Suivez la présence de votre équipe en créant différents types de temps libres qu'ils peuvent demander, ainsi que des jours fériés que vous pouvez rendre visibles pour eux.

Vue d'ensemble

Utilisez la section Vue d'ensemble pour avoir un aperçu rapide des congés approuvés de votre équipe.

La section Présence est divisée en deux zones:

Barre latérale: Choisissez entre un aperçu de tous les temps libre approuvés, les demandes de congé, les types de politiques de congé, les feuilles de temps ou les jours fériés.
Panneau principal: Ce que vous sélectionnez dans la barre latérale sera affichée ici.
- Demandes : Obtenez une liste de toutes les demandes de temps libre de l'équipe (approuvées ou rejetées).
- Feuilles de temps de l'équipe : Obtenez les rapports des heures d'entrée et de sortie de toute votre équipe, ainsi que les pauses qu'ils ont prises et les heures supplémentaires qu'ils ont travaillées, pour le mois sélectionné.
- Politiques de temps libre: Créez ici les types de temps libre que vos employés peuvent demander, tels que les vacances, les congés maladie, les congés parentaux, etc.
- Jours fériés : Importez les jours fériés publics de votre pays ou ajoutez-les manuellement et attribuez-les à des membres spécifiques de l'équipe.
Équipe : Dans le panneau droit, vous trouverez la liste des employés de l'équipe. Cliquez sur le nom d'un employé pour visualiser ses analyses de temps libre.

Calendrier d'aperçu

Utilisez la vue du calendrier pour consulter tous les temps libre approuvés de votre équipe pour le mois sélectionné.

Survolez une demande sur le calendrier pour obtenir plus d'informations, telles que: l'utilisateur qui l'a demandée, le nombre de jours demandés, la plage de dates et le type de politique de temps libre.

💡 Utilisez le Sélecteur de date pour changer la date de visualisation souhaitée.

Analyse des congés par utilisateur

Vous avez besoin de vérifier à quelles politiques un employé a été assigné ? Combien de congés ils ont demandés et combien il leur reste de jours disponibles ? Utilisez la section Équipe pour naviguer à travers les détails des congés pour des membres spécifiques de l'équipe.

Il vous suffit de cliquer sur un utilisateur pour voir ses absences planifiées et gérer les plannings de manière efficace !

Utilisez la section Vue d'ensemble de l'employé pour visualiser tous leurs temps libre demandés, en vue calendrier, et pour demander un temps libre en leur nom, si nécessaire.

Dans le panneau droit, vous verrez des analyses telles que les politiques assignées, le nombre de congés demandés, le nombre de congés disponibles ainsi que leurs demandes en attente.

Demandes en attente

Ici, vous trouverez un aperçu pratique de toutes les demandes de temps libre en attente.

💡 Cliquez sur une ligne de demande pour voir la demande complète, ou cliquez sur le menu à 3 points sur chaque ligne pour l'approuver ou la rejeter facilement.

Temps libre de l'équipe

Le graphique vous montrera toutes les demandes de temps libre approuvées. Il utilisera différentes couleurs pour chaque type de temp libre demandé.

Cartes de temps

Faites défiler vers le bas de la page de vue d'ensemble pour voir, en un coup d'œil, combien de validations de cartes de temps sont en attente, combien ont été soumises et combien ont été approuvées.

💡 Vous pouvez utiliser le raccourci "Acceder aux cartes de temps de l'équipe" pour accéder facilement à la page des cartes de temps et visualiser toutes les cartes de temps de votre équipe pour le mois sélectionné.

Activer les temps libres

Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante

Installer l'extension en suivant ces étapes:

Depuis le menu à gauche, allez dans Gérer.
Cliquez sur Temps libre.
Activez le complément pour l'activer nativement dans TrackingTime, ou synchronisez-le avec BambooHR ou Factorial.

⚠️ Seuls les administrateurs de compte peuvent activer l'extension temps libre.

Demander un temps libre

Rôles: tous les rôles | Fonctionnalité payante

Soumettez vos demandes de temps libre pour informer votre administrateur et demander leur approbation si nécessaire.

Voici les étapes à suivre pour faire une demande de temps libre:

Accédez à la section Heures.
Cliquez sur + Ajouter un temps libre.
Sélectionnez un type/politique de temps libre dans la liste.
Choisissez le cycle qui s'applique à votre demande.
Sélectionnez les heures de début et de fin pour votre demande.
Optionnel: Écrivez une note décrivant votre demande de temps libre.
Optionnel: Ajoutez des fichiers à votre demande de temps libre.
Appuyez sur Envoyer pour l'enregistrer.

⚠️ Les demandes des utilisateurs ayant un rôle administratif sont automatiquement approuvées!

💡Passez à la vue "Voir les demandes" pour voir toutes vos propres demandes et leurs données.

Examiner une demande de temps libre

Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante

Les administrateurs recevront une notification par e-mail lorsqu'un utilisateur avec un rôle de collaborateur ou de chef de projet demande un temps libre. Les administrateurs pourront alors approuver ou rejeter les demandes, directement depuis la notification par e-mail reçue ou depuis la section Demandes dans Présence.

Examinez une demande de temps libre en suivant ces étapes:

Allez dans Présence > Demandes de temps libre.
Utilisez les filtres dans le coin supérieur gauche de l'écran pour trier les demandes par employé ou par politique de temps libre.
Filtrez les demandes par statut avec le filtre "Tout statut", dans le coin supérieur droit.
Cliquez sur la demande de temps libre en attente d'approbation.
Appuyez sur Approuver ou Rejeter, selon votre choix.

⚠️ Seuls les administrateurs de compte peuvent examiner/approuver les demandes de temps libre.

💡Si des demandes sont en attente, vous verrez une notification en rouge dans le coin supérieur de l'écran Présence. Elle servira de raccourci vers la section des demandes en attente.

Politiques de temps libre

Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante

Créez une liste de types de congés (en utilisant des couleurs et des icônes personnalisées) que votre équipe pourrait choisir lors de la demande de jours, tels que congé maladie, congé parental ou vacances.

Voici comment ajouter une nouvelle politique de temps libre:

Allez dans la section Présence.
Cliquez sur Politiques de temps libre.
Cliquez sur le bouton "+ Ajouter une politique".
Saisissez un nom, choisissez une couleur et une icône pour localiser facilement la politique par la suite.
Optionnel: Rédigez une note pour décrire la politique et expliquer quand l'utiliser.
Cochez la case "Necessite une approbation" pour pouvoir approuver ou rejeter ces demandes.
Optionnel: Vous pouvez définir cette politique comme "Temps libre payés".
Allocation: Le paramètre par défaut "Illimité" impliquera un nombre de jours illimité.
Date de début du cycle: Sélectionnez une date de début pour la validité de votre politique.
Unité de temps: Choisissez l'unité de temps qui sera utilisée pour mesurer la politique. Les options sont Jours calendaires, Jours ouvrables et Heures.
Appuyez sur Enregistrer.

📝 À propos des unités de temps:

Jours ouvrables: Correspondent à vos jours de travail, selon votre horaire de travail.
Jours calendaires: Correspondent aux jours normaux du calendrier.
Heures: Signifie que seules des heures peuvent être demandées, et non des journées entières.

Exemple:

Si je demande des congés du lundi au samedi (et que mon horaire de travail est du lundi au vendredi) :

Le paramètre "Jours ouvrables" créera une demande de congé de 5 jours.
Le paramètre "Jours calendaires" créera une demande de congé de 6 jours.

Analysez les temps libre de votre équipe

Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante

Obtenez des informations détaillées sur les jours de temps libre de vos employés grâce aux graphiques des temps libre de l'équipe. Vous les trouverez dans la section Vue d'ensemble de votre page Temps libre.

Le graphique affichera toutes les demandes de temps libre approuvées. Il utilisera différentes couleurs pour représenter les différents types de congés demandés.

Vous pouvez passer aux Politiques horaires pour voir tous les temps libres où des heures ont été demandées, au lieu de journées entières.

💡 Passez votre souris sur une ligne du graphique pour afficher plus de détails.

Exporter un rapport de temps libre de vos employés

Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante

Exportez un fichier CSV ou XLSX avec toutes les demandes de temps libre de votre équipe. Vous pourrez filtrer les informations par employé et par type de politique avant l'exportation.

Comment télécharger un rapport de temps libre:

Allez dans la section Présence.
Cliquez sur Demandes de temps libre.
Optionnel: Filtrez par utilisateur ou par politique de temps libre.
Cliquez sur Partager et sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez télécharger.

Ajouter des jours fériés

Rôles: administrateurs | Fonctionnalité payante

Créez une liste de jours fériés à appliquer au calendrier de votre équipe ou importez-les automatiquement pour votre pays.

Importer des jours fériés

Importez une liste de jours fériés en suivant ces étapes:

Allez dans Présence.
Cliquez sur Jours fériés.
Cliquez sur le bouton "Importer".
Sélectionnez un pays.
Sélectionnez une année.
Choisissez les jours fériés que vous souhaitez ajouter en cliquant sur leurs cases à cocher.
Appuyez sur Importer pour enregistrer la sélection.

Ajoutez des jours fériés manuellement

Ajouter des jours fériés manuellement en suivant ces étapes:

Allez sur Présence.
Cliquez sur Jours fériés.
Cliquez sur le bouton "+ Ajouter un jour férié".
Écrivez le nom du jour férié.
Choisissez la date pour ce jour férié.
Facultatif: Rédigez une note pour décrire votre jour férié personnalisé.
Appuyez sur "Enregistrer".
Une fois enregistré, choisissez d'assigner la journée fériée à tous les utilisateurs de l'espace de travail ou uniquement à des utilisateurs sélectionnés.

⚠️ L'archivage d'un jour férié n'est actuellement pas pris en charge.