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Ausgaben

Erfassen Sie Projektausgaben zusammen mit den geleisteten Arbeitsstunden, um einen klaren Überblick über die tatsächlichen Projektkosten zu erhalten.

Verfasst von Julia Chulman

Mit der Funktion Ausgaben können Sie Kosten wie Reisen, Software, Werbung, Materialien und Honorare für Subunternehmer erfassen. Jede Ausgabe kann entweder als dem Kunden in Rechnung zu stellende Ausgabe oder als interne Projektkosten klassifiziert werden.

Rollen: Administratoren, Manager | Funktion Pro und Business
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Warum Ausgaben in TrackingTime erfassen?

Arbeitsstunden sind nur ein Teil der tatsächlichen Projektkosten.
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Zu einem Projekt können außerdem gehören:

  • Reise- und Übernachtungskosten

  • Werbeausgaben

  • Softwarelizenzen

  • Druck- und Materialkosten

  • Mahlzeiten oder kundenbezogene Einkäufe

Wenn diese Kosten im selben Projekt wie die Arbeitsstunden des Teams erfasst werden, erhalten Sie einen vollständigeren Überblick über die finanzielle Leistung des Projekts.

TrackingTime berücksichtigt Projektausgaben bei der Berechnung von Umsatz, Kosten, Gewinn und Marge:

  • Abrechenbare Ausgaben tragen zum Projektumsatz bei.

  • Nicht abrechenbare Ausgaben fließen in die Projektkosten ein.

Dadurch berücksichtigt der Rentabilitätsbericht sowohl die Arbeitszeit des Teams als auch die im Projekt angefallenen Ausgaben.

Eine Ausgabe hinzufügen

So fügen Sie eine Ausgabe hinzu:

  1. Öffnen Sie das entsprechende Projekt.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte Abrechnung.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Ausgaben auf + Ausgabe hinzufügen.

  4. Bestätigen Sie das Projekt, dem die Ausgabe zugeordnet werden soll.

  5. Wählen Sie das Datum der Ausgabe aus. Das Datum bestimmt, welchem Retainer-Zeitraum die Ausgabe zugeordnet wird.

  6. Geben Sie den Betrag ein.

  7. Wählen Sie eine Kategorie aus, zum Beispiel Werbung, Mahlzeiten oder Bürobedarf.

  8. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Eine aussagekräftige Beschreibung sollte genügend Kontext enthalten, damit ein Manager – oder der Kunde – die Ausgabe nachvollziehen kann.

  9. Fügen Sie bei Bedarf Belege hinzu, beispielsweise eine Quittung oder Lieferantenrechnung.

  10. Aktivieren Sie Diese Ausgabe ist abrechenbar, wenn der Betrag dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll. Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie die Ausgabe später als Abgerechnet oder Nicht abgerechnet markieren.

  11. Klicken Sie auf Speichern.

Ausgabenkategorien verwalten

So erstellen Sie Ausgabentypen:

  1. Öffnen Sie beim Hinzufügen einer Ausgabe das Menü Kategorie.

  2. Klicken Sie auf Kategorien verwalten.

  3. Klicken Sie auf + Kategorie hinzufügen, um eine neue Kategorie zu erstellen.

  4. Ordnen Sie die vorhandenen Kategorien bei Bedarf neu an.

  5. Klicken Sie auf Fertig.

Verwenden Sie klare und einheitliche Kategorienamen im gesamten Workspace.

Eine praktische Ausgangsliste könnte beispielsweise so aussehen:

  • Werbung

  • Mahlzeiten

  • Bürobedarf

  • Software und Abonnements

  • Reisen

  • Sonstiges

Vermeiden Sie zu spezifische Kategorien. Eine kurze, wiederverwendbare Liste erleichtert die Berichterstellung mehr als zahlreiche Kategorien, die nur einmal verwendet werden.

Projektausgaben prüfen

Die Tabelle Ausgaben auf der Registerkarte Abrechnung des Projekts zeigt:

  • Ausgabedatum

  • Kategorie

  • Beschreibung

  • Betrag

  • Abrechnungsstatus

Verwenden Sie den Datumsfilter, um Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum oder für den gesamten Zeitraum zu prüfen. Bei einem Retainer-Projekt bestimmt das Ausgabedatum, welchem Zeitraum die Ausgabe zugeordnet wird.

Auswirkungen von Ausgaben auf Projektberichte

Öffnen Sie die Registerkarte Bericht des Projekts, um die finanzielle Zusammenfassung zu prüfen.

Ausgaben erscheinen in den folgenden Bereichen:

  • Abrechenbare Ausgaben unter Umsatz

  • Nicht abrechenbare Ausgaben unter Kosten

  • Gesamtgewinn des Projekts

  • Gewinnmarge
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Dadurch erhalten Sie einen vollständigeren Überblick, als wenn die Rentabilität ausschließlich anhand der Arbeitsstunden bewertet wird.

Beispiel: Ein Projekt kann auf Basis der geleisteten Stunden profitabel erscheinen. Die tatsächliche Marge kann jedoch niedriger ausfallen, wenn Werbe-, Reise- oder Subunternehmerkosten berücksichtigt werden.

Ausgaben und Retainer

Ausgaben, die in einem Retainer-Projekt erfasst werden, werden dem Zeitraum zugeordnet, in den das ausgewählte Ausgabedatum fällt. Eine Werbeausgabe mit Datum 10. August erscheint beispielsweise im Retainer-Zeitraum vom 31. Juli bis 30. August.

So können Sie das vollständige finanzielle Ergebnis jedes Zyklus prüfen:

  • Geleistete Arbeitsstunden

  • Abrechenbarer Wert

  • Abrechenbare Ausgaben

  • Interne Zeitkosten

  • Nicht abrechenbare Ausgaben

  • Gewinn und Marge

Weitere Informationen finden Sie unter Wiederkehrende Projekte mit Retainern verwalten.

Ausgaben und Rechnungsstellung

Abrechenbare Ausgaben können zusammen mit den abrechenbaren Projektstunden in den Rechnungsstellungsprozess einbezogen werden.

Bevor Sie einen Abrechnungszeitraum abschließen:

  1. Prüfen Sie, ob die Ausgaben dem richtigen Projekt zugeordnet sind.

  2. Überprüfen Sie Datum und Betrag.

  3. Prüfen Sie, ob die jeweilige Ausgabe abrechenbar sein soll.

  4. Fügen Sie bei Bedarf entsprechende Belege hinzu.

  5. Überprüfen Sie den Abrechnungsstatus.

Dadurch verringert sich das Risiko, kundenbezogene Kosten bei der Rechnungsstellung zu übersehen.

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