Utilisez la fonctionnalité Dépenses pour enregistrer des éléments tels que les déplacements, les logiciels, la publicité, les fournitures ou les honoraires de sous-traitants. Chaque dépense peut être définie comme facturable au client ou comme un coût interne du projet.
Rôles: Administrateurs, Managers | Fonctionnalité Pro et Business
Pourquoi suivre les dépenses dans TrackingTime ?
Les heures ne représentent qu’une partie du coût d’un projet.
Un projet peut également inclure :
Déplacements et hébergement
Dépenses publicitaires
Licences logicielles
Impression et fournitures
Repas ou achats liés au client
En enregistrant ces coûts dans le même projet que les heures de l’équipe, vous obtenez une vision plus complète de la performance financière du projet.
TrackingTime prend en compte les dépenses du projet dans le calcul du chiffre d’affaires, des coûts, du bénéfice et de la marge :
Les dépenses facturables contribuent au chiffre d’affaires du projet.
Les dépenses non facturables contribuent au coût du projet.
Le rapport de rentabilité reflète ainsi à la fois le temps consacré par l’équipe et les montants dépensés dans le cadre du projet.
Ajouter une dépense
Comment ajouter une dépense :
|
Gérer les catégories de dépenses
Comment créer des types de dépenses :
|
Utilisez des noms de catégories clairs et cohérents dans l’ensemble de l’espace de travail.
Une liste de départ pratique pourrait inclure :
Publicité
Repas
Fournitures de bureau
Logiciels et abonnements
Déplacements
Autres
Évitez de créer des catégories trop spécifiques. Une liste courte et réutilisable facilite davantage les rapports que des dizaines de catégories utilisées une seule fois.
Examiner les dépenses d’un projet
Le tableau Dépenses de l’onglet Facturation du projet affiche :
Date de la dépense
Catégorie
Description
Montant
Statut de facturation
Utilisez le filtre de date pour examiner les dépenses d’une période précise ou de l’ensemble de l’historique. Pour un projet de type retainer, la date de la dépense détermine la période dans laquelle elle sera comptabilisée.
Incidence des dépenses sur les rapports de projet
Ouvrez l’onglet Rapport du projet pour consulter son récapitulatif financier.
Les dépenses apparaissent dans les éléments suivants :
Dépenses facturables, sous Chiffre d’affaires
Dépenses non facturables, sous Coûts
Bénéfice global du projet
Marge bénéficiaire
Cela offre une vision plus complète que le calcul de la rentabilité basé uniquement sur les heures.
Exemple : un projet peut sembler rentable au regard des heures travaillées, mais sa marge réelle peut être inférieure une fois pris en compte les coûts de publicité, de déplacement ou de sous-traitance.
Dépenses et retainers
Les dépenses enregistrées dans un projet retainer sont rattachées à la période correspondant à la date sélectionnée pour la dépense. Par exemple, une dépense publicitaire datée du 10 août apparaîtra dans la période de retainer allant du 31 juillet au 30 août.
Il est ainsi possible d’examiner le résultat financier complet de chaque cycle :
Heures travaillées
Valeur facturable
Dépenses facturables
Coûts internes liés au temps
Dépenses non facturables
Bénéfice et marge
Pour plus d’informations, consultez comment gérer les projets récurrents avec les Retainers.
Dépenses et facturation
Les dépenses facturables peuvent être intégrées au processus de facturation avec les heures facturables du projet.
Avant de clôturer une période de facturation :
Vérifiez que les dépenses sont associées au bon projet.
Vérifiez la date et le montant.
Confirmez si chaque dépense doit être facturable.
Joignez les justificatifs nécessaires, le cas échéant.
Vérifiez le statut de facturation.
Cela permet de réduire le risque d’oublier des coûts liés au client au moment de la facturation.