Définissez la fréquence de renouvellement du projet, le nombre d'heures prévu pour chaque période, puis suivez le temps, le chiffre d'affaires, les coûts et la rentabilité tout au long de la collaboration.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les agences, consultants et équipes de services qui travaillent avec leurs clients dans le cadre de contrats mensuels ou récurrents.

Rôles : Administrateurs, Managers | Fonctionnalité Pro & Business

Un retainer est un accord récurrent dans lequel un client paie pour un service continu ou pour un volume de travail convenu au cours de chaque période de facturation.

Selon votre accord, un retainer peut être :

Chaque retainer est divisé en périodes distinctes, ce qui permet de comparer plus facilement le travail effectué, les heures estimées, les dépenses, le chiffre d'affaires et la rentabilité d'un cycle à l'autre.

Lorsque vous choisissez une fréquence récurrente, TrackingTime crée automatiquement des périodes de facturation distinctes pour le projet.

La fréquence détermine à quelle fréquence une nouvelle période de retainer commence.

Par exemple, un retainer mensuel qui recommence le 31 peut générer des périodes telles que :

Choisissez le jour de renouvellement en fonction de l'accord conclu avec le client. La période ne doit pas nécessairement commencer le premier jour du mois civil.

La valeur Heures estimées par défaut est appliquée aux périodes de retainer créées pour le projet.

Par exemple, un retainer mensuel peut comprendre :

Vous pouvez ajuster les heures estimées de chaque période depuis l'onglet Facturation du projet sans modifier les autres périodes.

Les heures estimées permettent à l'équipe de comparer le temps réellement travaillé avec l'allocation prévue pour la période.

Ouvrez l'écran Modifier du projet, puis l'onglet Facturation, et sélectionnez l'une des méthodes disponibles :

Utilisez À l'heure lorsque le client est facturé en fonction du temps travaillé.

Le tarif horaire applicable peut provenir des paramètres de la tâche, du projet ou de l'utilisateur. Lorsque plusieurs tarifs sont configurés, TrackingTime les applique dans l'ordre suivant :

Cela vous permet de facturer différents types de travail à des tarifs différents sans devoir créer plusieurs projets.

Utilisez Au forfait lorsque le client paie un montant convenu pour l'ensemble de la période du retainer.

TrackingTime peut alors comparer la valeur du travail et les coûts liés au projet avec le montant convenu, ce qui vous aide à suivre la rentabilité de la période.
​

Utilisez Non facturable lorsque le projet est récurrent mais n'est pas facturé à un client, par exemple pour un projet interne d'exploitation ou de développement commercial.

Ouvrez le projet et accédez à l'onglet Rapport pour consulter la période de retainer sélectionnée.

Le rapport comprend :

Utilisez le sélecteur de période pour afficher :

L'analyse séparée des périodes permet d'identifier plus facilement certaines tendances, telles que les dépassements récurrents ou les capacités non utilisées.

​

Sélectionnez l'icône d'information à côté de la période pour afficher un résumé de sa configuration financière, notamment :

Vous pouvez également ouvrir le menu du projet pour consulter la période en cours, modifier ses heures estimées ou mettre à jour les propriétés générales du projet.

​

Accédez à l'onglet Facturation du projet et faites défiler jusqu'à Paramètres de facturation des périodes.

Vous pouvez y consulter chaque période et modifier ses heures estimées. Cette section affiche également la configuration tarifaire applicable à la période.

Lorsqu'un nouveau retainer est créé, TrackingTime peut avoir besoin de quelques instants pour générer toutes les périodes de facturation. Un message s'affiche pendant ce processus.

L'onglet Facturation du projet comprend également les Paramètres de facturation des tâches.

Utilisez cette section pour ajouter des tâches et configurer une méthode de facturation ou un tarif différent de celui défini par défaut pour le projet.

Par exemple :

La visibilité offerte par les retainers vous permet d'agir avant la fin de la période de facturation.
​

Par exemple, l'équipe a déjà consommé 90 % des heures estimées alors qu'il reste encore la moitié de la période.

Vous pouvez alors :

Par exemple, seulement 40 % des heures ont été utilisées alors que la période touche à sa fin.

Vous pouvez alors :

L'historique du retainer permet aux responsables de compte et aux clients de mieux visualiser la valeur fournie au cours de chaque cycle.

TrackingTime ne transfère pas automatiquement les heures non utilisées d'une période de retainer à la suivante.

Si votre accord prévoit un report des heures, vous devrez les prendre en compte manuellement lors de la configuration de la période suivante.

Les retainers peuvent entraîner des coûts supplémentaires, tels que la publicité, les déplacements, les licences logicielles, les fournitures ou les sous-traitants.

Vous pouvez enregistrer ces dépenses depuis l'onglet Facturation du projet. Les dépenses facturables contribuent au chiffre d'affaires du projet, tandis que les dépenses non facturables sont comptabilisées dans ses coûts.

Vous obtenez ainsi une vision plus complète de la performance financière du retainer pour chaque période.

Pour des instructions détaillées, consultez l'article Dépenses.

Une agence fournit 40 heures de services marketing par mois. Le projet redémarre chaque mois et le responsable de projet vérifie la consommation à mi-parcours de chaque cycle.

Un consultant enregistre son temps sur un projet récurrent. Le client est facturé en fonction des heures approuvées et peut consulter le travail effectué pendant la période.

Une équipe logicielle facture un montant mensuel fixe pour la maintenance. En surveillant le temps et les coûts du projet, elle peut vérifier si l'accord reste rentable.

Un projet utilise un tarif horaire standard pour les travaux de production et un tarif de tâche plus élevé pour le conseil stratégique. La facturation au niveau des tâches évite de devoir diviser la mission en plusieurs projets.