblick über die finanzielle Performance des Retainers.
Vollständige Anweisungen finden Sie im Artikel Ausgaben.
Häufige Retainer-Workflows
Monatliche Agenturleistungen
Eine Agentur bietet laufende Marketingdienstleistungen für 40 Stunden pro Monat an. Das Projekt startet monatlich neu, und der Project Manager prüft die Nutzung zur Hälfte jedes Zyklus.
Beratungsvereinbarung auf Stundenbasis
Ein Berater erfasst Zeit für ein wiederkehrendes Projekt. Der Kunde wird auf Basis der genehmigten Stunden abgerechnet und kann die während des Zeitraums geleistete Arbeit prüfen.
Wartungsvertrag zum Festpreis
Ein Softwareteam berechnet eine feste monatliche Gebühr für Wartungsleistungen. Durch die Überwachung von Zeit und Projektkosten kann das Team prüfen, ob die Vereinbarung weiterhin rentabel ist.
Unterschiedliche Sätze innerhalb eines Retainers
Ein Projekt verwendet einen Standard-Stundensatz für Produktionsarbeit und einen höheren Aufgabensatz für strategische Beratung. Die Abrechnung auf Aufgabenebene macht es überflüssig, die Zusammenarbeit auf mehrere Projekte aufzuteilen.
Best Practices
Benennen Sie das Projekt so, dass Kunde und Wiederholungsintervall leicht erkennbar sind.
Richten Sie den Neustarttag am Vertragszyklus des Kunden aus.
Legen Sie für jeden Zeitraum eine realistische Schätzung fest.
Prüfen Sie die Nutzung vor Ende des Zyklus.
Verwenden Sie die Abrechnung auf Aufgabenebene nur, wenn unterschiedliche Arbeiten tatsächlich unterschiedliche Preise erfordern.
Erfassen Sie Ausgaben, sobald sie entstehen, statt bis zum Ende des Zeitraums zu warten.
Prüfen Sie frühere Zeiträume, bevor Sie den Retainer verlängern oder ändern.